Автоматизация закупок и взаимодействия с поставщикам

Автоматизация бизнес-процессов до недавнего времени была актуальна преимущественно для субъектов крупного предпринимательства. Сегодня этот тренд распространяется в том числе на малый и средний бизнес, а также госструктуры. Отчасти это связано с потребностью организаций в сокращении расходной части бюджета, а работа с поставщиками и заказами является той областью, где есть на чем экономить.

Применительно к бизнесу потребность в автоматизации процессов возникает, как правило, по мере развития предприятия. Расширение ассортимента продукции увеличивает количество работ, связанных с приемкой и учетом, а чем выше затраты, тем больше требуется инструментов для достижения прибыли. Автоматизация помогает решать все эти задачи. Она бывает нескольких уровней:

• Частичная — в автоматическом режиме происходит построение отчетов о выручке, сбор данных о продажах, подсчет себестоимости и наценок, а также другие внутренние процессы. Приемка автоматизирована отчасти, так как некоторые поставщики предпочитают бумажный документооборот.
• ЭДО — автоматизация взаимодействия между поставщиками и заказчиками, которая полностью исключает использование бумажной документации. В этом случае накладные приходят в электронном виде, учетная система автоматически добавляет приобретенные продукты к имеющимся остаткам.
• Автозаказ — выбор и заказ необходимых товаров, формирование заявки и отправка ее поставщику выполняются в автоматическом режиме. Взаимоотношения заказчика и исполнителя происходят исключительно в онлайн-режиме.

Хорошим подспорьем частному бизнесу и государственным организациям становятся комплексные решения по подбору контрагентов. Они обеспечивают прозрачность взаимодействия сторон в процессе закупок, помогают искать подрядчиков, выполнять автоматизацию заказов поставщикам, контролировать расход финансовых средств и исполнение обязательств по договорам. Онлайн-платформы, разработанные на базе low-code технологий, быстро развертываются и адаптируются под нужды конкретного заказчика. При этом подобные системы могут быть интегрированы в информационное пространство других программных сред, что упрощает автоматизацию бизнес-процессов.

Порталы поставщиков, ERP- и SRM-системы актуальны для разных категорий клиентов. Крупные холдинги и группы компаний посредством таких решений способны осуществлять стратегическое управление закупками, выбирая наиболее подходящие условия взаимодействия с контрагентами. Государственные учреждения и субъекты среднего предпринимательства получают возможность экономить время и оперативно отслеживать актуальную информацию о товарах, контрактах, условиях поставок и так далее. А обособленные подразделения коммерческих предприятий и госструктур, в свою очередь, могут использовать единую платформу для осуществления закупок в небольших объемах и автоматизации рутинных процессов.