Какие документы надо выдать работнику при увольнении
При увольнении работнику необходимо выдать ряд документов. При этом одни документы работодатель выдаёт в силу требований закона, другие – только по запросу самого работника.
Выдача трудовой книжки при увольнении
В день увольнения работодатель обязан выдать работнику (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ):
- трудовую книжку, если на работника ведётся трудовая книжка на бумажном носителе;
- сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р, утв. Приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н) в том случае, если на работника бумажная трудовая книжка не ведётся.
Таким образом, в зависимости от наличия бумажной трудовой книжки работника, при увольнении работодатель обязан выдать один из указанных документов.
На практике у работодателей часто возникает вопрос: обязана ли компания выдавать форму СТД-Р в том случае, если на работника ведётся бумажная трудовая книжка?
Отметим, что в ТК РФ указано, что работодатель обязан выдать работнику один из названных документов. Соответственно, если на работника ведётся бумажная трудовая книжка, именно её надо выдать при увольнении. Работодатель вправе дополнительно выдать работнику и форму СТД-Р, но это именно право, а не обязанность компании (письмо Минтруда России от 10.04.2023 № 14-6/ООГ-2661).
Обратите внимание, несвоевременная выдача работнику трудовой книжки (формы СТД-Р) влечёт для работодателя определённые риски.
Во-первых, работодатель должен будет возместить работнику не полученный им заработок в случае задержки выдачи трудовой книжки (формы СТД-Р). Материальная ответственность работодателя в этом случае предусмотрена ст. 234 ТК РФ.
Во-вторых, компания или должностное лицо работодателя могут быть привлечены к административной ответственности за нарушение трудового законодательства (ч.1 ст.5.27 КоАП РФ).
Что делать, если сотрудник отсутствует на работе или отказывается получать трудовую книжку (форму СТД-Р)?
В отношении трудовой книжки: в день увольнения работнику надо направить по почте письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте.
В отношении формы СТД-Р: нужно направить работнику данную форму на бумажном носителе по почте с уведомлением о вручении (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Предварительно согласовывать с работником вопрос о возможности направления этой формы по почте не надо.
Уведомление следует направить работнику ценным письмом с описью вложений. Тогда в случае возникновения спора всегда будет подтверждение того, что именно вы направили работнику.
Со дня направления уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой и/или формой СТД-Р работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документов.
Выдача персонифицированных сведений
Помимо трудовой книжки (формы СТД-Р) работодатель в день увольнения обязан выдать работнику персонифицированные сведения о застрахованном лице. Обязанность выдачи этих документов предусмотрена уже не Трудовым кодексом РФ, а статьёй 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования».
Работнику необходимо выдать:
- сведения о страховом стаже работника по форме ЕФС-1, утв. Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281 (подраздел 1.2 разд. 1);
- сведения о сумме заработка работника и об уплаченных с зарплаты работника страховых взносах за отчётный период (раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» формы «Расчёт по страховым взносам», утв. Приказом ФНС России от 29.09.2022 N ЕД-7-11/878@);
- сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя (подраздел 3 разд. 1 формы ЕФС-1, данная форма выдаётся работнику, если за него уплачивались дополнительные страховые взносы).
Документы выдаются в виде надлежащим образом заверенных копий (письмо СФР от 06.03.2023 № 19-20/33754) и должны содержать информацию только в отношении конкретного работника. Поэтому при необходимости можно оформить выписку из документа.
Документы по заявлению работника
Другие документы работодатель выдаёт работнику по его заявлению.
Так, например, справка о доходах физического лица (ранее это была форма 2-НДФЛ) выдаётся работнику по его заявлению (п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ). Форма справки утверждена Приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Иными словами, закон не устанавливает требование по выдаче работодателем данной формы в день увольнения работника. Но при наличии заявления работника компания обязана выдать справку о доходах.
Также работник в силу ст. 62 ТК РФ вправе запросить у работодателя выдать документы, связанные с работой. Для этого он должен обратиться к работодателю с письменным заявлением, а работодатель в течение трёх рабочих дней должен выдать работнику запрашиваемые документы.
Отметим, что работник может запросить не любые документы, а только те, которые связаны с его работой. Например, работник может получить копии приказа о приёме, о переводе на другую должность об увольнении и т.д.
✅ Такском — один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.
Более 20 лет компания разрабатывает и внедряет сервисы электронного документооборота. Сейчас в экосистеме продуктов для бизнеса Такском есть современные сервисы электронной отчётности, решения для ЭДО, маркировки, прослеживаемости, ОФД, сервис проверки контрагентов, а также электронные подписи для физических и юридических лиц.
Реклама ООО Такском