Работа с КЭП гендиректора из-за границы: полный гайд
Некоторые руководители ведут бизнес в России, но постоянно проживают за границей или же совершают длительные (более года) поездки за пределы РФ. В такой ситуации не каждый генеральный директор готов делегировать подписание документов своим сотрудникам внутри страны. Мы подготовили полный гайд о выпуске и перевыпуске КЭП для руководителя, живущего за границей, с учетом законодательных нововведений и нюансов, на которые важно обратить внимание.
Содержание:
- Типы электронных подписей
- КЭП: изменения в законодательстве
- Можно ли продлить КЭП удаленно?
- Можно ли оформить КЭП удаленно?
- Как применять КЭП?
Типы электронных подписей
Граждане России, вне зависимости от места проживания, могут использовать различные типы электронных подписей для обмена документами. Существует три основных вида: простая (ПЭП), неквалифицированная (НЭП) и квалифицированная (КЭП). Каждая из них имеет свой уровень защиты и юридический статус, закрепленный в статье 5 Федерального закона от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ.
Если ПЭП подходит для быстрой идентификации пользователя (для входа в профиль социальной сети или оплаты онлайн-покупок), то НЭП и КЭП являются усиленными электронными подписями, гарантирующими безопасность процесса документооборота.
Квалифицированная электронная подпись отличается особой защитой: ее обеспечивает специальное шифрование, сертифицированное Федеральной службой безопасности (ФСБ), что позволяет участвовать в государственных закупках, а также подавать необходимую отчетность дистанционно.
Что касается возможностей получения электронных подписей за границей, то в 2022 году на них были наложены определенные ограничения.
КЭП: изменения в законодательстве
С 1 января 2022 года вступили в силу изменения законодательства, касающиеся работы с электронными подписями. Теперь для получения электронной подписи руководителям компаний, индивидуальным предпринимателям и нотариусам доступны только официальные удостоверяющие центры (УЦ) Федеральной налоговой службы России (ФНС) или их аффилированные учреждения.
Все офисы, выдающие электронные подписи руководителям, должны иметь лицензию ФСБ, что делает невозможным наличие представительств российских удостоверяющих центров за границей. Консульства, посольства и другие ведомства также не имеют права выдавать КЭП.
Можно ли продлить КЭП удаленно?
Если у руководителя ранее была оформлена электронная подпись в УЦ ФНС или доверенном УЦ ФНС, то продлить ее можно удаленно. Сделать это необходимо через сервис «Личный кабинет налогоплательщика юридического лица».
Процесс продления сертификата КЭП через ФНС очень прост и занимает всего несколько минут. Для подачи заявления на продление КЭП юридические лица могут воспользоваться разделом «Заявления. Запросы». Важно отметить, что для записи новых ключей электронной подписи необходимо использовать тот же носитель информации, на который была ранее записана КЭП в УЦ ФНС России.
Для первичного получения КЭП следует лично обратиться в удостоверяющий центр, однако с недавних пор появились нововведения, которые позволят генеральному директору оформлять квалифицированную электронную подпись дистанционно.
Можно ли оформить КЭП удаленно?
В 2023 году на конференции «Цифровая индустрия промышленной России» было объявлено о совместном проекте Министерства цифрового развития и Россотрудничества по разработке системы оформления квалифицированной электронной подписи на специальных USB-накопителях, оснащенных криптографической защитой. Технология позволит получать КЭП российским гражданам, находящимся за границей.
Известно, что первой страной, где будет доступна такая услуга, станет Белоруссия: список планируют расширить до семи-девяти стран.
Также в феврале 2024 году Налоговая служба России на своем официальном сайте уведомила организации о новой возможности получения КЭП без необходимости посещения удостоверяющего центра. Теперь, с помощью биометрических данных, можно оформить квалифицированную электронную подпись через сервис «Старт бизнеса онлайн».
Сообщается, что портал будет тестироваться в период с 1 марта 2024 года по 1 марта 2025 года на территории всей страны, согласно постановлению Правительства РФ от 13 февраля 2024 года № 144.
Необходимо зайти в личный кабинет на сайте ФНС России, перейдя во вкладку «Выпустить сертификат ЭП с помощью ЕСИА и ЕБС». Для дистанционного оформления КЭП нужны:
подтвержденная учетная запись на «Госуслугах»;
подтвержденная регистрация в Единой биометрической системе (ЕБС), которую можно пройти в одном из 13 тысяч банковских отделений — их список доступен на портале «Госуслуги» в разделе «Карта центров обслуживания»;
компьютер или ноутбук с камерой и микрофоном, а также установленными средствами электронной подписи;
сертифицированный ФСБ России или ФСТЭК России электронный носитель (токен) для записи ключей электронной подписи.
После авторизации на портале «Госуслуг» и подтверждения личности через ЕБС необходимо проверить данные предзаполненного заявления на получение сертификата. Затем система сформирует ключи электронной подписи и запишет соответствующий сертификат на электронный носитель (токен).
Обратите внимание, что сервис «Старт бизнеса онлайн» работает в экспериментальном порядке: проект завершится 1 марта следующего года.
Как применять КЭП?
После оформления или продления квалифицированной электронной подписи ее можно использовать для работы с документами. Система кадрового электронного документооборота (КЭДО) упрощает этот процесс для кадровых документов, а также договоров оказания услуг с временными исполнителями: ИП, самозанятыми, ГПХ.
КЭДО от EasyDocs позволяет отслеживать операции с документами на всех этапах, снижает трудозатраты кадровых специалистов и хранит документацию в одном месте. Документы можно подписать с компьютера или телефона в любое удобное время. Сервис прост в использовании: его быстро освоит как руководитель, так и кадровый специалист или любой другой сотрудник.
EasyDocs интегрируется с 1С:Бухгалтерией. Сервис позволит сформировать, согласовать и подписать авансовый отчет и другие командировочные документы