Geld sparen: Vier Reisekosten, die Sie von der Steuer absetzen können
Berufstätige haben immer mal wieder Ausgaben zu verzeichnen, die der Arbeitgeber nicht bezahlt. Ein Großteil der Kosten ist steuerlich absetzbar.
Wer beruflich häufiger unterwegs ist, wird es kennen: die Ausgaben unterwegs summieren sich schnell. Nicht immer kommt der Arbeitgeber dafür auf. Das Positive: Viele Kosten können in der Steuererklärung, in der Familien in manchen Fällen ordentlich Geld sparen können, abgesetzt werden. Und zwar als Werbungskosten. Betroffen sind dabei nur Ausgaben, die nicht ohnehin schon vom Arbeitgeber abgedeckt werden. Finanztip.de erklärt dazu: „Die Auswärtstätigkeit muss beruflich veranlasst sein. Das ist der Fall, wenn Sie im Interesse Ihres Arbeitgebers oder Ihrer Arbeitgeberin reisen.“ Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Sie außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte, nämlich Ihrem regelmäßigen Arbeitsplatz, beruflich unterwegs sind.
Reisekosten müssen gegenüber dem Finanzamt dokumentiert werden
Ganz wichtig dabei: Sie müssen alle Ausgaben gegenüber dem Finanzamt dokumentieren können. Das können Sie beispielsweise mithilfe eines Fahrtenbuchs, Tankquittungen, Schriftverkehr, Teilnahmebestätigungen oder Hotelrechnungen. Im Übrigen gelten die Werbungskosten bei Arbeitnehmern analog zu den Betriebsausgaben bei Selbstständigen. Vier verschiedene Arten von absetzbaren Reisekosten gibt es im Wesentlichen:
1. Fahrtkosten
Natürlich können bei dienstlich bedingten Wegen mit dem eigenen Fahrzeug Fahrtkosten berechnet werden. Dabei kann eine Kilometerpauschale verwendet werden – bei einem Pkw liegt diese bei 30 Cent pro gefahrenem Kilometer. Liegen die Kosten bei Ihnen darüber, können auch höhere Forderungen angegeben werden. Das erfordert jedoch einen deutlich größeren Aufwand. Sie müssen Ihre jährlichen Gesamtkosten für das Fahrzeug nachweislich angeben und anschließend den Teilbetrag ansetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Das funktioniert nur mit einem Fahrtenbuch, erklärt Finanztip.de.
Bei Benutzung der öffentlichen Verkehrsmittel in Bezug auf die Arbeit können Sie ebenfalls Ihr Geld zurückerstatten lassen. Auch hier können Sie die Entfernungspauschale von 30 Cent je Entfernungskilometer geltend machen. Hier müssen Sie die Dokumente ebenfalls als Nachweis aufbewahren. Die Grenze des abzugsfähigen Gesamtbetrags liegt bei 4.500 Euro, berichtet das Online-Portal Lohnsteuer-kompakt.de.
2. Übernachtungskosten
In dem seltenen Fall, dass Ihr Arbeitgeber bei einer Dienstreise nicht für die anfallenden Übernachtungskosten aufkommt, können Sie auch diese von der Steuer absetzen. Allerdings gelten dabei nur die Kosten, die Sie alleine für die Unterkunft an das Hotel gezahlt haben, Mahlzeiten fallen dabei raus. Das Finanzamt fordert bei den Übernachtungskosten konkrete Einzelnachweise vom Steuerzahler. Ist es nicht zu ermitteln, wie hoch der Anteil der Mahlzeiten im Gesamtbetrag ist, muss pauschal Geld vom gesamten Preis abgezogen werden. Das sind bei einem Frühstück 5,60 Euro und bei Mittag- beziehungsweise Abendessen je 11,20 Euro. Kosten, die durch eine Begleitperson entstehen, die nicht im beruflichen Kontext mit Ihnen reist, sind nicht von der Steuer absetzbar.
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3. Reisenebenkosten
Nicht nur die Fahrt oder Unterkunftskosten sind steuerlich absetzbar, sondern auch die sogenannten Reisenebenkosten. Dazu zählen laut Finanztip.de unter anderem Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck. Telefonate beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder anderen Geschäftspartnern, Straßenbenutzungs- sowie Parkplatzgebühren. Auch eine von Ihnen abgeschlossene Reiserücktrittsversicherung kann berechnet werden. Privatvergnügen wie Kosten für die Minibar, Massagen oder Pay-TV sind hingegen nicht steuerlich absetzbar.
4. Verpflegungsmehraufwand
Für Essen und Trinken auf dienstlichen Reisen sind feste Pauschalbeträge vorgesehen. Dabei wird zwischen zwei unterschiedlichen Fällen differenziert. 14 Euro erhalten Sie, wenn Sie keinen kompletten Tag, aber länger als acht Stunden dienstlich unterwegs sind. Auch für den An- und Abreisetag bei längeren Reisen gilt dieser Betrag. 28 Euro täglich gibt es hingegen für jeden Tag, an dem Sie mindestens 24 Stunden von Ihrer Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entfernt sind. Auch hier gilt es, die Belege aufzubewahren. In der Bundesregierung wird darüber diskutiert, die Pauschalen auf 16 beziehungsweise 32 Euro anzuheben. Für Reisen ins Ausland gelten ohnehin andere Pauschalen.