Бухгалтерский учет в ERP-системе
В мире существуют тысячи ERP систем и все они созданы для оптимизации производств разного масштаба в самых разных сферах. Одна из ключевых возможностей современных ERP — это ведение бухгалтерского учета, контроль за финансовыми потоками организации.
Однако такой функционал может отпугивать руководителей производств, которые не хотят вникать в бухгалтерский учет или доверять контроль финансов сторонней программе.
Эксперты опросили более 50 руководителей малых и средних предприятий и выделили главные преимущества внедрения ERP системы с бухгалтерским модулем.
1. Прозрачность финансовых потоков
С подключением производства к ERP-системе недобросовестным сотрудникам практически невозможно совершать различные махинации с оплатами и списаниями. Каждое действие, счет или платеж должно заносится в систему, а неточность на одном из этапов сразу отражается на остальных.
2. Своевременный контроль и быстрое реагирование
Многие ERP-системы позволяют сохранять данные и автоматически сравнивать их. Благодаря этому руководители могут оперативно отслеживать изменение разных финансовых показателей — закупочных цен от поставщика, отгрузочных цен на готовую продукцию и так далее.
3. Облегчение работы бухгалтеру или человеку, ответственному за финансовое направление предприятия.
Внушительное количество производств до сих пор ведут свою бухгалтерию в таблицах excel. При этом ведение отчетности и сведение всех показателей в ERP-системе всегда занимает в разы меньше времени.
4. И как следствие — Снижение издержек.
Спустя уже 1-2 месяца после переведения бухгалтерской отчетности в ERP систему руководители отмечают заметное снижение финансовых издержек на списания, ошибки подсчетов и т.д.
Но чтобы вышеперечисленные преимущества ведения бухгалтерии с помощью ERP-системы сработали так, как должны, руководителям перед внедрением таких систем важно придерживаться следующих правил.
1. Не усложнять. Если вы новичок с небольшим производством, не стоит сразу расматривать подкючение к сложной и дорогой ERP системе с широким функционалом. Такие обычно предназначены для крупных предприятий. Есть риск потратить большое количество временных, финансовых и других ресурсов, при этом зайти в бухгалтерские дебри и надолго отбить у себя желание работать с ERP системами.
Начните с главного. Вот пример базового функционала, который должен быть в финансовом модуле ERP системы:
Заведение и описание финансовой операции. Например, входящий или исходящий платеж, перевод между счетами, списания.
Разбивка на несколько платежей, внесение дополнительной информации — суммы, даты операции, выбор статьи расхода, возможность добавить комментарий.
Выставление счета на оплату клиенту или поставщику.
Создание отчетов за любой календарный период. Например, отчет ОПИУ, о прибыльности изделий или анализ продаж.
2. На старте возьмите консультацию специалиста. В хороших ERP в покупку базового тарифа всегда входит помощь менеджера. Не пренебрегайте этим. В начале всегда лучше довериться специалисту, чем пробовать разбираться самому и в итоге разочароваться, не достигнув цели.
3. Попробуйте найти ерп с функционалом под вашу сферу. Например, существует ERP система для мебельных производств — ERP Цеховик, а также можно подобрать систему для швейных производств, кулинарных и просто для торговли чем-либо.
В узконаправленных системах, подходящих под ваш тип организации, более направленно спроектирован финансовый модуль, что иногда бывает полезно и удобно.
Учитывая все преимущества ERP-систем с финансовым модулем, а также правильный выбор и внедрение, руководители сходятся во мнении, что такие программы действительно положительно влияют на потенциальные доходы компании и ее конкурентоспособность.