Документы 2.0: как современные редакторы меняют подход к ведению бизнеса
Причина №1: уникальные фичи
Разговоры о нейросетях сегодня для многих заменили диалоги о погоде — настолько они стали привычными. Тем не менее они продолжают удивлять. В декабре Яндекс 360 представил первый в мире текстовый редактор со встроенным ИИ. В рамках бета-версии вышли новые Документы, куда интегрировали YandexGPT 4 — модель искусственного интеллекта от Яндекса.
Пользователи получили возможность не только писать тексты по собственным тезисам, но и корректировать их. Все это доступно без знаний специализированных Prompt-команд благодаря интуитивно понятному общению с ИИ-помощником.
Причина №2: гибкость и адаптивность
Гибридная форма работы — главная тенденция постпандемийной эпохи. Все больше компаний организуют либо полную, либо частичную удаленную работу. В таких условиях отлично справляется сервис Документы, который является частью онлайн-офиса Яндекс 360 для бизнеса.
Он позволяет не просто создавать и редактировать текстовые файлы и таблицы, но и экспортировать уже готовые документы всех популярных форматов в собственную экосистему. Никаких проблем при переходе с другого сервиса не возникнет. Кроме того, все файлы находятся в облачном хранилище, поэтому открыть нужный документ можно с любого устройства и из любой локации.
Причина №3: отсутствие привычных ограничений
Тип устройства абсолютно не важен: старый Mac, игровой ПК или «печатная машинка» — главное, чтобы работал интернет. Новые Документы берут всю работу на себя. Размер документа — не проблема: будь это 1000-страничная таблица или полное собрание сочинений Льва Толстого, сервис не подвиснет.
Также Документы удобно использовать для координации работы над проектами. Например, команда разработки маркетинговой кампании должна согласовать текст и смету рекламной кампании. Вместо пересылки файлов сотрудники просто работают в одном файле:
Таким образом соблюдаются высокие стандарты безопасности и конфиденциальности, что позволяет компании соответствовать требованиям регуляторов.
- до 100 человек могут одновременно редактировать текст или таблицу, а также вносить комментарии;
- история изменений помогает отслеживать все правки;
- каждый участник видит и редактирует только те документы, которые ему необходимы для работы.
В результате ускоряется процесс согласования, снижаются риски потери данных при пересылке, а общаться членам команды становится проще.
Причина №4: Ускорение процессов через автоматизацию
Автоматизация рутинных рабочих процессов — важнейшая задача, способная серьезно увеличить производительность. Раньше согласование договора требовало обмена несколькими электронными письмами. Сегодня это можно сделать в один клик. Тексты и таблицы легко направляются на согласование через корпоративную почту.
Так сокращается время на подготовку и согласование документов, минимизируются ошибки, возникающие при ручном вводе, и снижается нагрузка на сотрудников. Это позволяет команде находиться в одной экосистеме, не переключаясь на другие окна и платформы.
Причина №5: безопасность данных
Сохранение конфиденциальных данных — головная боль любой компании. Раньше контролировать оборот важных документов было крайне сложно. Сегодня для этого можно использовать управление правами доступа и функцию шифрования, которые обеспечивают Яндекс Документы. Все данные защищены, а управление доступом позволяет контролировать, кто видит или редактирует содержимое.
Впрочем, есть ситуации, когда и этого недостаточно. И здесь в игру вступают on-premise-решения. Например, компания в финансовом секторе должна готовить отчеты для внутренних нужд и регуляторов — это требует особой конфиденциальности данных. В таких случаях можно использовать on-premise версию Яндекс Документов, которая будет запущена в 2025 году. Чем удобно on-premise решение?
Благодаря использованию ИИ снижается потребность в дополнительных ресурсах, уменьшается время, затрачиваемое на выполнение рутинных операций, благодаря чему сотрудники сосредотачиваются на стратегически важных задачах, а бизнес получает экономию времени и бюджета.
- Сервис развернут на собственных серверах компании, которые находятся на территории страны.
- Данные надежно защищены и не покидают периметр безопасности компании, у которой свои дополнительные требования приватности информации.
- Настраиваются детализированные права доступа для каждой категории сотрудников.
Таким образом соблюдаются высокие стандарты безопасности и конфиденциальности.
Опробовать on-premise от Яндекс 360 для бизнеса можно уже сейчас. Первым решением, поддерживающим локальную установку, стал сервис для работы с интерактивными досками. С помощью таких досок команда может устраивать мозговые штурмы, визуализировать идеи или, например, планировать этапы проекта.
Также важно, что онлайн и on-premise решения от Яндекс 360 для бизнеса сочетаются друг с другом, поэтому образуют гибридные офисы. Они сочетают в себе преимущества обоих решений и подходят крупным компаниям с повышенными требованиями к информационной безопасности.