Как экономить на административных расходах
Источник: Агентство аутсорсинга персонала STH-group
Административные расходы — это те затраты, которые связаны с управлением компанией и поддержанием её функционирования, но не имеют прямого влияния на производственные процессы или продажами. Это могут быть расходы на офис, зарплату административного персонала, программное обеспечение, налоги и другие вспомогательные нужды. Существует множество способов их оптимизации. Подробнее в материале экспертов агентства STH-group.
Оптимизация расходов на офис и оборудование
Снижение стоимости аренды офисных помещений
Один из наиболее значительных административных расходов — аренда офисных помещений. Возможности для экономии здесь есть.
Удаленная работа
Переход на дистанционный формат работы или гибридную модель позволяет существенно снизить расходы на аренду и коммунальные услуги. Многие компании по всему миру уже перешли на удалёнку, сокращая площади офисов и в целом снижая затраты на рабочие места.
Гибкие офисы и коворкинги
Вместо аренды большого офиса можно рассмотреть аренду небольшого пространства в коворкингах, где платите только за используемую площадь и дополнительные услуги.
Энергосбережение
Оптимизация потребления энергии (например, использование светодиодных ламп, энергоэффективных кондиционеров и отопления) может помочь сократить ежемесячные счета за коммунальные услуги. Установка системы контроля за расходом энергии позволит ещё более точно отслеживать и управлять расходами на электричество и отопление.
Модернизация офисного оборудования
Использование современного, более энергоэффективного офисного оборудования также помогает сократить расходы. Например, старые компьютеры и принтеры потребляют гораздо больше энергии, чем новые модели с более низким потреблением. Также стоит обратить внимание на автоматизацию процессов, чтобы уменьшить потребность в бумаге и канцелярских товарах.
Оптимизация зарплатных расходов
Снижение числа административного персонала
Одним из эффективных способов сокращения административных расходов является оптимизация штата. Однако это не всегда означает сокращение персонала — иногда можно перераспределить функции, автоматизировать процессы или использовать более гибкие модели трудовых отношений:
Удалённые сотрудники. Для некоторых административных задач можно нанимать сотрудников на удалённую работу. Это позволит уменьшить расходы на офис и оборудование, а также привлечь более квалифицированных специалистов без географических ограничений.
Частичная занятость. Привлечение сотрудников на неполный рабочий день для выполнения отдельных административных функций может снизить затраты на зарплату. Сегодня часто предлагают работать дома, а в офисе появляться раз в неделю и по необходимости.
Аутсорсинг функций
Снижение затрат на персонал можно достичь через аутсорсинг определённых функций, например:
Бухгалтерия. Вместо того чтобы содержать штат бухгалтеров, можно передать эти функции внешним специалистам.
Юридические услуги. Аутсорсинг юридических услуг поможет избежать необходимости держать юриста в штате. Зачастую специалисты у аутсорсеров сильные и опытные. Это особенно важно, если к работе привлекаются трудовые мигранты, чьи разрешительные документы требуют особенного внимания.
Аутсорсинг в сфере HR и подбора персонала может значительно сэкономить ресурсы, особенно если вам нужно привлечь специалистов на временные или сезонные проекты. Профессиональные агентства уже имеют развитые базы кандидатов, что позволяет им быстрее находить подходящих сотрудников и минимизировать расходы на набор и адаптацию новых работников.
Автоматизация и цифровизация процессов
Внедрение CRM и ERP систем
Внедрение систем для автоматизации бизнес-процессов, таких как CRM (Customer Relationship Management) для управления клиентами или ERP (Enterprise Resource Planning) для управления ресурсами компании, помогает оптимизировать рабочие процессы, снизить количество ошибок и ускорить выполнение задач. Такие системы обеспечивают лучшую видимость и контроль за расходами, помогая сократить административные расходы.
Использование облачных технологий
Облачные решения, такие как Google Drive и другие, позволяют существенно сократить затраты на закупку, установку и обслуживание программного обеспечения, а также поддерживать доступность данных в любой точке мира. Многие малые и средние компании уже перешли на облачные технологии, что позволило снизить затраты на ИТ-инфраструктуру.
Снижение затрат на маркетинг и рекламу
Целевая реклама и аналитика
Использование инструментов таргетированной рекламы в социальных сетях и поисковых системах позволяет значительно сократить расходы на маркетинг. Современные платформы позволяют таргетировать рекламу на определенные аудитории, снижая затраты на широкую и нерелевантную рекламу.
Снижение затрат на печатную продукцию
Все больше компаний отказываются от использования бумажных носителей в пользу цифровых решений. Печатная продукция, такая как буклеты, визитки и рекламные материалы, может быть заменена электронными версиями, где это возможно, что значительно снижает расходы.
К сокращению административных расходов нужно относиться как к плановой задаче, к которой необходимо регулярно возвращаться, чтобы устранять утечки ресурсов. Оптимизируйте затраты комплексно за счет правильной организации рабочего пространства, автоматизации процессов, сокращения излишних штатных позиций и, конечно же, найдите хорошего партнера-аутсорсера, без которого сегодня уже не обходится ни одно успешное предприятие.