Искусство бэкапа: почему теряются данные и как этого избежать

Если компания не имеет надежно хранимых резервных копий, то данные могут потеряться безвозвратно. Это большая проблема для бизнеса любого размера, а наиболее уязвимые сегменты — электронная коммерция (25,26%), финансовые организации (22,63%) и компании из сферы образования (13,16%).

Главные угрозы

Риски для потери данных, которые могут привести к катастрофе, создают как внешние, так и внутренние факторы. Сложно сказать, что из них более опасно. Вот основные причины возникновения таких ситуаций:

• Кибератаки. Сегодня они стали одной из главных угроз для безопасности данных компаний. Злоумышленники применяют множество методов, чтобы проникнуть внутрь системы, украсть или уничтожить важную информацию — эксплуатируют ошибки в программах, вводят в заблуждение пользователей с помощью методов социальной инженерии. Расширяется и арсенал киберпреступников: например, в 2024 году выросло количество инцидентов с использованием вирусов, которые позволяют удаленно перехватить управление и получить полный доступ к данным компании — так называемых RAT-программ. Организации также страдают от вирусов-шифровальщиков и различного шпионского ПО.
  
  Полностью защититься от кибератак практически невозможно, но своевременные меры по защите данных помогут снизить вероятность успеха атаки и минимизировать ущерб — быть готовым к любому развитию событий.
• Отсутствие выстроенных бизнес-процессов и недостаток обучения. Около 91% всех кибератак начинается с фишинговых писем. Это специально составленное письмо злоумышленником, на которое могут «клюнуть» неподготовленные пользователи и впустить в организацию зловредное программное обеспечение. Оно может имитировать контент от сервисов, которыми обычно пользуется сотрудник или, например, выглядеть как сообщение от представителей банка с запросом реквизитов.
  
  Каждая история с потерей данных своеобразна и, когда в компании нет четких инструкций и системного обучения основам кибербезопасности, сотрудники могут хранить пароли на стикере, приклеенном к монитору, передавать конфиденциальную информацию по незащищенным каналам. Необученный сотрудник может случайно скачать вредоносное ПО или открыть чужакам доступ к чувствительной информации компании. Однако потери данных происходят не только по вине злоумышленников, но и из-за ошибочных и, зачастую, непреднамеренных действий самих сотрудников.
  
  Также в большинстве случаев (45%) причиной потери рабочих данных являются сбои в ИТ-системах, поломки устройств или программные ошибки (33%), а четверть (25%) опрошенных признает, что удаляли важные файлы случайно. Ошибки в работе с данными сотрудники могут допускать при очистке дискового пространства, реорганизации файловой структуры, неумелом обращении с базами данных или бухгалтерскими программами, настройке прав доступа или при ручном неправильном бэкапе. От таких инцидентов не застрахованы даже крупные компании: несколько лет назад сотрудник GitLab случайно удалил каталог не на том сервере, и из 300 ГБ данных удалось спасти лишь 4,5 ГБ. Оказалось, что несмотря на наличие системы резервного копирования, она не была настроена должным образом для предотвращения таких ситуаций.
• Злонамеренные действия сотрудников. Сотрудники, имеющие доступ к конфиденциальной информации, иногда намеренно удаляют важные данные. Это могут быть клиентские базы, финансовые отчеты, договоры, стратегические планы и другие ценные документы. Порой причина может быть в увольнении работника или конфликте с руководителем, хуже когда цель — навредить компании за вознаграждение от конкурентов или скрыть собственные неправомерные действия.
• Внешние глобальные факторы. Потеря данных может происходить и из-за принудительного отключения от облачной инфраструктуры западных компаний или блокировки доступа сотрудников организаций из России. Например, недавно девелоперская компания потеряла доступ к проектной документации, которую она хранила в облаке Autodesk — после того, как компания-разработчик заблокировала пользователей, несмотря на использование обходных способов работы через VPN. Такая блокировка может привести к значимой задержке сроков сдачи проектов.

Стратегия защиты

Главный способ избежать потери сегодня — регулярно делать бэкап: создавать резервные копии важных данных на дополнительных, локальных или облачных носителях. А чтобы информация действительно была в безопасности, нужно соблюдать ряд рекомендаций, которые должны послужить основой для внутренних правил организации.

Прежде всего, важно следовать правилу 3-2-1. Для предотвращения потери данных следует создавать три копии на двух разных носителях, а одну из них хранить удаленно — за пределами организации, например, в облачном хранилище. Чем больше копий, тем надежнее хранится информация. Делать резервные копии необходимо регулярно.

Для определения графика следует учитывать динамику бизнеса, тип данных и частоту их обновления. Чтобы выработать подходы к бэкапу, прежде всего необходимо оценить важность информации, ее объемы и потребности в ресурсах для копий. Полное копирование создает дубликаты всех данных, но требует много времени для создания и места для хранения – столько же, сколько занимают исходные файлы. Если ежедневно использовать этот метод, то каждый раз будет требоваться еще одно хранилище.

Чтобы этого избежать можно использовать специальные методы, например, дифференциальное резервное копирование, в котором копии хранят лишь изменения с момента последнего полного копирования и накапливают их, что ускоряет восстановление, но со временем также потребует места. Есть еще инкрементный режим, в котором копии содержат только изменения по отношению к каждой своей предшествующей версии: это экономичнее по ресурсам, но замедляет процесс восстановления, так как потребуется вся цепочка копий.