Компенсации при увольнении и отпускные: все, что нужно знать о расчетах и выплатах
Отпуска: оформляем в 1С:ЗУП
Как приятно звучит это «сладкое» слово — отпуск! Планов на него всегда много, но пролетает он очень быстро. Однако не стоит забывать, что, помимо обычного или основного, есть и дополнительные отпуска, которые не всегда связаны с отдыхом. Для учащихся это время учебы, для работающих пенсионеров, инвалидов возможность как отдохнуть, так и поправить свое здоровье. Все это требует оформления.
Настройка программы. Перед тем как приступать к оформлению, программу 1С:ЗУП нужно настроить на работу со всеми видами отпусков: на вкладке «Настройка» выберите Расчет зарплаты — затем Настройка состава начислений и удержаний — раздел «Отпуска».
Настройка программы для работы со всеми видами отпусков
Вместе с этим сразу же настройте возможность регистрировать в программе различные причины отсутствия сотрудников на рабочих местах. Делается это там же, где и настройка работы с отпусками, только в разделе «Учет отсутствий».
Настройка программы для учета разных причин отсутствия на рабочем месте
Регистрация основного отпуска. После настройки программы можно начислять и оформлять любые отпуска персоналу вашей организации. Самый распространенный это, конечно же, основной — 28 календарных дней. Перечислим вкратце процесс оформления и расчета.
- Написание сотрудником заявления на отпуск.
- Издание приказа на основании заявления.
- Ознакомление уходящего в отпуск под роспись с приказом.
- Внесение информации об отпуске в личную карточку работника.
- Расчет и выплата начисленной суммы.
С более подробным описанием, как в 1С:ЗУП регистрировать основной отпуск, можно ознакомиться в нашей статье.
Оформление дополнительных отпусков. Оно ничем не отличается от оформления основного. Только сначала все виды доп. отпусков, которые будут применяться в вашей организации, добавьте в справочник (вкладка «Настройка» — Предприятие — Виды отпусков). Наиболее часто применяемые в 1С:ЗУП уже внесены.
Предустановленные виды отпусков в программе
Документ регистрации доп. отпуска в программе тот же, что и на основной: вкладка «Зарплата» — Создать — Отпуск либо, как подсказали консультанты Scloud, вкладка «Кадры» (либо вкладка «Зарплата») — раздел «Отпуска» — кнопка «Создать» — Отпуск. Отличие лишь во вкладках в самом документе, потому что дополнительные дни можно приурочить к основному отпуску, а можно оформить и отдельно.
Оформление дополнительного отпуска в программе
Оплату доп. отпуска при условии, что он оплачиваемый, программа делает в этом же документе, только на вкладке «Основной отпуск».
Расчет суммы дополнительного отпуска в документе «Отпуск»
Если дополнительный отпуск является учебным, то в табеле это будет отражено буквой «У».
Отображение учебного отпуска в табеле
Средний заработок: главный камень преткновения при расчете выплат
Все мы иногда отсутствуем на работе по уважительной причине: кто-то уходит в отпуск или болеет, а кто-то едет в командировку или проходит диспансеризацию. В перечисленных случаях, а также при увольнении или рождении ребенка, компания должна оплачивать это время. Тут на помощь приходит показатель средней зарплаты.
Основные правила расчета средней зарплаты стандартные и прописаны в ст. 139 ТК РФ. В большинстве случаев все сводится к тому, чтобы посчитать среднедневной заработок. Однако есть и нюансы, например, если ведется суммированный учет рабочего времени, при котором для определенных случаев считается средняя часовая плата за работу.
Чтобы правильно все посчитать, бухгалтеры руководствуются двумя основными документами:
- Постановление Правительства РФ № 922 от 24.12.2007. Этот документ определяет, как считать среднюю зарплату для большинства случаев: отпускных, командировок, выплат при увольнении;
- Постановление Правительства РФ № 1540 от 11.09.2021. Применяется, если речь идет о больничных, пособиях: декретных и по уходу за ребенком.
В зависимости от того, по какой причине сотрудник отсутствует на работе, правила расчета среднего заработка будут немного отличаться. Главное — знать, каким документом пользоваться в конкретном случае. Но что остается неизменным — это сами ключевые показатели, используемые в расчете.
Основные показатели при расчете среднего заработка
Есть несколько ключевых моментов, от правильного определения которых напрямую зависит точность расчета. Подробно порядок определения прописан в Постановлениях № 922 и № 1540.
Расчетный период. В большинстве случаев берутся 12 календарных месяцев, которые предшествуют месяцу события, послужившего поводом для расчета. Например, событие начинается в июле 2025 года, то расчетный период — с июля 2024 года по июнь 2025 года включительно. А вот при расчете больничных и декретных берутся 730 дней, но из них исключаются дни, перечисленные в п. 17 Постановления № 1540.
Учитываемые выплаты. При расчете средней заработанной суммы учитывается большая часть различных выплат за отработанное время:
- основной оклад;
- премии различной периодичности: месячные, квартальные, годовые и разовые;
- надбавки за сверхурочную работу, за вредность;
- различные доплаты: за мастерство, классность, за совмещение должностей;
- конкретные вознаграждения, которые допускаются в компании и перечислены во внутренних локальных актах.
Не забывайте, что не все премии в полном объеме берутся в расчет. Порядок подробно расписан в Постановлениях № 922 и № 1540 (п. 15 и п. 10 соответственно).
Исключаемые выплаты. Практически из любого правила есть исключения. Так и в расчете средней заработанной суммы есть таковые — не все то, что выплачивается сотруднику, берется в расчет (п. 3 Постановления № 922). В список исключений входят выплаты:
- социального характера — матпомощь, компенсация проезда и питания;
- за периоды, когда человек по факту не работал: отпускные, пособия по больничным, командировочные.
Пересчет при повышении оклада. В обязанность работодателей входит обеспечение должного уровня заработка персонала, чтобы сотрудники не страдали от роста инфляции (ст. 130, 124 ТК РФ). Поэтому в организациях периодически, как закреплено во внутренних актах компании, индексируется оплата труда.
Этот факт также влияет на определение среднего заработка. Как именно — прописано в п. 16 Постановления № 922. Программа 1С:ЗУП делает пересчет автоматически, но важно знать порядок, чтобы контролировать начисления.
С 01.09.2025 года начнут действовать изменения в расчете среднего заработка (Постановление Правительства РФ от 24.04.2025 № 540)
В частности, изменения коснутся выплат, которые нужно брать в расчет, подробно описан алгоритм действий при повышении окладов, а также ввели новое руководство — как посчитать выходное пособие при увольнении.
Неверное определение среднего заработка — вот одна из часто встречающихся причин возникновения ошибок при начислении выплат, которые рассчитываются на его основе. Это происходит из-за различных факторов, о которых можно прочитать в этой статье.
Компенсации при увольнении: что нужно знать
Когда подступает пора расставаться с работой, у человека возникает важный вопрос: «Что мне выплатят при увольнении?». И это нормально, ведь каждому хочется понимать свои права и получить все, что положено по закону.
Увольнение может произойти по разным причинам: по собственному желанию, по сокращению, по соглашению сторон. Однако независимо от причины, сотруднику обязательно положена невыплаченная зарплата, а вот компенсации будут отличаться.
Увольнение по собственному желанию
В перечне компенсаций при увольнении по этой причине появился новый пункт — за отгулы, которыми работник не успел воспользоваться.
За неиспользованные отгулы. Это новая выплата действует с 01.03.2025 по ст. 153 ТК РФ (закон № 339–ФЗ от 30.09.2024). Положена в случае, если за работу в праздничный или свой выходной день сотрудник предпочел вместо двойной одинарную оплату и отгул. Но к дате увольнения эти отгулы использовал не все.
За неиспользованный отпуск. Тут не играет роли, что вы не отработали целый год. Даже если проработали один месяц, и тот — не полностью, все равно положена компенсация за накопленные дни отпуска.
За задержку выплаты при увольнении. По закону с увольняющимся нужно рассчитаться в день увольнения. Но и тут случаются задержки. Сотрудник на законных основаниях может требовать компенсировать такую задержку — за каждый день задержки 1/150 ключевой ставки ЦБ.
Соглашение сторон
Увольнение по соглашению сторон — это особый случай, когда работодатель и работник договариваются обо всех условиях расставания. Помимо того, что положено при уходе по собственному, в этом соглашении может быть прописана и сумма компенсации, которую работодатель готов выплатить.
Законной обязанности предоставить ее нет, поэтому наличие и ее размер полностью зависит от вашей договоренности. Это может быть выгодно сотруднику, так как можно «выторговать» сумму больше, чем положено по закону при других видах увольнения.
Сокращение штата (численности)/ликвидация
При расставании по этому поводу работникам полагается все то, что и при разрыве трудовых отношений по собственному. Плюсом персонал получает еще ряд выплат.
Выходное пособие. По сути это компенсация за то, что человек не по своей воле потерял работу. В последний день работы выплачивается заработок, который равен среднемесячному.
На время поиска работы. Если человек за месяц не нашел работу, он имеет право получить компенсацию в размере среднего заработка и за второй месяц. Иногда служба занятости принимает решение, что и третий месяц поисков работы организация тоже должна оплатить (ст. 178 ТК РФ).
Досрочное увольнение. Об этих поводах разрыва трудовых отношений персоналу сообщают минимум за два месяца. Если увольнение оформляется раньше, чем через два месяца от момента уведомления, то предприятие доплачивает за оставшееся время.
Помните, что работодатель обязан произвести все расчеты в последний рабочий день сотрудника. А чтобы без ошибок сформировать документы в 1С:ЗУП по начислению и выплате любого вида компенсации, обратитесь к специалистам Scloud.
Дата начала отпуска: на что влияет ее корректность
Дата начала отпуска — это не просто число, а ключевой параметр, который напрямую влияет на расчеты.
Расчетный период. Дата начала отдыха в первую очередь влияет на период, заработок за который принимается в расчете. Неточность в этой дате, например не тот месяц указали, и считайте, что весь расчет — одна сплошная ошибка.
Суммы премий, скорее всего, будут взяты в расчет в излишке, а какие-то — в недостатке. Исключаемые периоды могут попасть как отработанные. Как следствие, насчитана неверная сумма, удержан НДФЛ не тот, который нужно. Печальнее всего, что не исключается ошибка в отчетности, которую придется уточнять.
Сроки выплаты. От начала отпуска зависят и сроки выплаты отпускных. Нарушили срок в минимум три полных календарных дня до начала отдыха — готовьтесь к пеням и штрафам. При создании документа «Отпуск» из графика отпусков в 1С:ЗУП программа показывает предполагаемую дату выплаты, на которую стоит ориентироваться.
Обозначение предполагаемой даты выплаты отпускных в документе «Отпуск»
Ошибки в расчетах: что предпринять
Ошибки в расчетах — неприятная, но неизбежная часть работы бухгалтеров. Важно знать, как их исправлять.
Перерасчет. Если ошибка обнаружена до выплаты отпускных, просто исправьте данные в документе «Отпуск» и проведите его заново. Программа автоматически сама пересчитает сумму.
Сторнирование и доначисление. Если отпускные уже выплачены, в 1С:ЗУП используется механизм сторнирования (отмены ошибочной суммы) и доначисления правильной. Сделайте это в самом документе «Отпуск» по гиперссылке «Сторнирование» или на вкладке «Зарплата» — Сторнирование начислений. Далее создайте новый документ «Отпуск», где программа сама пересчитает сумму.
Уведомление сотрудника. Поставьте сотрудника в известность о произведенном перерасчете и объясните причину. Если сумма отпускных оказалась больше, следует излишне выплаченную сумму удержать из последующих выплат с соблюдением ограничений по удержаниям из заработной платы.
Исправление отчетности. Если ошибка повлияла на уже сданную отчетность (6-НДФЛ, РСВ), необходимо подать уточненные сведения.
Наложение отпусков: как избежать этого
Помимо ошибки в самих расчетах может возникнуть такая, как наложение отпуска на больничный или командировку. Оформление отпуска вместо больничного недопустимо, даже если сотрудник письменно просит об этом. В таком случае отпуск переносится (ст. 124 ТК РФ). И вызвать сотрудника из отпуска, чтобы отправить в командировку, нельзя без его на то согласия (ст. 125 ТК РФ).
Сотрудникам одного подразделения законом не запрещено «гулять» в одно время. Только в таком случае производственный процесс может банально встать. Во избежание подобных казусов нужны следующие действия.
Планирование. Для этого и предназначен график отпусков, который составляется минимум за две недели до начала следующего календарного года. График ведется в 1С:ЗУП, что позволит избежать пересечения периодов отдыха персонала.
Проверка в программе. При оформлении отпуска из Графика отпусков программа обычно предупреждает о пересечении с другими кадровыми событиями (командировкой, больничным). Всегда обращайте внимание на такие предупреждения.
Оформление отпуска из документа «График отпусков»
Внимательность. Как бы банально это ни звучало, но при внесении данных будьте максимально внимательны, особенно при ручном вводе дат.
Резюме
Правильное начисление отпускных и компенсаций — это не просто требование законодательства, но и показатель грамотного ведения кадрового и бухучета. Используя функционал 1С:ЗУП, можно значительно упростить эти процессы, минимизировать количество ошибок. Если же возникают вопросы по функционалу 1С:ЗУП или алгоритму отражения той или иной операции в программе, обратитесь за консультацией к специалистам Scloud. Они подробно разберут вместе с вами вашу ситуацию.
Реклама ООО "Сервис клауд"