ГИС ЭПД становится обязательной: новые правила цифрового документооборота в логистике

С 1 сентября 2025 года в России заработают новые правила (ист.) оформления смешанных перевозок с использованием электронного единого транспортного документа (ЭЕТД). Бизнесу предстоит адаптироваться к жестким техническим требованиям, строгим срокам обработки данных и ограничениям на внесение изменений в документы.

ЭЕТД подтверждает заключение договора перевозки, если груз доставляют несколькими видами транспорта – например, сначала по железной дороге, затем автомобилем. Все участники процесса – грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель – должны будут обмениваться данными через информационные системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Операторы этих систем обязаны передавать сведения в государственную ГИС ЭПД в течение 10 минут после получения.

Формат документа утверждает ФНС. Каждый ЭЕТД получит уникальный идентификатор (УИД). Операторы ИС ЭПД проверяют файлы на соответствие формату, контролируют уникальность УИД и подтверждают подлинность электронной подписи. Если система обнаружит ошибку, участника уведомят в течение рабочего дня, после чего документ придется формировать заново.

ГИС ЭПД дополнительно проверяет последовательность получения файлов и сверяет код оператора с реестром. Если найдет несоответствия, файл сохранят, но не станут обрабатывать – он будет храниться в системе четыре месяца.

Ключевое ограничение – запрет на внесение изменений в критичные данные. Ни грузоотправитель, ни перевозчик не смогут скорректировать сведения о передаче груза, оговорки при приеме или выдаче, а также информацию о получении товара грузополучателем. Если в процессе транспортировки потребуется изменить пункт назначения или получателя, придется формировать отдельный файл с подтверждением перевозчика.

Все файлы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью, за исключением случаев, когда документы подают физические лица или представители по доверенности – им разрешено использовать неквалифицированную подпись. Доверенности в электронной форме необходимо передавать в машиночитаемом виде.

Технические требования к ГИС ЭПД предполагают круглосуточную обработку документов, при этом система должна отвечать не более чем за 10 секунд. Хранить ЭЕТД будут пять лет. Важное ограничение – запрет на шифрование файлов при отправке в ГИС ЭПД. Кроме того, финансовые данные не должны передаваться грузополучателю или третьим лицам.

Новые правила создают единый цифровой регламент для смешанных перевозок, что, по замыслу регуляторов, повысит прозрачность документооборота и контроль со стороны государства. Однако бизнесу уже сейчас стоит готовиться к переходу на новый формат – проверять совместимость своих систем с ГИС ЭПД, настраивать автоматизированный обмен данными и учитывать жесткие сроки обработки документов.

Напомним, с сентября 2026 года все участники рынка грузоперевозок в России будут обязаны использовать электронные транспортные накладные (ЭТРН). Соответствующие поправки в Федеральный закон №87 «О транспортно-экспедиционной деятельности» станут частью масштабной реформы отрасли, направленной на повышение прозрачности и выведение компаний из тени. LR

Фото: © Katsiaryna Repich / Фотобанк Лори