Какая HR-система подходит для вашего бизнеса?
Источник: Talantix
В России растёт спрос на HR-менеджеров с навыками автоматизации: в 2023 году на hh.ru было открыто на 47% больше таких вакансий по сравнению с 2022 годом. Это каждое третье предложение для специалистов по управлению персоналом. Беспрецедентный кадровый голод подталкивает бизнес к автоматизации процессов найма, и спрос рождает предложение. Сегодня в России доступны десятки специализированных систем и универсальных all-in-one HR-решений. В чём заключаются их плюсы и минусы и что подойдет для цифровизации процесса работы с персоналом именно в вашей компании, разбиралась Марина Хадина, директор по развитию CRM-системы Talantix (входит в HR-экосистему сервисов hh.ru).
Best-in-class: под каждую задачу — свое решение
Специализированные HR-системы (best-in-class) — это решения, предназначенные для цифровизации конкретного направления работы с персоналом или даже задачи. Например, это может быть подбор сотрудников (рекрутинговая CRM-система), кадровый документооборот (КЭДО), адаптация, обучение и развитие сотрудников (LMS) или же решение точечной задачи, например, проведение тестирований. Кстати, исследование нашей команды Talantix показало, что спрос на знание и умение работать в специализированных HR-системах растёт. Так, в 2023 году потребность российского бизнеса в специалистах со знанием КЭДО выросла сразу на 97%, в экспертах по автоматизации подбора — на 48%, а в специалистах со знанием ИТ-решений для адаптации — на 29%.
Подобные профессиональные решения идеально подходят для компаний, имеющих уникальные потребности в HR. Например, если ваш бизнес на данном этапе развития ориентирован на быстрый набор талантов и расширение команды, то оптимальным выбором может стать CRM-система для управления подбором.
Преимущества специализированных HR-систем:
Глубина функциональности. Поскольку эти системы сосредоточены только на решении конкретной задачи, то они предлагают более технологичные инструменты с максимально проработанными уровнями и сценариями работы, учитывают контекст и сферу применения, соответствуют ожиданиям и потребностям профессиональных HR-специалистов. Это означает, что какое бы направление вы ни оцифровывали, можете быть уверены — специализированные системы помогут решить максимум задач и с высокой эффективностью для вашей компании.
Постоянное пополнение и обновление инструментов. Это преимущество вытекает из первого: скорость развития таких сервисов на порядок выше, чем у комплексных решений: такие системы быстро адаптируются под запросы целевой аудитории, учитывают актуальные тренды и явления как в работе с персоналом на разных этапах, так и на рынке в целом, и внедряют новые инструменты. Почему это плюс? Потому что потребности вашей компании тоже растут и меняются со временем, и специализированная HR-система сможет удовлетворять их своевременно и эффективно.
Гибкость интеграции. Как правило, такие системы легко интегрировать с другими сервисами, которые применяет HR-команда, используя API. Например, благодаря этому технологичному инструменту информация из кадровых и внутренних систем учёта заявок на открытие новых вакансий автоматически загружается в вашу рекрутинговую систему. Тот же API позволяет передавать данные из неё в нужный вам сервис: например, в систему кадрового документооборота, адаптации и обучения новичков. Подобная гибкость гарантирует, что вы сможете создать единую бесшовную цифровую HR-экосистему внутри компании, объединить все используемые решения и процессы без ограничений.
Простота использования. Преимущество специализированных систем — их простота и удобство, ведь они, в отличии от многофункциональных решений, предназначены для выполнения одной ключевой функции. Внедрение и освоение обычно происходит очень быстро. Как контрпример можно вспомнить тот же SAP — сложное многоступенчатое программное обеспечение, для работы в нём требовалось полноценное обучение.
Цифровизация в нужном вам темпе. Использование HR-системы для конкретной задачи или направления работы с персоналом даёт возможность постепенной HR-цифровизации процессов в соответствии с индивидуальными потребностями и приоритетами вашего бизнеса. Как итог это позволяет последовательно использовать ресурсы компании и снизить зависимость от одного поставщика ПО.
Ограничения специализированных HR-систем:
Фрагментированный рабочий процесс. Использование нескольких систем с развитием компании может привести к раздроблению рабочего процесса и неудобству. Поэтому лучше стараться внутри функции иметь хотя бы одно решение, а с ростом компании и HR-процессов оптимизировать отдельные решения в пользу основного.
Ресурс ИТ-команды на каждую интеграцию. Хоть и небольшой, но этот ресурс необходимо заложить в планы на развитие ИТ-инфраструктуры. Иногда продукты делают объединяют свои разные решения или делают готовые интеграции. Так, в CRM-системе Talantix реализованы готовые интеграции с сервисами Авито, telegram и др., - так клиенты получают готовое решение без необходимости делать свои интеграции в этом месте.
All-in-one: комплексный подход
Универсальные HR-решения (all-in-one) — это программное обеспечение, которое предлагает полный набор инструментов для решения основных HR-задач: от подбора персонала до мониторинга вовлечённости уже нанятых сотрудников, их развития и повышения эффективности. Такие сервисы работают в формате «единого окна» — для решения всех вопросов, связанных с сотрудниками в вашей компании.
Преимущества универсальных all-in-one HR-решений:
Объединённый функционал в едином сервисе. Набор цифровых инструментов в одной системе значительно упрощает совместную работу HR-команды. Сотрудники могут получить доступ ко всем инструментам, которые необходимы им для работы, без переключения между разными системами. Это экономит рабочее время и повышает общую эффективность.
Экономия средств. В отличие от покупки нескольких сервисов, необходимых при использовании одноцелевых программ, приобретение универсальной HR-системы может привести к потенциальной экономии для вашей компании. Однако стоит выбирать сервис, который, действительно, позволит решить все задачи в рамках работы с персоналом, и в то же время не будет избыточным.
Удобный путь для пользователей. Использование единого комплексного решения — более комфортный и удобный пользовательский опыт: единый кабинет, где собрана вся необходимая информация, индивидуальный план развития и назначенное обучение, кадровые документы, план отпусков и многое другое. В свою очередь, кандидат, который только принял оффер, сразу может получит план адаптации и пройти пребординг.
Демократизация аналитики. Возможность собирать и анализировать данные по всем направлениям в едином решении — значимая ценность для работы HR-команды. Это и улучшает само восприятие HR-аналитики как необходимого компонента рабочего процесса, и повышает её вес при принятии решений. В то же время в узкоспециализированных сервисах есть API, который поможет собирать и бесшовно передавать качественные данные в единый аналитический инструмент или приложение для мониторинга ключевых показателей.
Ограничения универсальных all-in-one HR-решений:
Поверхностная функциональность. Комплексные HR-системы охватывают разные, но лишь основные функции, их глубина может быть недостаточной, а уровни настройки — не настолько проработанными, как у отдельного специализированного сервиса. Максимально охватить интересы самых разных компаний в рамках одного стандартного подхода, как правило, невозможно.
Интерфейс. Решения all-in-one часто имеют более сложный интерфейс— из-за широкого охвата функций. Это может привести к увеличению времени адаптации в нём и снижению начального уровня внедрения.
Ограниченная настройка. Поскольку многофункциональные решения предназначены для параллельной оцифровки различных HR-процессов, они могут не обеспечивать такую же гибкость, как специализированные системы. Это может быть недостатком, если ваши конкретные задачи выходят за рамки возможностей универсального решения.
Зависимость от одного поставщика. Это ограничение очень ярко проявилось, когда ряд разработчиков и вендоров ПО приняли решение об уходе с российского рынка. Но риски связаны не только с “гражданством” поставщика — компания может перепрофилироваться или закрыть продукт, наконец, может просто значительно изменить условия предоставления услуг, что окажется критичным для вашего бизнеса и повышает риски приостановления работы HR-команды.
Затраты на то, что не нужно. Многие из комплексных систем управления персоналом содержат разнообразные инструменты, которые или не всегда нужны, или не адаптированы к потребностям конкретной компании. Если на данном этапе развития вашего HR-направления в них нет необходимости, а отключить их невозможно, то, вероятно, пока такие системы не для вас.
Аналитика HR-цифровизации в России показывает, что пока лишь единицы компаний предлагают комплексные решения. Причем растёт этот сегмент медленнее, чем ниша специализированных систем и сервисов Так, согласно данным Smart Ranking, сегмент комплексных HR-решений в 2023 году вырос только на 31% по отношению к 2022 году. А, например, рост в КЭДО (кадрового электронного документооборота) — в два раза.
Всё это говорит о том, что сейчас — лучшее время, чтобы применять специализированные системы под актуальные и нужные для бизнеса направления работы с персоналом. Более того, высокая индивидуализация таких сервисов и комбинация их друг с другом помогут не только в цифровизации HR-процессов, но и в устойчивом развитии бизнеса.
Вместо выводов:
Нет плохого или хорошего решения. Есть те, которые подходят под ваши задачи и условия компании уже сейчас или пригодятся уже завтра. Всё зависит от потребностей вашего бизнеса, профессионального уровня и предпочтений вашей HR-команды и сложности вашей ИТ-инфраструктуры. Как специализированные системы, так и комплексные решения имеют свои преимущества и ограничения. Тщательно рассмотрев свои задачи и цели, вы сможете сделать лучший выбор HRtech-сервиса для своего бизнеса.