Переход на электронный документооборот: шаги к эффективной работе

Переход с бумажного на электронный документооборот (ЭДО) — это шаг к повышению эффективности работы компании. Когда все бумаги хранятся «в цифре» обрабатывать данные легче, находить нужный приказ или заявление проще, а договоры и справки никто не теряет.

Чтобы начать переход на ЭДО, нужны надежные программы для сканирования документов, которые обеспечат качественную оцифровку и хранение файлов. О том, что еще понадобится, расскажем дальше в статье.

Что такое цифровой документооборот?

Это создание, управление, хранение и обмен документами в электронном формате без использования бумаги. ЭДО помогает компаниям автоматизировать работу с документами, делает их обработку быстрее, удобнее и безопаснее. А еще позволяет сэкономить на канцтоварах и уменьшает вред для экологии.

Что входит в ЭДО:

• Электронная документация. Файлы, созданные в цифровом формате (например, PDF, DOCX), которые содержат ту же информацию, что и бумажные носители.
• Системы управления документацией (DMS). Программы, которые помогают организовать хранение, поиск, редактирование и совместное использование данных.
• Электронные подписи. Обеспечивают юридическую силу и безопасность файлов, подтверждая их подлинность и авторство.
• Сканирование и оцифровка. Перевод бумажных документов в цифровой вид для включения в электронный документооборот.
• Интеграция с другими системами. Соединение с бухгалтерскими, CRM- и ERP- механизмами для автоматизации.

Преимущества цифрового документооборота

Упрощение доступа к документам. Открыть расчетку или ведомость можно в любой момент и из любой точки мира, где есть интернет. В отличие от бумажных архивов, не нужно ехать в офис или рыться в шкафах — все можно найти на компьютере или телефоне.

Быстрый поиск и сортировка. Позволяют мгновенно находить нужное по ключевым словам, дате, количеству символов, алфавиту и другим параметрам во внутреннем ЭДО. Например, вместо поиска нужного договора среди сотни бумаг, вы просто вводите его название в строке.

Снижение риска потери и прихода в негодность. Бумажные листы могут быть утеряны, легко мнутся и рвутся, текст на них выцветает и так далее, а электронные защищены резервным копированием и шифрованием. Это особенно важно для юридических данных, которые должны храниться долгое время.

Экологичность. Переход в digital-среду снижает потребление бумаги, что помогает сохранять леса и уменьшает количество офисного мусора.

Экономия времени. Цифровые подписи и автоматические согласования ускоряют обработку. На все может уйти пару секунд, а при использовании более консервативного подхода процесс может растянуться на несколько часов или даже дней.

Снижение затрат. Меньше тратится на бумагу, чернила, печать и отправку. Также отпадает необходимость в аренде архивных помещений, так как все хранится в облаке или на серверах компании.

Улучшение безопасности данных. Оцифрованные документы защищены паролями и шифрованием, что снижает риск несанкционированного доступа. Плюс любые действия можно отслеживать, и если пошло что-то не так, восстановить предыдущую версию легко из резервной копии.

Эффективная совместная работа. Сотрудники могут одновременно трудиться над одним документом, оставлять комментарии и вносить правки в реальном времени. Например, менеджеры разных отделов могут параллельно корректировать договор — каждый свое поле.

Шаги к внедрению цифрового документооборота

Внедрение требует четкого плана и последовательных действий. Рассмотрим, что нужно для перехода на электронный документооборот и как организовать этот процесс.

Выбор оператора ЭДО

При подборе важно учитывать общий функционал: возможность обмена файлами, использование ЭЦП (электронной подписи), интеграцию с бухгалтерскими системами и безопасность данных. Ориентируйтесь также на тип своего бизнеса, его масштабы, отрасль и есть ли у вашей компании специфические требования.

Вот несколько популярных операторов электронного документооборота в России:

• Диадок — предлагает услуги внутреннего и внешнего ЭДО, ориентирован на оптимизацию обмена документами как внутри компании, так и с контрагентами. Акцентирует внимание на поддержке разнообразных форматов и гибкости интеграции.

• СБИС — выделяется расширенными аналитическими возможностями и функционалом автоматизации процессов. Позволяет глубоко оценивать эффективность документооборота и улучшать бизнес-процессы.

• Контур.Диадок — отличается фокусом на интеграции с бухгалтерскими системами, обеспечивая упрощенный обмен документами. Предоставляет услуги по оформлению электронных подписей, что делает его более подходящим для финансовых служб.

Выбор подходящих инструментов

При переходе на цифровые процессы ключевую роль играет программное обеспечение для управления файлами. Оно помогает эффективно организовать, хранить и обрабатывать информацию.

Для переноса части информации в цифровой формат понадобятся:

• Сканеры. Устройства, которые обеспечивают высококачественное оцифровывание. Рекомендуются модели, такие как Fujitsu ScanSnap и Epson WorkForce, которые позволяют быстро обрабатывать большие объемы. Для корректного использования этих устройств необходимы программы для сканирования документов. С их помощью можно вносить изменения после оцифровки бумаг, распознавать текст и многое другое.
• Программы для управления файлами. Такие как 1С:Документооборот и ABBYY FlexiCapture, которые помогают организовать, искать и обрабатывать полученные данные.

• Электронные подписи. Решения вроде CryptoPro и ЭЦП от СБИС обеспечивают безопасность и легитимность работы локальных нормативных актов.

• Облачные хранилища. Например Яндекс Диск или Google Drive обеспечивают доступ к файлам из любой точки и упрощают совместную работу.

Подбор надежного программного обеспечения и оборудования способствует эффективному и безопасному управлению информацией.

Обучение сотрудников

Люди на предприятии тоже должны понимать, как перейти на ЭДО в рамках их обязанностей в фирме. Процесс обучения стоит проводить поэтапно, начиная с более простых операций — переноса информации, ее редактирования и перенаправления.

Как обучить персонал:

1. Сделайте анализ текущих процессов. Для перевода в ЭДО можно выбрать как обязательные блоки, такие как бухгалтерский и кадровый документооборот, так и специфические для компании процессы. Для этого анализируются задачи сотрудников через опросы и собеседования, что помогает определить, какие элементы и действия нуждаются в автоматизации в первую очередь.

2. Определите ключевые компоненты, которые будут автоматизированы. Необходимо выделить основные операции, такие как перенос, редактирование и перенаправление информации, а затем приоритизировать их по сложности и значимости. Это позволит сосредоточиться на самых критичных задачах.

3. Создайте обучающие материалы. Важно обеспечить сотрудников необходимыми ресурсами для обучения, подготовить инструкции, видеоуроки и презентации по ключевым процессам и используемым программам. Это сделает обучение наглядным и доступным.

Один из слайдов возможной презентации

4. Провести вводные тренинги — это следующий шаг, который поможет ознакомить персонал с новой системой и основами работы с ней. На общем собрании следует объяснить цели перехода, преимущества ЭДО и основные функции программного обеспечения, что поможет сформировать положительное отношение к изменениям.

5. Организуйте обучение по ключевым процессам. Это включает в себя практические занятия, на которых сотрудники научатся выполнять конкретные операции, начиная с переноса информации, работе с контрагентами и заканчивая редактированием и перенаправлением. Использование реальных примеров и кейсов сделает обучение более эффективным.

6. Уделите время на обучение коллектива информационной безопасности. Важно обеспечить персонал знаниями о том, как защитить данные в новой системе. Тренинги должны охватывать правила создания паролей, предотвращение фишинга и защиту конфиденциальной информации.

Периодически следует проводить тестирования с привлечением «белых хакеров» — сотрудников, прошедших обучение по безопасности. Они смогут выявить уязвимости и предложить улучшения.

7. Обратная связь и улучшение являются важными этапами. Регулярные встречи помогут обсудить возникшие трудности и успешные примеры использования новых инструментов. На основе полученной информации можно обновлять обучающие материалы и подходы к обучению.

Поддержка и сопровождение сотрудников — это ключ к успешному внедрению ЭДО. Назначение ответственных за помощь в работе с системой и создание внутреннего чата или форума для обмена опытом помогут обеспечить постоянную поддержку и решение возникающих вопросов.

Трудности и пути их преодоление

Внедрение новых подходов управления информацией часто сталкивается с различными трудностями, которые можно условно разделить на человеческие и технические факторы. Понимание этих проблем и разработка стратегий для их преодоления помогут обеспечить успешный переход и повысить эффективность работы.

Человеческие факторы

Сопротивление сотрудников — одна из самых распространенных проблем при масштабных обновлениях. Работа с коллективом — то, без чего начать электронный документооборот будет сложно.

• Чтобы преодолеть сопротивление, важно найти надежное программное обеспечение, которое будет интуитивно понятным и простым в использовании.
• Следующим шагом является демонстрация на практике, что работа с новым инструментом не вызывает сложностей. Проводите демонстрационные сессии, где участники смогут увидеть, как легко и быстро выполнять привычные задачи с помощью нового ПО. Например, в одной компании был организован «день открытых дверей», на котором сотрудники могли попробовать новую систему в действии, что снизило их опасения и повысило интерес к изменениям.
• Ключевым элементом успешного внедрения является хорошо спланированное обучение. Рассмотрите возможность найма профессионала, который сможет его провести и будет доступен для консультаций. Это может быть внешний эксперт или опытный сотрудник, который уже знаком с электронным документооборотом.

Технические проблемы

Проблемы с технической часть часто становятся серьезным препятствием, когда идет переход на ЭДО. Вдруг может обнаружиться, что программное обеспечение плохо совместимо, вылетает, а поставщик не спешит реагировать и оказывать поддержку. Все это может приводить к задержкам в работе и вызвать недовольство персонала.

Как предупредить технические проблемы:

• Выделить достаточное финансирование на этапе внедрения. Инвестиции в качественное ПО и оборудование окупятся в будущем. Например, внедрение системы, позволяющей поставить печать, значительно минимизирует необходимость в физической передаче документов. Это не только ускоряет процесс согласования, но и снижает «беготню» по офису в поисках необходимых бумаг.
• Провести тестирование всех систем, чтобы выявить потенциальные проблемы и заранее подготовить решения.
• Наладить сотрудничества с надежными поставщиками и техническими специалистами. Это поможет оперативно решать возникающие вопросы и обеспечит стабильную работу.

Заключение

Мы рассмотрели, как перейти на электронный документооборот. Он существенно повышает эффективность бизнеса, ускоряя процессы, снижая затраты и обеспечивая безопасность данных.

Несмотря на возможные трудности, грамотное планирование, обучение сотрудников и выбор надежного ПО позволяют успешно внедрить систему. Это важный шаг, который помогает бизнесу минимизировать рутинные задачи и сосредоточиться на более значимых целях, повышая конкурентоспособность на рынке.