Как создать и вести бизнес удаленно

Руководителю компании или ИП не всегда удобно вести бизнес из одной точки, особенно если нужно проводить много переговоров и ездить по стране.

К тому же владелец бизнеса может переехать в другой город, и тогда придется вести дела удаленно. Сейчас почти все можно делать онлайн: нанимать сотрудников, налаживать продажи, вести документооборот, заключать договоры и сдавать отчеты в контролирующие ведомства. Расскажу, как все организовать.

Вести бизнес можно в статусе индивидуального предпринимателя или через компанию, например ООО. ИП подходит тем, кто будет работать самостоятельно, а ООО — тем, кто собирается заниматься бизнесом с партнером или вести деятельность, недоступную для ИП. Например, производить и продавать лекарства, крепкий алкоголь, выдавать кредиты и займы.

Чтобы зарегистрировать ИП, нужно подать документы в ИФНС по месту постоянной регистрации предпринимателя. Регистрация по временной прописке возможна, если у человека нет постоянной регистрации. ООО регистрируют по местонахождению офиса его руководителя, собственного или арендованного. Если офиса пока нет, подойдет регистрация по месту жительства директора или участника.

Если вы находитесь в другом регионе России, подать заявление на регистрацию можно через сайт налоговой службы или через нотариуса. Если вы в другой стране, то только через сайт ФНС. Для онлайн-регистрации надо лично получить квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре или сделать ее через приложение «Госключ». Получить КЭП через «Госключ» можно и из-за границы: для этого понадобится действующий заграничный паспорт нового образца с электронным чипом.

Через сайт ФНС. Подать заявление на регистрацию ИП или ООО можно через онлайн-сервис регистрации бизнеса. Перед этим нужно оформить квалифицированную электронную подпись — КЭП.

Чтобы зарегистрировать ИП или ООО онлайн через сервис ФНС:

1. Зайдите в сервис налоговой службы и выберите, что хотите зарегистрировать — ИП или компанию.
2. Заполните заявление. Будущему предпринимателю нужно указать паспортные данные, ИНН, адрес регистрации и электронную почту. Для регистрации ООО — данные о компании: наименование, адрес и электронную почту. Также в заявлении указывают коды ОКВЭД 
   и налоговый режим.
3. Выберите, как будете представлять документы в налоговую: в электронном виде, через МФЦ, нотариуса или на бумаге в ИФНС. Если хотите сделать все удаленно, выбирайте способ «в электронном виде с подписанием КЭП». Нужно учитывать, что если в состав ООО входят два и больше участников, то КЭП нужна каждому из них. Госпошлину нужно платить только для личной подачи документов в налоговой.
4. Проверьте данные заявления и отправьте его в налоговую. Через три рабочих дня на указанную электронную почту придет уведомление о регистрации.

Через нотариуса в другом городе России. Этот способ подойдет, если вы находитесь в одном городе России, а зарегистрировать бизнес по правилам надо в другом и у вас нет КЭП для онлайн-регистрации. Через зарубежного нотариуса зарегистрировать бизнес в РФ не получится. Если речь об открытии ООО, в котором два или более участника, все они должны прийти к нотариусу для регистрации.

Обратиться можно к любому нотариусу в России — вне зависимости от места прописки или фактического проживания.

При подаче заявления через нотариуса платить госпошлину не нужно, но придется заплатить 1000 ₽ за отправку документов 

Нотариус подпишет заявление своей электронной подписью и отправит в ИФНС. Через три рабочих дня ИП или ООО зарегистрируют и пришлют уведомление вам на электронную почту.

Через посредников. Сервисы для регистрации бизнеса есть у разных компаний. Например, у Тинькофф Банка есть сервис для регистрации ИП и ООО с единственным участником. Заполнить анкету на регистрацию можно онлайн, но пройти весь процесс удаленно получится, только если у заявителя уже есть КЭП.

Доверенность — это документ, который дает право другому человеку действовать от вашего лица. Например, руководитель организации или предприниматель может оформить доверенность на сотрудника, чтобы он мог снимать деньги со счета в банке, сдавать отчетность в налоговую, подписывать договоры и акты с контрагентами. Конкретный перечень действий прописывают в доверенности.

ИП может передать другому человеку только ряд полномочий: представлять интересы в суде или ИФНС, передавать имущество на хранение, рассчитываться с контрагентами, возвращать предоплату. А, например, закрыть расчетный счет по доверенности нельзя.

Исключение — предприниматели, призванные по мобилизации, у которых в подчинении больше пяти сотрудников. На время службы они смогут передать доверенному лицу все полномочия: заключение сделок, расторжение контрактов, наем и увольнение сотрудников.

Предпринимателям и компаниям нужен расчетный счет. На него приходят деньги от клиентов, с него оплачивают аренду, услуги, перечисляют зарплаты — в общем, делают все, что нужно для работы бизнеса.

ИП могут работать без расчетного счета, но тогда у них будут ограничения:

1. Максимальная сумма сделки по одному договору — 100 000 ₽.
2. Нельзя участвовать в госзакупках и тендерах, претендовать на гранты.
3. Нельзя получить возврат переплаты налогов.
4. Нельзя проводить сделки с иностранной валютой.
5. Нельзя настроить эквайринг 
   .
6. Нельзя оформить кредит и лизинг.

ИП без расчетного счета придется использовать наличные, так как пользоваться личными счетами для бизнеса запрещено 

ООО также не обязаны открывать расчетный счет, но работать без него будет трудно. Это накладывает на организацию те же ограничения, что и на ИП.

Можно ли открыть банковский счет удаленно. Чтобы открыть расчетный счет, надо прийти в банк или встретиться с его представителем. Сделать это удаленно не получится, но можно оформить доверенность на другого человека. Некоторые банки отказывают в открытии расчетного счета по доверенности, такую возможность лучше уточнить заранее по телефону. Это касается и ИП, и компаний.

Какие документы нужны для открытия расчетного счета. Список зависит от банка и выбранной формы бизнеса — ИП или компании.

У ИП обычно просят:

1. Паспорт.
2. Лист записи в ЕГРИП о регистрации предпринимателя.
3. Свидетельство о присвоении ИНН.

Для ООО, как правило, нужны:

1. Паспорт руководителя ООО.
2. Лист записи в ЕГРЮЛ о регистрации компании.
3. Свидетельство о присвоении ИНН.
4. Устав ООО.
5. Иногда — учредительный договор и протокол собрания участников.

На проверку документов у банка есть 30 дней, но обычно счет открывают в течение 1—3 дней. Иногда банк может отказать. Например, если у генерального директора фирмы или учредителя в прошлом были проблемы с другими банками по закону № 115-ФЗ.

Найти сотрудников удаленно можно через свой сайт, базу вакансий и резюме, в социальных сетях или с помощью рекрутинговых агентств. Расскажу, что для этого нужно сделать.

Опубликовать вакансии. Их можно разместить на своем сайте, в соцсетях и на специализированных сайтах, например «Хедхантер», «Работа-ру» или Superjob. Обычно размещение вакансий платное: так, на площадке «Работа-ру» размещение одной вакансии в Москве стоит от 1016 ₽.

Также есть телеграм-каналы для поиска сотрудников, условия размещения в них нужно уточнять у администратора канала. Найти подходящий канал можно, если ввести в поиске ключевые слова, связанные с вакансией.

Искать сотрудников по резюме. На сайтах с вакансиями можно искать работников среди тех, кто опубликовал резюме. Доступен поиск по городу, опыту работы, уровню образования, наличию водительских прав и другим критериям.

Отобрать кандидатов и провести онлайн-собеседование. После того как вы нашли одного или нескольких претендентов, свяжитесь с ними по контактам, указанным в резюме. Часто кандидаты прописывают в резюме предпочтительный способ связи с ними. После этого договоритесь о дне и времени онлайн-собеседования.

Пообщаться с потенциальным кандидатом можно через сервисы для проведения видеовстреч, например Google Meet, «Скайп» или «Зум».

Оформить работника. Сотрудников на постоянную работу нанимают по трудовому договору, на разовую или нерегулярную работу — по договору ГПХ 

Например, для дизайнера, который будет делать для вашего проекта десять картинок в течение месяца, лучше оформить договор ГПХ. Результат работы сотрудника, оформленного по такому договору, фиксируют актом выполненных работ или оказанных услуг. А сотрудника, который будет работать постоянно, например пять дней в неделю с 10:00 до 18:00, стоит оформить в штат. То, что он трудится удаленно, надо прописать в договоре.

Оформить сотрудника можно удаленно — отправить ему образец договора по электронной почте. Он распечатает его, поставит подпись, после чего отправит экземпляр обычной почтой.

Также подписывать трудовые договоры и договоры ГПХ можно с помощью платформы «Работа в России» или через специальные сервисы, например СБИС КЭДО, «Сбер-корус», HRlink. В этих системах можно не только заключать договоры, но и обмениваться с сотрудниками документами, принимать и подписывать заявления. Для этого у работодателя и у сотрудника должна быть квалифицированная электронная подпись.

Есть много сервисов, которые позволяют контролировать бизнес удаленно.

CRM-системы. Это программы, которые помогают систематизировать продажи. Например, Bitrix24, amoCRM, «Мегаплан». В них можно вести базу контактов, ставить задачи менеджерам, отвечать на сообщения клиентов, которые приходят из разных источников, собирать статистику по продажам и работе менеджеров. Набор функций зависит от конкретного сервиса.

Таск-менеджеры. Это сервисы для постановки задач работникам. В них можно указать сроки, разбить одну задачу на мелкие, добавить чек-листы и следить за ходом выполнения работ онлайн. Можно воспользоваться сервисами Kaiten, YouGile, Notion.

Контрагентов, то есть компании или ИП, с которыми работает бизнес, надо проверять перед заключением любых сделок. Это важно делать, чтобы не нарваться на мошенников, банкротов и не получить проблемы с налоговой.

ИП на ОСН могут отказать в профессиональном налоговом вычете, если при проверке ИФНС выяснит, что контрагент, с которым заключали сделку, не имел права заниматься какой-то деятельностью или не платил налоги. Аналогичные проблемы могут быть у компании на ОСН или у бизнеса на УСН «Доходы минус расходы».

Есть несколько способов проверить надежность контрагента.

Получить выписку об ИП или компании самостоятельно. Сделать это можно через сервис «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП». Нужны ИНН компании или ИП контрагента. Если контрагент — компания, в выписках, которые формирует сервис, можно узнать размер уставного капитала, данные руководителя, его виды деятельности. Если ИП — виды деятельности.

Проверить контрагента через сервис ФНС. Он называется «Прозрачный бизнес». Здесь по ИНН можно узнать, есть ли у компании задолженности по налогам и взносам, представляет ли она отчетность в налоговую. Если есть нарушения, значит, контрагент ненадежен и работать с ним, скорее всего, не стоит. Долги ИП сервис не покажет — их нужно проверять на сайте ФССП.

Проверить судебные дела контрагента. Не судился или не судится ли с кем-то контрагент, можно посмотреть на сайте «Мой арбитр». Само по себе большое число дел, в которых компания или ИП выступает как ответчик, не признак ненадежности: крупные компании судятся с кем-то регулярно. Стоит ознакомиться с сутью дел и задать контрагенту интересующие вас вопросы.

Там же можно узнать, не проходит ли он процедуру банкротства. Сделки компании или человека-банкрота в течение трех лет до старта процедуры могут быть оспорены и признаны недействительными. Это значит, есть риск того, что имущество, которое вы купили у банкрота, придется передать конкурсному управляющему, чтобы он продал его и расплатился с кредиторами.

Также сведения об участии бизнеса в процедуре банкротства можно проверить в сервисе «Единый федеральный реестр сведений о банкротстве».

Узнать о долгах. На сайте ФССП можно убедиться, что у будущего партнера нет долгов. Контрагент, который испытывает финансовые трудности или не выполняет обязательства, вряд ли будет надежным партнером. Кроме того, если долгов много, в отношении контрагента могут в любой момент начать процедуру банкротства.

Проверить исполнение госконтрактов. В ЕИС «Госзакупки» можно узнать, добросовестно ли контрагент исполнял контракты, если выигрывал тендеры. В системе есть информация о включении контрагента в реестр квалифицированных подрядных организаций или, наоборот, в реестры недобросовестных поставщиков и подрядных организаций. По опыту, если контрагент нарушает обязательства по госконтрактам, он, как правило, недобросовестно ведет себя и с другими партнерами.

Проверить паспорт гендиректора ООО или предпринимателя. Потенциальный контрагент с поддельным паспортом — редкое явление, но лучше подстраховаться, чтобы избежать откровенного мошенничества. Используйте сервис проверки по списку недействительных российских паспортов.

Проверить через сайты-посредники. Это площадки, которые собирают информацию о предпринимателях и компаниях из разных источников и предоставляют ее в виде отчетов. Например, «Проверка контрагентов» от Тинькофф Бизнеса, «Контур-фокус», «Сбис-контрагенты», «Спарк» или Casebook.

Через эти сервисы можно:

1. Проверить, проводили ли контролирующие органы проверки потенциального контрагента и к чему эти проверки привели.
2. Определить аффилированных с потенциальным контрагентом юридических и физических лиц 
   . Так, если у контрагента есть связи с компаниями, которые проходят процедуру банкротства, сделка с таким контрагентом будет риском.
3. Посмотреть финансовые показатели компании по результатам годовой бухгалтерской отчетности.

Документы можно подписывать электронной подписью через отдельное программное обеспечение и отправлять их электронной почтой. Другой вариант — подключить систему электронного документооборота, ЭДО. С ее помощью можно подписывать и направлять документы контрагенту, обмениваться документами внутри компании или у ИП и с госорганами.

Внедрение ЭДО целесообразно, когда бизнес работает с большим количеством документов. Сотрудников нужно обучить работе с системой, они должны получить электронные подписи в аккредитованных удостоверяющих центрах. Кроме того, за подписку на сервис ЭДО нужно платить. Стоимость зависит от количества документов и может доходить до 50 000 ₽ в месяц.

Если контрагенты не хотят или не могут использовать ни один из этих способов, придется распечатывать и отправлять им бумажные документы почтой.

При помощи ЭДО. ИП или компания могут заключить договор с оператором электронного документооборота. Это фирмы, которые предоставляют услуги по обмену электронными документами. Например, «Контур-диадок», «Такском-файлер» или «1С-ЭДО». Чтобы обмениваться документами, связанными с НДС, оператор ЭДО должен иметь аккредитацию ФНС. Список аккредитованных операторов можно найти на сайте налоговой службы.

В системе ЭДО можно:

1. Создавать, подписывать и отправлять документы контрагентам — договоры, счета-фактуры, акты.
2. Работать с документами внутри бизнеса. Например, отправлять на подпись трудовые договоры, заявления на отпуск или увольнение, рассылать расчетные листы.
3. Хранить документы. Все созданные документы находятся в системе оператора ЭДО. Это надежнее, чем держать документы на своем ноутбуке.
4. Следить за статусом документооборота. Например, узнать, что контрагент подписал договор или отказался его подписывать.
5. Отправлять декларации в налоговую инспекцию.

Обмениваться электронными документами с другими компаниями или ИП можно, если они тоже используют сервисы ЭДО. Не обязательно, чтобы у двух фирм или предпринимателей были подключены одинаковые системы: у крупных операторов ЭДО есть соглашения о роуминге. Это значит, что обмениваться документами можно в двух разных системах. Список систем ЭДО, с которыми работает конкретный сервис, можно уточнить на его сайте или через техподдержку.

Компании и ИП, чья деятельность связана с товарами, которые надо маркировать по системе «Честный знак», обязаны использовать ЭДО. Речь, например, об обуви, лекарствах, молочной, табачной продукции 

При помощи электронной подписи. Чтобы обмениваться электронными документами, не обязательно подключаться к сервису ЭДО. Большую часть документов можно подписать электронной подписью и отправить контрагенту на электронную почту.

Нельзя подписывать таким способом:

1. Документы с государственной тайной.
2. Электронные счета-фактуры.
3. Документы для передачи в Росреестр.

Бизнес должен отчитываться о доходах, маркируемых товарах и работниках перед государством. Кроме того, компания или ИП, которая принимает наличную и безналичную плату за товары, услуги и работы от людей без статуса ИП или наличную плату от компаний или ИП, должна использовать контрольно-кассовую технику, ККТ, чтобы отправлять чеки в налоговую.

Расскажу, что нужно сделать, чтобы не было проблем с государственными органами.

Подключить онлайн-кассу. Онлайн-касса отправляет данные о чеках оператору фискальных данных, а оттуда информацию передают в налоговую.

Кроме покупки или аренды онлайн-кассы также нужно заключить договор с оператором фискальных данных и поставить кассу на учет в налоговой инспекции. Сделать это можно без посещения офиса оператора и налоговой.

Отчитываться о товарах, подлежащих маркировке. Некоторые товары в России подлежат обязательной маркировке. К таким товарам относятся, например, табачные изделия, обувь, фотокамеры, постельное белье. Все виды товаров, которые нужно маркировать, есть в перечне, утвержденном постановлением правительства от 28.04.2018 № 792-р.

На упаковку товара наносят двухмерный код, который потом передают в систему «Честный знак». Чтобы подключиться к ней, нужно зарегистрироваться на сайте «Честного знака», описать товары, заказать маркировку. Для работы на платформе понадобится КЭП.

Есть компании, которые подключают ИП и фирмы к «Честному знаку», например АБТ, «Мультикас», «Скб-контур», «Астрал».

Передавать отчетность в госорганы на их сайтах. Загружать отчеты и расчеты можно через сайты налоговой службы, Социального фонда России и Росстата. Для этого нужна заранее полученная КЭП. Отправлять документы в госорганы можно и через операторов ЭДО.

1. Зарегистрировать ИП или ООО можно через сайт налоговой службы, в МФЦ или через нотариуса. Для онлайн-регистрации надо получить квалифицированную электронную подпись. Получить ее можно в том числе из-за границы через приложение «Госключ»: понадобится действующий загранпаспорт с чипом.
2. Если планируете управлять бизнесом удаленно, стоит заранее оформить доверенность у нотариуса на кого-то из сотрудников: он сможет представлять интересы предпринимателя в госорганах и суде, рассчитываться с контрагентами, возвращать предоплату.
3. Искать работников тоже можно удаленно — через свой сайт, базу вакансий и резюме или в социальных сетях. Подписать договор с сотрудником можно онлайн.
4. Договоры, акты выполненных работ, чеки, налоговую отчетность и любые другие документы можно подписывать и отправлять онлайн с помощью ЭДО или подписывать электронной подписью и отправлять почтой.