Как выдать документы по запросу работника
Работодатель обязан выдавать сотрудникам копии рабочих документов. Все ли документы нужно выдавать работнику по запросу? Когда можно отказать и при этом не нарушить права сотрудника? Ответы на эти вопросы – в статье.
Какие документы надо выдать по запросу работника
Статьёй 62 ТК РФ установлена обязанность работодателя выдать работнику копии документов, связанные с работой. Для этого работник должен обратиться к работодателю с письменным запросом, а работодатель в течение трёх рабочих дней – подготовить копии документов, заверить их надлежащим образом и выдать работнику.
Какие документы работодатель должен выдать работнику?
ТК РФ приводит примерный перечень документов:
- трудовая книжка, если она понадобилась работнику в целях социального страхования;
- копии документов, связанных с работой (например, приказов о приёме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении);
- выписка из трудовой книжки (если работник не отказался от бумажной трудовой книжки);
- справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя.
Кроме перечисленных, в ТК РФ содержатся другие.
В результате на основании этой нормы работники запрашивают у работодателей практически любые документы. Например, нередки случаи, когда работники запрашивают у работодателей копии практически всех локальных нормативных актов. И работодатели не всегда понимают, можно ли отказать работнику в запросе.
Обязан ли работодатель выдавать копии локальных актов?
На этот вопрос, к сожалению, нет однозначного ответа, поскольку мнения судов и представителей Роструда разделились.
Но можно отметить, что большинство судов все же придерживаются мнения, что выдавать копии ЛНА, в том числе Правил внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда, Положения о премировании, работодатель не обязан (например, Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 19.12.2023 N 88-21321/2023).
Логика такова. С локальными нормативными актами, связанными с работой, работодатель обязан ознакомить работников под подпись при приёме на работу, до подписания трудового договора. Если ЛНА изменяются, с изменениями работники также знакомятся под роспись. При этом работник не лишён права в очередной раз ознакомиться с документами. Отметим, что, как правило, основные ЛНА размещены на электронном портале компании или же работник в любой момент может обратиться в отдел кадров и попросить ЛНА для ознакомления. При этом ТК РФ не предусматривает обязанность работодателей по выдаче работникам копий ЛНА.
Роструд считает иначе. По мнению представителей ведомства, работодатель не вправе отказать работнику в выдаче копий ПВТР, положения о премировании и положения об оплате труда. Чиновники считают, что выдать их работодатель обязан в течение трёх рабочих дней с момента получения соответствующего требования.
Многие работодатели, учитывая позицию судов, отказывают работникам в выдаче копий ЛНА. Но здесь надо всё же иметь в виду, что, поскольку у представителей Роструда иная позиция, есть риск привлечения к административной ответственности на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за несоблюдение требований трудового законодательства.
Обязан ли работодатель выдавать копии материалов служебной проверки?
И по этому вопросу мнения судов и представителей Роструда разделились. Суды считают, что выдавать работникам копии документов служебной проверки и, в принципе, знакомить работника с данными документами работодатель не обязан (например, Определение Первого КСОЮ от 12.02.2024 по делу N 88-6784/2024). Трудовой кодекс РФ не устанавливает такой обязанности для работодателей, поэтому, если компания отказывает работнику в ознакомлении или в выдаче копий таких документов, нарушение отсутствует.
Отметим, что, как правило, по результатам служебной проверки работодатель принимает решение о привлечении работника к дисциплинарной ответственности. И, по мнению судов, в обязанности работодателя входит ознакомление работника под подпись с приказом о взыскании (ст.193 ТК РФ), а не с материалами проверки.
Позиция представителей Роструда следующая: работников надо ознакомить с материалами проверки и выдать копии документов. В частности, копии объяснительных записок (служебных записок) других работников по материалам проверки, копия акта комиссии, созданной для проведения проверки, должны быть предоставлены работнику при условии, что они касаются его работы.
Как должен быть оформлен запрос работника
Статья 62 ТК РФ предусматривает, что выдать копии документов работодатель обязан на основании письменного запроса работника. Письменная форма означает, что запрос должен быть оформлен на бумаге и подписан работником.
Если в компании введён электронный кадровый документооборот, работник может направить работодателю заявление в порядке, установленном в компании, а именно через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя. Если работодатель использует цифровую платформу «Работа в России», работник может направить запрос с данную информационную систему. При этом работник обязательно должен указать, в каком виде он хочет получить документ: в электронной форме или в форме копии электронного документа на бумажном носителе.
При отсутствии этой информации у работодателя нет возможности должным образом исполнить запрос (письмо Минтруда России от 27.03.2023 № 14-6/ООГ-2211).
✅ Такском — один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.
Более 20 лет компания разрабатывает и внедряет сервисы электронного документооборота. Сейчас в экосистеме продуктов для бизнеса Такском есть современные сервисы электронной отчётности, решения для ЭДО, маркировки, прослеживаемости, ОФД, сервис проверки контрагентов, а также электронные подписи для физических и юридических лиц.
Реклама ООО Такском