Новый дом для вашего бизнеса – переезд с Creatio на BPMSoft
Существует различное отношение к процессу миграции бизнеса с одной платформы автоматизации на другую: многие компании считают, что это максимально непросто, а некоторые интеграторы еще и завышают стоимость, мнимо усложняя процесс. Где же истина? Давайте разбираться.
1. ЗАВИСИМОСТЬ ОТ ИНОСТРАННОГО ПО ОПАСНА ДЛЯ ЖИЗНИ БИЗНЕСА
В условиях импортозамещения и необходимости соответствия требованиям российского законодательства наблюдается тенденция перехода с зарубежных платформ для автоматизации на локальные. Это логично, ведь использование иностранных систем может нести следующие риски:
недоступность обновлений, повышающая риск взлома и потери данных
отсутствие технической поддержки
ограниченные функциональные возможности системы
невозможность продлить лицензии
несоответствие законодательству Российской Федерации
Схожая ситуация и с Creatio (бывшая Terrasoft) – ранее достаточно популярное заграничное решение сегодня грозит российскому бизнесу всеми перечисленными опасностями.
Однако ситуация не безвыходная. Отечественная компания BPMSoft (входит в ИТ-холдинг LANSOFT) предлагает альтернативную платформу с широким функционалом и высокой производительностью, соответствующую всем необходимым законодательным требованиям.
Неудивительно, что миграция с платформы Creatio на BPMSoft становится все более привлекательной и актуальной для российских компаний. Таким образом, бизнес минимизирует риски, связанные с использованием иностранных продуктов, обеспечивает стабильную работу системы и безопасность данных, плюс повышает эффективность бизнес-процессов.
2. BPMSOFT: НА ЧТО СПОСОБНА ПЛАТФОРМА, СОЗДАННАЯ В РОССИИ
Да, Creatio – это мощная система автоматизации, широко применяемая не только в РФ, но и во всем мире. Тем не менее, BPMSoft не просто предлагает смежные подходы к работе и функционал, но и обладает рядом преимуществ, ориентированных именно на российские компании, становясь рациональным выбором для местного бизнеса.
Гибкость и масштабируемость
BPMSoft способна прекрасно справляться с задачами как небольших компаний со сложными процессами, так и крупных корпораций. К тому же, она позволяет быстро адаптироваться к изменениям бизнес-процессов и расширять решения в зависимости от потребностей. Так, в одном из проектов мы помогли клиенту из агросектора быстро масштабировать систему, успев настроить все необходимое, чтобы компания смогла справляться с сезонными пиковыми нагрузками.
Соответствие законодательству
Платформа полностью отвечает требованиям российского законодательства, включая защиту персональных данных. Это исключает штрафы и проблемы, связанные с несоответствием нормам. Федеральная служба по техническому и экспортному контролю присвоила BPMSoft сертификат по 4 уровню доверия – самому высокому для систем, не обрабатывающих данные, относящиеся к государственной тайне.
Снижение зависимости от иностранных вендоров
Переход на отечественный софт минимизирует риски, связанные с возможными санкциями и изменениями в политической обстановке. BPMSoft входит в Реестр российского ПО и удовлетворяет все современные требования импортозамещения, предоставляя нашим компаниям надежное и безопасное решение для автоматизации бизнес-процессов.
Сокращение затрат
Миграция на BPMSoft может привести к снижению затрат на лицензирование, особенно если ранее использовались иностранные системы с высокой стоимостью обслуживания. Суммы оплат за владение BPMSoft на 30–50% ниже, чем у иностранных аналогов, за счет отсутствия валютных лицензий и нескольких типов лицензирования (облачные, серверные, выкупные и персональные лицензии).
Возможности кастомизации
Платформа BPMSoft предоставляет готовые пакеты продуктов для старта работы бизнеса (маркетинг, продажи и сервис), а также инструменты для гибкой настройки и кастомизации под специфические потребности компаний. Это позволяет создавать уникальные решения без значительных затрат на разработку.
Сообщество пользователей и партнеров
BPMSoft динамично развивается и поддерживается сообществом пользователей и партнеров, что обеспечивает доступ к лучшим практикам, обмену опытом и коллективному решению возникающих вопросов. Также немаловажно, что вендор прислушивается к мнению своих партнеров о подходах к совместной работе, которые зачастую делятся своими конструктивными мыслями на проводимых мероприятиях различного формата.
Быстрый рост
Вендор активно совершенствует свое решение, выпуская обновления продукта и расширяя собственный маркетплейс. С каждой следующей версией пользователи получают не только минимизацию ошибок в системе и ускорение ее работы, но и новые функции, ориентированные на актуальные потребности российских компаний. Вдобавок, всегда можно рассчитывать на качественную поддержку вендора по миграции с Creatio на BPMSoft.
3. НОВЫЙ ДОМ ДЛЯ БИЗНЕСА ИЛИ КАК СПЛАНИРОВАТЬ ПЕРЕЕЗД МЕЧТЫ
Как показывает наша практика, многие компании осознают необходимость перехода с одной системы на другую, но запуск этого процесса тормозят барьеры и страхи. Чаще всего мы сталкивались с такими:
непонимание подхода и отсутствие плана миграции
потеря исторических данных бизнеса
сбои в работе во время миграции
высокие затраты времени и ресурсов
простой бизнеса между отключением старой и запуском новой системы
Давайте проведем параллель с переселением в новый дом (только переезжаете не вы сами, а ваш бизнес). С одной стороны, это шанс начать следующую главу в жизни вашей компании. С другой – вы уже так привыкли к старому, даже если в нем многое нужно поменять и он не отвечает современным нормам безопасности. К тому же, сейчас ваш дом не пустует – в нем живет большая семья (сотрудники компании), поэтому надо переехать быстро и безболезненно, чтобы никто не ночевал на улице и ничьи вещи не потерялись.
Ах да, еще в ваших прежних апартаментах реализованы уникальные идеи (кастомный функционал), которые хотелось бы перенести в новый дом, ведь они настолько облегчают ваши будни! Но предыдущий архитектор (разработчик индивидуальных решений для вашего бизнеса) не может справиться с этой задачей или с ним уже нет связи. В общем, столько сложностей… Как же все лучше организовать?
Переход с одной платформы автоматизации на другую – та же история. Данный процесс требует комплексного подхода, опыта и внимания к деталям: чтобы все прошло безболезненно, необходимо подойти к нему осознанно. Это похоже на выбор между самостоятельным переездом и обращением в специализированную компанию. Миграция в новую систему, даже в схожую по функциональности, тоже влечет риски, особенно, если проводить ее своими силами.
Поэтому мы рекомендуем заранее проконсультироваться с опытными специалистами, узнав все перспективы и подводные камни, а в идеале – полностью делегировать процесс профессионалам. В свою очередь интеграторы, на наш взгляд, должны предлагать клиентам готовые планы миграции, которые охватывают все этапы от первичного анализа до запуска новой системы, понятно объясняя каждый и помогая бизнесу пройти их без стресса и лишних волнений.
4. ДОРОЖНАЯ КАРТА ВАШЕЙ МИГРАЦИИ ОТ ТОЧКИ ДО ТОЧКИ
Процесс миграции с Creatio на BPMSoft с каждым днем все более актуален, поэтому мы решили поделиться своим подходом – возможно, вам пригодятся эти знания при “переезде” вашего бизнеса.
Перед стартом проекта мы проводим установочную встречу с клиентом, открыто рассказывая о всех пунктах пути, которые необходимо преодолеть, чтобы мигрировать, исключив риски из предыдущего раздела данной статьи. Давайте и с вами пройдемся по этим основным этапам.
Аудит текущей системы*
Если вы все же решились на переезд, обязательно, обязательно начинайте с аудита. Мы выполняем его следующим образом:
анализируем текущее состояние замещаемой системы и инфраструктуры клиента
проводим аудит интеграционных процессов, особенно уделяя внимание тем, которые используют внешние “самописные” библиотеки – технически производится декомпиляция
проводим аудит базы данных (представления в базе данных, процедуры, функции и триггеры), если требуется изменение базы данных Microsoft SQL Server на PostgreSQL
составляем техническое задание на миграцию и определяем базовые и критические процессы системы для миграции
Такой анализ позволяет увидеть текущую картину наиболее полно и качественнее спланировать дальнейшие действия.
*Следует учитывать, что в момент запуска процессов миграции требуется остановка любой разработки нового функционала.
Согласование плана и сроков миграции с клиентом
На втором этапе мы разрабатываем дорожную карту проекта с короткими итерациями длительностью 2 недели, а также устанавливаем основные точки контроля и активности клиента на протяжении всего процесса миграции.
Технический процесс миграции
Последовательность наших действий такая:
производим закупку лицензий, помогаем в расчете серверных мощностей, разворачивании и базовой настройке CRM-системы BPMSoft (в случае размещения в инфраструктуре клиента)
преобразуем пакеты системы под платформу BPMSoft с помощью специальной утилиты вендора, созданной для миграции с Creatio, а также скриптов разработки
проводим проверку работоспособности пакетов после преобразования (ручная и индивидуальная доработка пакетов, включая “самописные” библиотеки)
обеспечиваем чистоту и корректность данных (прорабатываем логику дедупликации, очистки и обогащения данных перед их миграцией в новую систему)
производим замену серверных операционных систем и СУБД при необходимости
реализуем тестовую миграцию данных из замещаемой системы в BPMSoft
В результате мы получаем, по сути, копию вашей CRM-системы, уже мигрированную в BPMSoft, но пока только для того, чтобы проверить корректность данных и работоспособность всех процессов вашей прошлой CRM в новой. Вы в это время продолжаете работать в прежней системе. Продолжая аналогию с переездом, можно сказать, что специалисты, которых вы наняли, воссоздали макет вашего старого жилья в реальную величину в мельчайших деталях: мебель, посуда, картины, даже зубные щетки на месте :) После этого они провели множество тренировок по наиболее правильной организации вашего реального переезда, чтобы, когда до него дойдет, все прошло идеально.
Тестирование – обязательная часть миграции
Предельно важно заранее убедиться в корректности работы системы, поэтому особое внимание мы рекомендуем уделять тестированию. В нашем случае оно включает в себя:
проверку основных сценариев работы CRM (регрессионное тестирование)
проверку логов установки мигрированных пакетов функциональности (проверка кода)
проверку корректности миграции исторических данных (сравнение полноты и правильности типов данных)
проверку, проводимую совместно с клиентом (функциональное тестирование)
Если требуется проверить эффективность работы новой платформы под высокой нагрузкой по сравнению со старой платформой, мы проводим нагрузочное тестирование.
Тестирование завершается приемо-сдаточными испытаниями, а после совместной проверки с клиентом корректности миграции на тестовом стенде мы переходим к следующему этапу.
Обучение пользователей работе в новой системе
Несмотря на упомянутую ранее схожесть работы на платформах Creatio и BPMSoft, после “переезда” практически всегда требуется дополнительное обучение пользователей. И это нормально – ведь мы переходим в новую систему, в которой человеку нужно освоиться.
Этот процесс значительно облегчает наш собственный продукт – Мастер обучения.
Пользователь следует всплывающим подсказкам, проводящим его по тем же процессам, с которыми он работал на предыдущей платформе, но уже в новом интерфейсе. Это позволяет минимизировать время на обучение и повысить скорость принятия новой системы.
Альтернативный вариант: мы подготавливаем сопроводительную документацию, в которой подробно и понятным, человеческим языком описываем основные кейсы работы в новой системе.
Продуктивная миграция
На этом этапе мы переносим все данные и настройки в продуктивную среду по заранее отработанному плану на тестовом стенде, описанному выше, после чего запускаем и проверяем все операционные процессы в новой системе BPMSoft.
Еще немного и вы сможете перейти всем штатом в новую систему, но как не потерять те данные, которые сотрудники внесут перед финальным отключением старой CRM? Чтобы минимизировать время "простоя" между переключением из одной системы в другую до минут, мы создаем инструмент цикличной подгрузки "дельты” (данных по всем объектам, измененных за период). Таким образом, если в новой системе по какой-то причине что-то случится во время тестирования на наиболее актуальных данных, мы не столкнемся с отказом процессов бизнеса внутри нее.
На этом миграция завершена – система готова к полноценной эксплуатации.
Поддержка и развитие после миграции
Разумеется, правильный IT-бизнес-партнер не оставляет своих клиентов без поддержки и после завершения миграции. На протяжении согласованного срока мы помогаем клиенту как со всем необходимым обучением, так и с устранением ошибок и доработкой существующих процессов в новой системе. Но мы всегда рекомендуем иметь и развивать компетенции работы с CRM внутри компании – это позволяет не зависеть от системного интегратора после внедрения и производить оперативную поддержку ее функциональности.
5. БЫСТРЕЕ, ЧЕМ ВЫ ДУМАЕТЕ, ДЕШЕВЛЕ, ЧЕМ ОЖИДАЛИ
Несмотря на достаточно продолжительное развитие импортозамещения в РФ, сама услуга миграции с Creatio на BPMSoft еще не так масштабна по количеству реализованных кейсов и их описания. Как следствие, и ценовая политика пока весьма волатильна, динамична и не всегда адекватна – оценивая стоимость проекта, некоторые интеграторы завышают ее, стараясь обезопасить себя от непредвиденных рисков.
Исходя из нашего опыта, в зависимости от текущего состояния Creatio, потребностей бизнеса и сложности проекта, сроки миграции могут варьироваться от 2 недель до 6 месяцев, а стоимость – от 500 тысяч до 4 млн. российских рублей.
Мы можем выделить 4 основных фактора, влияющих на срок и стоимость:
объем пакетов и схем в них
сложные связи между пакетами
сторонние “самописные” библиотеки, которые используют классы Creatio (Terrasoft) – их количество и наличие исходного кода
необходимость переезда на другую СУБД и/или систему (к примеру, с Windows на Linux), что влечет за собой перенос данных вручную
В любом случае при выборе партнера по миграции мы рекомендуем обратить внимание на следующие моменты:
количество реализованных кейсов миграции
сложность этих кейсов
наличие четкого детального плана миграции с пониманием и обоснованием стоимости ее этапов
проведение обязательного аудита системы перед оценкой миграции
открытость партнера в трудозатратах: что он делает с помощью утилиты миграции вендора, а какие работы выполняет своими силами индивидуально для вас
ВЫВОД: “ПЕРЕЕЗД” С ПРОФЕССИОНАЛАМИ – МИГРАЦИЯ БЕЗ СТРЕССА
Миграция с Creatio на BPMSoft – не так страшна, трудна, продолжительна и затратна, как это может показаться. Мы точно знаем из своей практики, что она может быть комфортной и адекватной по срокам и стоимости, когда опытный интегратор берет на себя все сложности, чтобы клиент мог быть уверенным в результате и сосредоточиться на своем бизнесе. Главное – выбрать правильного IT-бизнес-партнера для “переезда”.