Это цифровой аналог собственноручной подписи в виде набора зашифрованных данных, который можно использовать в электронных документах. По значимости электронная подпись (ЭП) ничем не отличается от вашего автографа и корпоративной печати, но она заметно ускоряет процессы и упрощает работу. Как минимум все задачи, которые прежде требовали личных встреч, например заключение договоров с партнёрами и передачу отчётов в налоговую, можно будет решать удалённо.
У ЭП несколько видов с разным весом:
ПЭП подойдёт только для несложных операций внутри компании. Например, для кадрового документооборота. Такая подпись не сопровождается сертификатом и подтверждает подлинность только конкретного документа. А ещё она не защищает документы от последующих изменений. Подтверждением здесь служат только логин и пароль или одноразовый код из СМС. Чтобы подписать документы ПЭП, нужно заключить специальное соглашение.
НЭП тоже инструмент для кадрового документооборота. Но она уже надёжнее, так как создаётся с помощью криптографии, выдаётся удостоверяющим центром и может сопровождаться сертификатом. Для его использования тоже обязательно нужно будет заключить дополнительное соглашение. Неквалифицированная подпись подойдёт для сотрудничества с контрагентами, для документооборота с нерезидентами РФ и некоторых государственных услуг. Ключ от НЭП можно хранить на внешнем накопителе или в базах информационных систем.
КЭП — универсальный инструмент для бизнеса. Такую подпись можно использовать внутри компании, для сдачи отчётов в налоговую, для участия в торгах, для оформления сделок. Главное — это прямой аналог собственноручной подписи, поэтому никаких дополнительных соглашений к документам не требуется. За КЭП можно обращаться только в аккредитованный удостоверяющий центр. Она обязательно сопровождается сертификатом и может храниться на защищённом носителе или компьютере владельца.
Он предлагает сертификаты для сотрудников в собственном Удостоверяющем центре, а также, благодаря партнёрству с ДЛ УЦ ФНС Аналитическим центром, сертификаты для руководителей. Например, сертификат для базовых задач поможет предпринимателю оперативнее справляться с отчётностью и перейти на электронный документооборот. А универсальная подпись подойдёт для всех задач.
Для хранения ключей ЭП надёжнее использовать токен, то есть USB-накопитель, защищённый паролем. А ещё — лицензию КриптоПро, которая поможет работать с криптографией на компьютере. Приобрести их тоже можно с помощью «Контура». Забрать всё необходимое получится в офисе Удостоверяющего центра — таких по России больше 3 000. Флешку может привезти и курьер — опция действует в Москве, Санкт-Петербурге и ещё более чем в 1 500 населённых пунктах. Перед передачей он обязательно удостоверит вашу личность.
Получить сертификат ЭП
Нагрузка на HR-команду снизится. Ей не придётся бегать за сотрудниками с напоминаниями о неподписанном документе или переживать, что новичок ошибётся и поставит автограф в графе даты. К тому же с электронной подписью будет проще работать с удалёнными сотрудниками: подписывать бумажные документы и пересылать их по почте не понадобится.
Счета-фактуры, акты, договоры — всё это можно будет подписать без дополнительных встреч. Правда, важно, чтобы у другой стороны тоже была электронная подпись.
КЭП можно использовать и для сотрудничества с иностранными компаниями. Но только если в стране развит ЭДО и подписи, выдаваемые там, соответствуют стандартам, принятым в России.
Как внутри компании, так и за её пределами. Например, с КЭП вы сможете отчитываться за результаты своей деятельности перед налоговой, ничего не распечатывая и не посещая отделения ФНС. Также дистанционно получится поделиться документами с МВД, Росстатом, Росприроднадзором, Росфинмониторингом. Последний, кстати, принимает отчёты только в электронном виде, в формате ФЭС (формализованных электронных сообщений).
Вы сможете дистанционно взять кредит или оформить другой продукт для бизнеса в банке. Или подать заявление в суд — тоже без лишних визитов и траты рабочего времени. Ещё КЭП принимается, например, на сайтах таможни и системы маркировки «Честный знак», в Росреестре и, конечно, на «Госуслугах» — там можно будет онлайн вносить изменения в ИП и регистрировать новые филиалы.
В частности, на маркетплейсах. Без электронной подписи вы не сможете продавать товары, требующие обязательной маркировки, и пользоваться складами площадки. То есть все организационные вопросы упадут на вас — придётся выделять на это время, нанимать дополнительных сотрудников, арендовать помещение для хранения. Как итог — много задач и трат, которые совсем необязательны.
КЭП — сложный уникальный код, который трудно подделать. Пользоваться ключом имеет право только владелец. Но если сертификат подписи выдан на юрлицо, можно оформить машиночитаемую доверенность (МЧД), чтобы КЭП смогли применять ваш заместитель или главбух. Обратите внимание, что для сотрудника в этом случае также нужно будет выпустить собственный сертификат КЭП.
Там есть специальный сервис «Контур. Доверенность», через который получится заполнить МЧД, подписать её и отправить в распределительный реестр ФНС. И контролировать доверенность после выпуска — тоже.
У «Контура» есть и другие полезные сервисы. Например, через «Корпоративный центр регистрации» можно оформить сертификаты электронных подписей сразу на всех сотрудников — их они получат прямо в офисе, а следить за всеми процессами будете вы.
Тендерах, государственных закупках и не только. В большинстве случаев наличие электронной подписи — обязательное условие для участия. Важно: для торгов нужен квалифицированный сертификат, с НЭП и ПЭП податься не получится.
Бизнесу лучше иметь КЭП, которая полностью приравнивается к обычной подписи. Поэтому получать её сертификат нужно либо напрямую в ФНС (доступно только для руководителей и ИП), либо в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию (для физлиц и сотрудников). Проверить её наличие легко через специальный инструмент на сайте Минцифры.
Удостоверяющий центр на флешке-токене выдаёт необходимые для создания ЭП элементы: сертификат электронной подписи, открытый и закрытый ключи. Пользователю нужно установить на компьютер специальную программу, которая считает эти элементы и сгенерирует подпись. Уточнить, какое именно ПО понадобится, можно в удостоверяющем центре.
Помните, что после установки необходимо поменять пароль у токена, чтобы никто из окружающих точно не смог получить доступ к ключам подписи. Выбирайте надёжный код, но такой, который вы легко запомните, потому что восстановить его за пару минут не выйдет. Нужно будет ехать в офис УЦ и подтверждать свою личность.
Электронная подпись — не вечна. Как правило, её сертификат выдаётся на 12 месяцев, а после нужно получить новый. Не переживайте, на подписанные документы это никак не влияет. А чтобы дела из-за просрочки не встали, поставьте уведомление в рабочем календаре на дату, когда будет пора заняться заменой сертификата.
Активировать её легко через интуитивно понятный личный кабинет Удостоверяющего центра. А если у вас возникнут вопросы по установке подписи на компьютер, её использованию на госпорталах и другим деталям — задайте их менеджерам экспертной поддержки «Контура». Там нет ботов, только реальные специалисты с опытом.