"Fehlt mir ein E-Mail-Knigge?": Arbeitnehmer wegen Antwort zum Chef zitiert

Viele Arbeitnehmer erhalten unzählige E-Mails pro Tag. Einige werden direkt bearbeitet und beantwortet, andere dienen hingegen lediglich als Information. Was getan werden muss, geht eigentlich aus dem Kontext, der jeweiligen Ansprache und kleinen technischen Feinheiten hervor. Das gelingt allerdings nicht immer, wie ein Beitrag eines Reddit-Nutzers zeigt. Dieser fragt sich, ob ihm ein E-Mail-Knigge fehlt. 

Kommunikation bei der Arbeit: Fehlt ein E-Mail-Knigge? 

Hintergrund ist eine E-Mail seiner stellvertretenden Leiterin. Sie habe an den Reddit-Nutzer, seine Kollegin und eine weitere Abteilung geschrieben – alle waren angesprochene Adressaten und im "An" der E-Mail. Die Mail hatte folgende Informationen: "Hallo zusammen, Lieferant x will uns wegen offenen Rechnungen nicht beliefern. Wisst ihr wieso? MfG Stellvert. Leitung" 

Der Reddit-Nutzer habe daraufhin an alle geantwortet, was der aktuelle Stand ist. Daraufhin wurde er ins Büro zitiert. Er habe Ärger bekommen, weil er an alle geantwortet habe, obwohl die Leitung nur eine Antwort der auch angeschriebenen Abteilung haben wollte. Der Nutzer fragt, ob er was falsch gemacht habe: "Fehlt mir ein E-Mail-Knigge?"

E-Mail schreiben: Was man beachten sollte 

Eine E-Mail kann dabei helfen, einen bestimmten Sachverhalt festzuhalten und alle Beteiligte auf den gleichen Stand zu bringen. Bei dem Inhalt sollte man auf den Stil achten – neben der Anrede spielen dabei auch der Ton, die korrekte Rechtschreibung und Grammatik und die Grußformel eine Rolle, berichtet "Karrierebibel". Doch auch an wen die E-Mail gesendet wird, ist wichtig.

Es gibt drei Felder bei der Adressierung von E-Mails, die einen Einfluss darauf nehmen, was der Empfänger mit der E-Mail macht. Die Universität Duisburg-Essen teilt dazu folgende Informationen: 

• AN: Hier werden die Personen angesprochen, an die die E-Mail gerichtet ist und die darauf reagieren sollen. Die Person, die die Federführung übernehmen soll, wird als erstes genannt.
• CC: Das CC steht für 'Carbon Copy' – ist eine Person dort eingetragen, dient die Mail lediglich als Information. Es wird keine Reaktion erwartet.
• BCC: Die 'Blind Cabon Copy' ist eine Funktion, die seltener genutzt wird und oft dann, wenn ein großer Personenkreis angesprochen werden soll. Der Empfänger sieht dann nicht, an wen diese E-Mail auch geschickt wurde.

Werden mehrere Personen in einer Mail angesprochen, sind diese ebenfalls nach Rang und dann in alphabetischer Reihenfolge anzusprechen. 

Mehr Erfolg bei E-Mails: Das sollten Sie beachten 

Eine Studie von Boomerang zeigt, dass E-Mails mit dankbaren Abschlüssen wie "Danke im Voraus" zu einer höheren Antwortrate führen. Laut „Gamestar“ ergab die Analyse von über 350.000 E-Mail-Threads, dass E-Mails mit einer Danksagung eine Antwortquote von 62 Prozent hatten, während E-Mails ohne Danksagung nur eine Quote von 46 Prozent erreichten. Der Unterschied bei der Antwortquote durch ein einfaches „Danke“ ist deutlich spürbar.

Neben dem Abschluss einer E-Mail ist auch die Struktur und der Versandzeitpunkt entscheidend. James Wilson von der Duke University empfiehlt, wichtige E-Mails morgens zu verschicken, da sie dann häufiger gelesen werden. Kurze, klare Betreffzeilen und Texte mit maximal 200 Wörtern heben E-Mails aus der Masse hervor. Auch freundliche Erinnerungen können dazu beitragen, übersehene Nachrichten wieder in den Fokus zu rücken. 

Immer wieder haben Arbeitnehmer Schwierigkeiten mit dem Arbeitgeber – eine Arbeitnehmerin aus Österreich sollte nach der Kündigung 2300 Euro zahlen. Hintergrund war eine Weiterbildung, nach rechtlichen Schritten wurde die Forderung fallen gelassen.