Обзор Weeek — универсального таск-менеджера для командной работы

Редакция Лайфхакера протестировала множество таск-менеджеров — не только для наших читателей, но и для организации собственной работы. Мы в разное время вели задачи в Trello, AirTable, ClickUp, но последний перестал работать с российскими пользователями — пришлось искать замену. Одной из альтернатив был сервис Weeek. В этом обзоре я расскажу, как мы перенесли туда наши процессы и какие выводы из этого опыта сделали.

Что такое Weeek

Weeek — это российский сервис для управления задачами и проектами. Слово «российский» я упомянула не случайно: инструмент работает без VPN и принимает оплату от пользователей из РФ. В какой-то момент это стало весомым преимуществом. 

По своим функциям Weeek довольно гибкий и скорее подстраивается под процессы команды, чем навязывает собственные правила. В вашем распоряжении несколько внутренних сервисов: 

• Задачи. Здесь можно создавать проекты, доски и сами задачи, а также работать с ними в любой удобной вам методологии, например Agile, Scrum или канбан.
• База знаний. В Weeek есть встроенный редактор, в котором можно создавать и хранить любые внутренние документы. 
• CRM. Если вам нужно вести базу клиентов, строить воронки и получать аналитику, Weeek такое умеет.
• Пользователи. Здесь настраиваются доступы, но в скором времени будет всё, что касается работы с командой и HR-направления. 
• Аналитика. Содержит отчёты по проектам и сотрудникам. Помогает оценить их активность и эффективность.

Weeek доступен для пользователей в веб-версии, а также есть приложения для популярных платформ (Windows, macOS, Android, iOS). 

Основные функции Weeek

Рассмотрим более подробно те возможности, которые нам удалось активно применить в работе. 

Создание рабочего пространства

После регистрации в сервисе необходимо создать рабочее пространство — внутри него живут проекты и задачи. Пространств может быть несколько, например одно для рабочих задач, другое — для личных. Именно к нему привязывается команда, размер хранилища файлов и в итоге тариф. 

После того как пространство готово, можно заводить проекты, доски и задачи — или переносить их из другого сервиса.

Импорт задач 

Корректный импорт данных очень экономит время, избавляет от лишней ручной работы и снижает риск ошибок при переносе задач. В Weeek предусмотрена миграция из популярных сервисов: Jira, Trello, Notion, Asana и ClickUp. Последний — как раз наш случай.

Мы воспользовались инструкцией и запустили импорт. На миграцию всех данных у нас ушло несколько суток. Результат получился хорошим: перенеслись проекты, задачи и даже пользователи. Из недостатков: описания задач не всегда выглядели корректно, не перенеслись текстовые документы и формы, а также некоторые приватные проекты и задачи. Однако это всё мелочи по сравнению с полной самостоятельной настройкой. 

Гибкая настройка доступов

В Weeek все пользователи делятся на участников команды и гостей. 

Гости видят только те папки, проекты и доски, к которым им открыли доступ. Это удобный способ подключить к задаче подрядчиков и дать ровно столько информации, сколько нужно для работы. Отдельный бонус — на некоторых тарифах гостей можно добавить бесплатно. 

У остальных пользователей выделяются три стандартные роли: участник, админ и суперадмин. Разница между ними — в доступе к настройкам пространства, счетам и оплате, возможности добавлять новых пользователей. 

Также здесь можно создать собственную роль — задать ей название и указать набор возможностей. Пригодится для нестандартных сценариев работы. 

Пользователей можно объединять в команды — публичные, в которые могут вступать все, или приватные, которые доступны по приглашению. Такая группировка упрощает добавление исполнителей к проекту и настройку доступов.

Управление проектами

В сервисе «Задачи» есть своя иерархия: папки → проекты → доски → задачи. 

• Папка объединяет несколько проектов, связанных темой или командой. Например, у нас в папке «Контент-планы авторов» находятся проекты с планами каждого из них.
• Проект может содержать несколько досок. Например, в проекте «Контент-план» есть своя доска для каждого месяца. 
• Доска содержит задачи. Их можно выводить как список, календарь на неделю или месяц, канбан-доску, диаграмму Ганта. Выбирайте представление в зависимости от сложности проекта и собственных предпочтений. 

Кстати, если вы любите работать по методу канбан, то есть удобная функция WIP-лимитов. Можно ограничить количество задач в работе на каждом из её этапов. Это помогает лучше контролировать загрузку команды и приоритизировать таски. 

Работа с задачами

Задача — ключевой элемент системы. Создать её просто: заполняете название, назначаете исполнителя, выбираете тип (действие, встреча или звонок) и устанавливаете дедлайн. По умолчанию в карточке есть набор стандартных полей, например: «Приоритет», «Теги», «Оценка времени». Но вы можете добавить и кастомные — в зависимости от своего проекта.

Также к задаче можно приложить все необходимые материалы, оставить комментарии, добавить связанные задачи и зафиксировать потраченное время. А если что-то будет корректироваться, то всё отразится в истории изменений. 

При работе над объёмными тасками можно использовать подзадачи. Разбейте процесс на составляющие и задайте для каждой дедлайн и исполнителя. При этом сама задача может выводиться сразу в нескольких проектах, что очень удобно, если над ней трудится несколько команд. Например, в работе над текстом нам требуется помощь коллег-иллюстраторов. Мы ставим подзадачу так, чтобы она отображалась и в контент-плане, и в отдельном проекте команды. 

Задачи можно сортировать при помощи фильтров, например по исполнителю, по тегу или по приоритету. Такое представление можно сохранять на уровне пользователя, что позволяет гибко настроить всё под свои нужды и не мешать при этом коллегам. Однако есть и ограничения: если вы используете кастомные поля, то фильтрация по ним может быть недоступна. Например, в наших задачах есть два поля с датой, а сортировка возможна только по одному — системному. 

Из удобного: в Weeek можно создавать задачи, которые будете видеть только вы. Для этого нужно просто нажать на кнопку «Приватность». Такие таски будут всегда в доступе на вкладке «Мои задачи».

Автоматизации 

Некоторые процессы можно упростить при помощи автоматизаций. В Weeek они делятся на два типа.

• Автоматизация в колонках. При попадании на определённый этап задача может менять свои параметры (исполнителя, тип, дедлайн и так далее), закрываться или удаляться. Это пригодилось нам в работе редакции: задачи на тексты в колонке «Опубликовано» автоматически закрываются. 

• Автоматизация в задачах. Вы можете сделать так, чтобы просроченные задачи сами переносились на следующий день. При этом в карточке появляется красный счётчик — он показывает, на сколько дней вы её задержали, так что срыв дедлайна не останется без внимания. 

Ещё один сценарий автоматизации — повторяющиеся задачи. Нам они идеально подходят для ежемесячных отчётов или для календаря инфоповодов — можно один раз внести события, и они повторятся через год. 

Документы и формы

В Weeek можно организовать не только задачи, но и базу знаний — для этого есть одноимённый сервис. Он содержит интуитивно понятный блочный редактор, с помощью которого легко создавать внутренние инструкции или отчёты с добавлением изображений и видео. Отдельно предусмотрен импорт из Notion, так что если раньше хранили документы там, задача упрощается. 

Не запутаться в инструкциях помогает навигационная панель с папками слева. А если захотите с кем-то поделиться документом — можно сделать его публичным и отправить даже тем, кто не является пользователем сервиса. 

Также в Weeek можно создавать формы. Они не входят в сервис «База знаний» и доступны в меню в правом верхнем углу экрана. Однако тоже могут быть очень полезны для работы с командой или HR-процессов. 

Гибкие уведомления

Пропустить задачу в Weeek практически невозможно. Сервис может отправить пуш-уведомление, имейл, сообщение в Telegram, VK или Slack — в общем, куда вам удобно. При этом в настройках можно выбрать, по каким вопросам вас стоит беспокоить, а по каким нет. Например, я отключила уведомления о том, что к рабочему пространству присоединился новый пользователь. Но обо всех движениях моих задач я получаю пуш. 

Интеграции с другими сервисами

В Weeek можно подключить разные календари — от Google и «Яндекса» до Apple или CalDav. Интеграция может быть односторонней и двусторонней, то есть можно просто видеть события из своего календаря в Weeek или сделать так, чтобы новые задачи или встречи из Weeek попадали в календарь.

Также доступны сервисы для совместной работы: «Google Документы», «Google Таблицы», Miro, Figma. Вы буквально можете встроить сторонний файл в интерфейс Weeek и держать всё под рукой.

Дополнительные функции Weeek

У сервиса есть несколько необязательных, но милых дополнений, которые помогают работать эффективнее. 

• Встроенный таймер Pomodoro. Это знакомый многим инструмент для сосредоточенной работы интервалами: 25 минут трудитесь, 5 минут отдыхаете. Тайминг настраивается — можете сделать любой параметр больше или меньше. 
• ИИ-помощники. В Weeek есть ИИ-ассистент, которому можно задать вопросы по использованию сервиса, а также встроенный YandexGPT. Ещё одна интеграция, которая позволит не переключаться между разными инструментами. 
• Медитации. Это страничка, где собраны разные упражнения и практики, например дыхательная гимнастика, наблюдение за мыслями, поддерживающее прикосновение. Большинство из них озвучены и сопровождаются визуальным образом — пульсирующей точкой или цветком.

Цены и тарифы Weeek

Сервис предлагает четыре тарифа.

• Free: бесплатный. Подойдёт для личного использования или маленьких команд до пяти человек. 
• Lite: от 199 рублей за человека в месяц. Позволяет подключить команду до 10 человек и построить до 10 воронок в CRM. 
• Pro: от 399 рублей за человека в месяц. Подходит для растущих команд. Минимум ограничений, позволяет добавить до 20 гостей (за них вы не платите). 
• Business: от 450 рублей за человека в месяц. Вариант для больших команд. Более гибкие возможности, приоритетная поддержка и до 200 гостей.

Это довольно гуманные расценки. Например, ClickUp на бизнес-тарифе просит 12 долларов за пользователя, а Kaiten — 580 рублей. 

Наши впечатления от Weeek

Плюсы

• Универсальность. Инструмент подходит для разных команд и позволяет создать единое рабочее пространство для всей компании. У нас в Weeek живёт не только редакция, но и коммерческий продакшен, разработка, дизайн, HR, документооборот.
• Гибкость. Сервис даёт много инструментов, чтобы настроить всё под задачи команды и под конкретного пользователя. 
• Простота освоения. У Weeek понятный интерфейс, подробная база знаний и быстрая поддержка. 
• Интеграции с популярными сервисами. Добавить «Google Документ» в Weeek и редактировать его прямо там — 10 из 10. 
• Удобные уведомления. В вашем распоряжении разные варианты — от стандартных пушей до уведомлений в Telegram. 
• Статус отечественного ПО. Сложно переоценить этот факт, когда многие привычные сервисы ушли с российского рынка и не дают заплатить им денег, даже если хочется.
• Стоимость. Приемлемые расценки по сравнению с конкурентами. 

Минусы

• Простые автоматизации. Нам не удалось воспроизвести некоторые более сложные сценарии из нашего прошлого таск-менеджера ClickUp — часть работы стала ручной. 
• Ограничения в работе с кастомными полями. По ним не всегда работают фильтры и сортировки, это снижает удобство использования.
• Невозможность массового редактирования задач. Если вы ставите таски десятками, как мы в редакции, эта опция сильно облегчает жизнь. 
• Дополнительные функции, которые могут казаться лишними. Без медитаций в таск-менеджере точно можно обойтись, но почему бы и нет. 

Кому подойдёт Weeek

Сервис наверняка зайдёт небольшим и средним командам с разнообразными задачами: можно настроить процессы для маркетинга и редакции, дизайна и разработки, продаж и HR. При этом Weeek балансирует между доступностью и функциональностью. Тут легко реализовать типовые сценарии и подкрутить их под себя, но если ваши процессы очень специфические или вам нужны хардкорные автоматизаци, можно присмотреться к Kaiten или ClickUp, если вы не в России.