Оформление командировок в 2025 году: правила, нюансы, риски
Компания КАДИС подготовила обзор ключевых положений законодательства, практических рекомендаций и нестандартных ситуаций из клиентского опыта.
Что считается командировкой?
Командировка — это служебная поездка работника, соответствующая следующим условиям:
- поездка осуществляется по распоряжению работодателя;
- осуществляется вне места постоянной работы;
- связана с выполнением служебного поручения;
- имеет определённый срок.
Допустимые сроки командировки
Максимальный срок командировки не установлен законодательством, однако она не может быть бессрочной. Допустимы как однодневные, так и длительные командировки — главное, чтобы они были обоснованы целями служебной необходимости.
Кого нельзя направить в командировку?
Работодатель не вправе направлять в командировки следующих работников:
- беременных женщин;
- несовершеннолетних (не достигших возраста 18 лет).
Ниже - перечень работников, которых можно направить в командировку только с их согласия, при условии положительного медицинского заключения и ознакомления под подпись с правом отказа от командировки.
- женщин, имеющих ребенка до 3 лет;
- работника, воспитывающего без супруга (супруги) детей до 14 лет;
- работника - опекуна ребенка (детей) в возрасте до 14 лет;
- работника, воспитывающего ребенка (детей) в возрасте до пяти лет без матери;
- работника, имеющего ребенка с инвалидностью;
- работника, осуществляющего уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением;
- работников с инвалидностью;
- родителя, имеющего ребенка в возрасте до 14 лет, в случае если другой родитель работает вахтовым методом или проходит военную службу по контракту;
- работников, имеющих трех и более детей в возрасте до 18 лет, в период до достижения младшим из детей возраста 14 лет.
Отказ указанных работников от направления в командировку не считается нарушением трудовой дисциплины. Такими же правами обладают работники-совместители.
Порядок оформления командировки
Пошаговый алгоритм действий работодателя при оформлении командировки можно представить в таком виде:
1. Издание письменного распоряжения о направлении в командировку
Если локальными актами организации не установлены иные требования, необязательно составлять командировочное задание или выдавать командировочное удостоверение.
2. Выдача аванса на расходы
Как правило, аванс выдается на основании сметы, рассчитанной с учётом продолжительности и направления поездки, наличными денежными средствами или на счет работника (в том числе на зарплатный).
3. Учет рабочего времени в командировке
Поскольку за время командировки за работником сохраняется средний заработок, не имеет значения, сколько часов он отработал в тот или иной день в командировке. Повышенной оплате подлежат лишь те дни командировки, которые пришлись на праздничные и выходные дни.
4. Отчет по командировке
В течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки работник обязан предоставить авансовый отчет и возвратить неизрасходованные денежные средства. В случае невыполнения этой обязанности работодатель имеет право произвести удержания из зарплаты.
Перечень документов, подтверждающих расходы, которые прикладываются к отчету о командировке:
- Документы, подтверждающие расходы на проезд. Например, проездные документы - железнодорожный или авиабилет, чеки об оплате такси; документы об оплате услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей. Проездные документы подтверждают как расходы, так и сроки фактического пребывания работника в командировке.
- Документы, подтверждающие расходы на наем жилого помещения. Расходы на проживание в гостинице в командировке можно подтвердить кассовым чеком или документом, оформленным на бланке строгой отчетности, которые выдаются при осуществлении расчетов за проживание.
- Документы, подтверждающие иные командировочные расходы. Работодатель обязан возместить иные расходы работника, связанные с командировками, при представлении документов, подтверждающих эти расходы. Такими расходами могут быть затраты на телефонную связь, услуги ксерокопирования и т.п.
Практика: нестандартные ситуации и налоговые последствия
Оплата бизнес-залов в аэропортах
Инжиниринговая фирма часто направляла своих сотрудников в командировки по всей России. Многим инженерам приходилось проводить в перелетах больше 50% рабочих дней. Чтобы помочь им качественно восстанавливаться в поездках, директор принял решение оплачивать услуги бизнес-залов в аэропортах. Однако, компания столкнулась с претензиями со стороны налоговых органов. Такие выплаты не освобождаются от НДФЛ, в связи с чем налоговая потребовала удержать налог с этих сумм.
Туристический налог
Дополнительные вопросы у работодателей возникли в связи с введением туристического налога. Контролирующие органы разъяснили: расходы командированного работника по оплате найма жилого помещения, в том числе по оплате суммы туристического налога, учитываются для целей налогообложения прибыли организаций в составе командировочных расходов.
Компенсация питания
Производственная компания сочла нужным выплачивать не только суточные, но и компенсировать расходы на питание. У этого решения была печальная предыстория: попытка командированных сэкономить на питании и пообедать в дешевой закусочной закончилась массовым отравлением, срывом монтажа и пусконаладки оборудования. В дальнейшем директор захотел обезопасить себя от подобных проблем. Условия компенсации расходов на питание прописали в положении о командировках и предупредили работников, что с компенсации придется удерживать НДФЛ. Такая выплата также не входит в перечень освобождаемых от НДФЛ расходов работника в связи с командировкой.
Зарубежная командировка по туристической визе
Агентство, специализирующееся на импорте промышленной техники, оформило директору туристическую визу для участия в зарубежной выставке. Налоговый орган усомнился в правомерности учёта расходов. Однако суд подтвердил, что если цель поездки — служебная, а виза оформлена в силу экономии и срочности, то такие расходы обоснованны и могут быть признаны при расчёте налога на прибыль.
Подводя итог, отметим, что оформление командировок в 2025 году требует от работодателя внимания к деталям: соблюдение трудовых гарантий и ограничений, корректное оформление документов, понимание налоговых последствий нетипичных расходов.