Машиночитаемые доверенности — новый удобный инструмент для бизнеса, который скоро станет обязательным // Рассказываем о нем вместе с Удостоверяющим центром Контура

 

Машиночитаемая доверенность: что это и в каких случаях она пригодится?

Машиночитаемая доверенность — электронный аналог бумажной доверенности. Она может быть использована для подписания электронных документов от лица компании. Фактически это файл, заверенный сертификатом квалифицированной электронной подписи руководителя. В МЧД указана информация о доверителе, представителе (например, уполномоченный работник) и полномочиях, которые он получает.

Ее удобно использовать в двух контекстах. С одной стороны, при подаче сотрудниками организации в госорганы документов в электронном виде. Они могут передать вместе с подписанным документом данные об МЧД, и проверяющая система автоматически подтвердит полномочия. С другой стороны, она пригодится при обмене стандартными документами между частными контрагентами (например, при направлении счетов-фактур). Для проверки полномочий бухгалтера, подписавшего такой документ, надо, чтобы принимающая сторона имела систему, позволяющую распознать формат МЧД. Такие возможности предоставляет, например, сервис «Контур.Доверенность».

Машиночитаемая доверенность — это не электронный скан бумажной доверенности. У нее есть специальный формат и требования к содержанию. Сведения из доверенности информационная система или сервис могут считать автоматически. Со скан-копией бумажной доверенности так не получится.

 

В каких случаях надо выдавать машиночитаемые доверенности?

Использование МЧД в современном формате началось с марта 2022 года. Тогда поправки в Закон об электронной подписи[1] ввели новый порядок создания и обращения электронных подписей компаний и предпринимателей.

Раньше правила об электронной подписи были сформулированы таким образом, что позволяли делать одну подпись на компанию, которой пользовались все сотрудники. Достаточно было сделать копии файла с подписью директора, полученного в одном из удостоверяющих центров, и передать их нужным лицам в фирме. Это было распространенной, хоть и юридически неверной практикой. Получается, каждый сотрудник, использующий такую копию подписи, подписывал файлы как бы от имени директора и тем самым обладал полным объемом полномочий директора. Выяснить, кто реально подписал файлы, было невозможно.

С января 2022 года был введен новый порядок. Сертификаты электронных подписей для директоров юрлиц и предпринимателей теперь выдает только Федеральная налоговая служба (ФНС). Ключи подписи сохранены на специальной флешке (токене) и не могут быть с нее скопированы и переданы другому сотруднику.

Чтобы сотрудник смог подписывать документы в электронном виде, он тоже должен получить сертификат электронной подписи уже на себя. При этом в сертификате указывается только имя подписанта, но нет информации о компании, в которой он работает. Чтобы создать связь между подписантом и компанией, необходимо выдать на него доверенность. Она может быть бумажной или машиночитаемой.

До сентября 2023 года можно было получить сертификат электронной подписи в старом формате, однако с начала сентября это стало невозможным — действует только новый порядок, описанный выше. Изначально планировалось с сентября отменить действие старых электронных подписей, однако стало понятно, что бизнес к этому не готов, поэтому их действие продлили до 1 сентября 2024.

Следовательно, если вы не хотите нарушать закон и передавать сотрудникам свой сертификат КЭП, то стоит воспользоваться новым порядком — выдать сотрудникам индивидуальные подписи и МЧД.

 

Как создать машиночитаемую доверенность?

Для работы с МЧД «Контур» создал свой сервис — «Контур.Доверенность». Здесь можно создавать, подписывать, передавать, проверять и отзывать МЧД. В сервисе есть готовые формы доверенностей, удобная система согласования и быстрая подпись электронных документов. «Контур.Доверенность» уже можно использовать для обмена документами с контрагентами. В будущем появится возможность создания доверенности для отчетности в ФНС и СФР (ФСС), а также функция поддержки форматов доверенностей и в других системах.

«Контур.Доверенность» поможет избежать ошибок: сервис подскажет, какой параметр необходимо выбрать для конкретного типа документа, и заполнит данные о юрлице автоматически. Руководитель организации подписывает заполненную доверенность квалифицированной электронной подписью, после чего она отправляется на регистрацию в распределённый реестр ФНС. После того как ФНС зарегистрирует доверенность, сотрудник может скопировать ее номер и использовать в сервисах, которые подключены к реестру ФНС. Если сервис еще не подключен к реестру, нужно скачать доверенность и загрузить ее в необходимую систему, в рамках которой происходит обмен электронными документами.

Для индивидуальных предпринимателей порядок такой же — они могут получить сертификат электронной подписи в удостоверяющем центре ФНС и при необходимости выдать МЧД своему доверенному лицу.

Часто полномочие выдавать и подписывать доверенности другим сотрудникам руководитель делегирует юристу компании. По общему правилу (ст. 187 Гражданского кодекса) оформить передоверие можно только у нотариуса. То же самое касается и МЧД. Для этого нотариус запрашивает в реестре доверенность на юриста, а потом на ее основании заверяет передоверие — также в электронном формате МЧД. Однако эта система еще только начинает работать, на полный переход нотариусов нужно время.

Если необходимо лишить сотрудника полномочий на подпись документов от имени компании, руководитель может отозвать МЧД. Для этого надо направить в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно.

 

Как не допустить ошибок при создании машиночитаемой доверенности

Эксперты «Контур.Доверенности» рекомендуют учесть три важных вопроса при работе с МЧД.

1. Проверить совместимость сервиса по созданию машиночитаемой доверенности и площадки, которая ее принимает

Есть два варианта заполнения полномочий: текстом или кодом из единого классификатора полномочий (он опубликован на портале «Госуслуги»). При этом одна доверенность не может сочетать в себе и код, и текст. Нужно выбрать один вариант.

На какой опции остановиться, зависит от системы, в которой пользователь планирует применять МЧД. Государственные системы принимают полномочия в закодированном виде. Но создать их можно не в каждом сервисе. Поэтому при работе с госорганами надо удостовериться, что используемая вами система выдачи МЧД позволяет описывать полномочия в нужном формате. Для контрагентов полномочия чаще всего заполняют текстом. Выбрать нужный формат поможет «Контур.Доверенность».

2. Проверить соответствие машиночитаемой доверенности требованиям конкретной системы

У МЧД, как и у обычной бумажной доверенности, есть обязательные требования к содержанию. Но для электронного документа важна также структура файла, чтобы система его быстро считывала.

Для машиночитаемой доверенности Минцифры разработало единый формат (версия 003)[2]. Но, к сожалению, пока его используют не все системы, поэтому для конкретной площадки может понадобиться отдельная доверенность. Например, для ФНС или СФР нужен разработанный ими самими формат МЧД.

Среди сервисов, которые принимают формат 003, — система по контролю за оборотом алкогольной продукции (ЕГАИС), система маркировки и прослеживания продукции «Честный знак», реестр сведений о деятельности юрлиц и ИП (Федресурс), Центробанк, Федеральная таможенная служба. Для работы с ними доверенность можно выпустить в сервисе «Контур.Доверенность».

ФНС планирует переход на формат 003, но пока только для сдачи отчетности и точные сроки пока не озвучены. Также переход в планах у Минпромторга и Росстата.

Наконец, есть системы, которые, хоть и работают с форматом 003, но требуют, чтобы МЧД создавалась внутри самой этой же системы, а не на постороннем сервисе. Например, такое требование есть у Госзакупок и Минтруда.

3. Удостовериться, что система принимает МЧД

На машиночитаемые доверенности пока перешли не все системы. Например, электронные торговые площадки. Поэтому если срок действия электронной подписи юрлица закончился и другого варианта для подписи документов больше нет — обратитесь в техподдержку платформы, с которой вы работаете.

 

«Контур.Доверенность» позволяет быстро создать машиночитаемую доверенность с учетом требований основных систем, управлять доверенностями в одном месте, отслеживать их актуальность и отзывать при необходимости. Разработчики планируют добавить в сервис доверенности для отчетности в ФНС и СФР (ФСС/ПФР) и поддерживать форматы доверенностей, которые будут появляться в других системах.

 

Реклама, АО «ПФ «СКБ Контур». 18+