Что такое корпоративная почта и как её создание может помочь бизнесу

Корпоративная почта – это способ связи, который используется для делового общения. Почтовый ящик создается на домене компании, поэтому контактная информация становится способом брендирования. К тому же снижается риск автоматического переноса послания в спам.

Что такое корпоративная почта

Отличие корпоративной почты от личной заключается не только указанием домена в адресе. Есть и другие особенности, дополнительные возможности, которые предоставляются сервисами Gmail, Yandex, Mail.ru и другими. Личный почтовый ящик привязан к человеку, а корпоративный становится собственностью компании и используется только для деловых целей: переписки с партнерами, коллегами, клиентами. Необходимость создать почту для бизнеса https://cloud.mts.by/cloud-services/dopolnitelno/korporativnaya-pochta-v-oblake/ связана с повышением уровня доверия. Другими словами, сотрудники получают уверенность в том, что запросы и инструкции поступают от уполномоченных лиц. Клиенты сразу видят, кто прислал сообщение.

Корпоративная почта повышает безопасность, защищает внутренние каналы взаимодействия и данные от внешних угроз, обеспечивает конфиденциальность информации. Еще одна полезная функция – управление учетными записями.

Преимущества корпоративной почты для бизнеса

Почтовый адрес на корпоративном домене выглядит так: info@company.com. В каждом письме в строке отправителя автоматически присутствует название компании. Это делает почту инструментом продвижения, способствует созданию благоприятного профессионального имиджа, повышению доверия со стороны клиентов и партнеров. Существуют и другие преимущества:

• безопасность и контроль данных – корпоративная почта надежно защищена от утечек информации с помощью встроенных механизмов шифрования, антивирусных и спам-фильтров, предусматривает возможность централизованного управления почтовыми ящиками сотрудников;

• упрощение внутренней коммуникации – корпоративная почта позволяет создавать групповые ящики для отделов, обеспечивать интеграцию с другими бизнес-инструментами, например, CRM, ERP, мессенджерами;

• масштабируемость и удобство – оперативное создание почтовых ящиков для новых сотрудников, поддержка работы с почтой через веб-интерфейсы, мобильные устройства и десктопные приложения;

• юридическая защиты и соответствие требованиям – архивирование писем, соответствие требованиям GDPR и других регуляторов, отслеживание и восстановление переписки при необходимости.

В корпоративной почте можно организовать совместную работу сотрудников с файлами и общим расписанием. Это упрощает обмен информацией, планирование действий. Также есть доступ к автоматизации процессов, использованию переадресации.

Как создать корпоративную почту

Первый этап создания корпоративной почты – выбор провайдера. Здесь следует обратить внимание на предоставление облачного или локального решения. Первое обеспечивает повышенную гибкость и масштабируемость, снижает нагрузку на ИТ-инфраструктуру компании. Следует учитывать обеспечение безопасности данных, функциональность предлагаемой системы, оперативность технической поддержки, а также совместимость с различными клиентами электронной почты, с мобильными устройствами.

Далее выполняется регистрация доменного имени. Необходимо проверить его доступность и провести соответствующую процедуру. После этого настраивается почтовый сервис и подключаются пользователи. При этом каждому сотруднику предоставляется адрес формата yourname@companyname.com. Дополнительно создаются почтовые ящики для техподдержки, для рассылок от имени компании.

Следующий шаг – внедрение политики безопасности и обучение сотрудников. Утечки информации могут оказать негативное влияние на бизнес, привести к утрате репутации, интеллектуальной собственности и доверия клиентов. Поэтому необходимо оценить вероятные угрозы, провести обучение сотрудников основам кибербезопасности, например, распознавания фишинговых писем.

Корпоративная почта – удобный способ связи и возможность обеспечить безопасность компании, конфиденциальность данных. Для предотвращения атак следует внедрить многофакторную аутентификацию и регулярно обновлять программное обеспечение.