Что делать, если вовремя не оплатили больничный?
Оплата больничного – рутинная задача для бухгалтерии. Юридически и технически процедуру четко описывают нормативные акты. Компания оплачивает первые 3 дня болезни, затем платит СФР. Но и здесь возможны сбои. Например, программу настроили неправильно, прошлый бухгалтер не сообщил новому нюансы расчетов, внешний провайдер не проверил данные. Нюанс в том, что выясниться это может случайно, спустя длительное время. Как итог, сотрудник идет в суд, требует большую неустойку, а компании грозят налоговые проверки и штрафы. Пример. Компания через год узнала, что сотруднику не оплатили больничный за январь предыдущего года. Поняли это в результате сверки расчетов с провайдером. Что делать?
Конечно, прежде всего – оплатить этот больничный с учетом компенсации и выяснить, почему лист не учли в прошлом году. Хотя срок исковой давности для взыскания невыплаченных сумм составляет один год – и он может истечь, риск для работодателя остается высоким. Важная деталь для суда – когда именно работник узнал о недоплате, ведь о ней ему не сообщали. Так что иск вполне могут принять и спустя год. При этом работник вправе потребовать не только выплатить пособие, но и моральную компенсацию, расходы на представителя в суде, а также компенсацию за задержку выплаты. Отсюда – у компании серьезные финансовые риски.
Кроме того, при несвоевременной оплате компанию могут наказать за нарушение норм ТК РФ по ч.6 ст. 5.27 КоАП РФ – штраф до 20 тыс. рублей на руководителя и до 50 тыс. рублей – на компанию. Риск будет еще серьезнее, если работник пожалуется в ГИТ и инспектор зафиксирует нарушение. Компании могут повысить категорию риска, т.к. выплаты – одна из главных гарантий работников, а нарушения относят к числу серьезных. А высокая категория – это большее количество выездных проверок надзорными органами, даже несмотря на мораторий.
В этой связи напомним, что если работодатель нарушает сроки выплат, перечислять суммы необходимо с уплатой процентов (денежной компенсации) согласно ст. 236 ТК РФ. Компенсация составляет не менее 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченных вовремя сумм за каждый день просрочки. Другими словами, если вы не оплатили больничный, надо оплатить не только его, но и денежную компенсацию согласно ТК РФ.
Более того, учитывать придется и внутренние документы – правила, которые установлены в локальных актах. Скажем, многие добавляют норму о том, что компания компенсирует разницу между пособием по нетрудоспособности и должностным окладом. Дело в том, что больничный часто бывает меньше, чем зарплата, которую человек получил бы за время болезни. И компании идут навстречу, компенсируя эту разницу. Но если такое обязательство зафиксировано в локальном акте (даже если это инициатива компании и такой нормы нет в законодательстве), работодатель должен его выполнять.
Не забывайте и о моральном вреде – согласно ст. 237 ТК РФ сотрудник может потребовать возместить его в денежной форме. Причем суды обычно встают на сторону работников, когда они обращаются с такой жалобой. Сумма компенсации по решению суда может варьироваться от 2-3 тыс. до 30-40 тыс. рублей. Но, конечно, об этом лучше договариваться с работником лично, если он намерен пожаловаться на моральный вред.
Другими словами, опоздав с выплатой больничного, надо оплатить не только его, но и денежную компенсацию, а также другие компенсации, если они установлены в локальных актах компании, например, разницу до оклада. Также стоит написать работнику письмо, указав, что было выявлено нарушение, компания устранила его и выплатила пособие и компенсации. Это подтвердит добросовестность компании, если все же будет конфликт. И, конечно, регулярно проводить аудит систем расчетов, в т.ч. при смене бухгалтера, а также четко фиксировать ответственность сторон и проверки при работе с провайдером.