11 вопросов об электронной подписи для бизнеса

Рассказываем, как выпустить КЭП и не ездить для этого в налоговую.

Материал подготовлен при поддержке «СберБизнеса».

Квалифицированная электронная подпись для бизнеса — инструмент, который упрощает сдачу отчётности в контролирующие органы и обмен документами с контрагентами. Получить КЭП можно только в удостоверяющем центре Федеральной налоговой службы или организациях, которые выступают её доверенным лицом. Их в России всего шесть, одна из них — «Сбер». Сейчас банк для предпринимателей «СберБизнес» предлагает компаниям и ИП оформить квалифицированную электронную подпись бесплатно.

Узнали у эксперта банка, как работает КЭП и как её выпускают. Вот о чём мы поговорили:

Квалифицированная электронная подпись — это цифровой аналог собственноручной подписи. Технически КЭП состоит из двух элементов: сертификата с информацией о владельце подписи и ключа, который подтверждает подлинность подписи.

Когда говорят про получение или оформление КЭП, то имеют в виду получение сертификата. Ключ ЭП хранится на токене — специальном USB-носителе информации, внешне похожем на флешку. Память токена имеет защищённую область, а внутреннее устройство носителя напоминает микрокомпьютер.

КЭП имеет ту же юридическую силу, что и обычная подпись. Поэтому использовать квалифицированную электронную подпись можно для множества ситуаций как внутри компании, так и за её пределами:

Особенность КЭП для бизнеса в том, что руководитель организации или ИП может иметь только один действующий сертификат КЭП, а при получении нового предыдущий прекращает своё действие.

Нет, они ничем не различаются. Но, чтобы получить КЭП, руководителю компании или предпринимателю нужно пройти идентификацию. Если получать КЭП в инспекции, нужно лично посетить ФНС. В Москве сертификаты выдаёт только одна инспекция — ИФНС № 46, в которой можно столкнуться с очередями. А в некоторых регионах таких инспекций ФНС вовсе нет.

При оформлении КЭП через «Сбер» заявление можно заполнить онлайн, а пройти идентификацию — в любом из 5000 офисов банка. Выдача электронной подписи бесплатная и займёт 10–15 минут. Понадобятся паспорт, номера СНИЛС и ИНН. После этого подписью можно пользоваться 15 месяцев, а когда её срок будет подходить к концу, необходимо получить новую КЭП.

Для работы с КЭП нужно настроить рабочее место. Под этим понимают установку специальных расширений для браузера, например плагина «КриптоПро CSP». Предприниматель может установить расширение самостоятельно, в «Сбере» для этого разработали подробную инструкцию.

При получении КЭП через «СберБизнес» проверка и настройка технических параметров компьютера клиента происходит на этапе подачи заявки онлайн. Любые возникшие вопросы можно закрыть на линии поддержки по телефону 0321 (звонок с мобильного). Специалисты проконсультируют по работе с электронной подписью и помогут настроить рабочее место. Звонки принимаются круглосуточно.

Нет. Получение электронной подписи по доверенности строго запрещено. «Сбер» выдаёт сертификаты от имени ФНС только индивидуальным предпринимателям и руководителям юридических лиц и строго при их личном присутствии.

Чтобы выпустить КЭП для бухгалтера или другого сотрудника, нужно обратиться в любой аккредитованный Минцифры коммерческий удостоверяющий центр. Сейчас такая аккредитация есть у 41 компании.

Обычно сложностей нет, но есть два распространённых препятствия. Первое — заявитель не проходит проверку ФНС России из-за устаревших данных (например, старого номера паспорта). В этом случае предпринимателя попросят обратиться в налоговую, чтобы обновить сведения.

Второе — не получается записать сертификат ЭП на токен, потому что носитель неподходящего формата. Случается, что клиенты покупают вместо него обычную флешку.

Главное требование — токен должен иметь действующий сертификат соответствия Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК) или ФСБ России, быть исправным и иметь свободное место. Купить токен можно, к примеру, на маркетплейсе. Важно убедиться, что у продавца на токен есть сертификат соответствия: эта информация должна быть в карточке товара.

Хотя токен и называют флешкой, его нельзя использовать как съёмный диск. То есть на него технически невозможно записать, к примеру, фильм или документ. Загрузить на него вирусы и другое вредоносное программное обеспечение тоже не получится.

Вся информация на токене хранится в зашифрованном виде, а чтобы подписать КЭП документы, нужно ввести индивидуальный пароль от токена.

Нет, подделать КЭП невозможно. Каждая КЭП уникальна, формируется с использованием ключа, который записан на токен. Сертификат электронной подписи содержит уникальный серийный номер. Кроме того, издатель сертификата — это аккредитованный удостоверяющий центр, который гарантирует безопасность процесса и выдачу сертификата только его владельцу.

Руководителям юрлиц и индивидуальным предпринимателям — каждые 15 месяцев.

Если срок действия предыдущего сертификата ещё не закончился, получить новый можно онлайн — через сайт ФНС или личный кабинет «СберБизнеса». Если срок уже вышел, то, как и при получении КЭП, нужно пройти идентификацию, то есть приехать в инспекцию ФНС или офис банка.

Да, если изменились данные владельца. Например, предприниматель поменял фамилию или организация сменила юридический адрес.

Ещё одна причина для получения нового сертификата ЭП (самая неприятная) — потеря токена с ключом. В этом случае действовать нужно оперативно: отозвать сертификат на сайте «Госуслуг» и обратиться в инспекцию ФНС или офис банка, где получали сертификат ЭП, чтобы специалисты его аннулировали. Затем можно выпустить новую КЭП. Идентификацию в таком случае придётся пройти заново.

Квалифицированная электронная подпись помогает сделать бизнес-процессы эффективнее и надёжнее. С КЭП количество переживаний из-за документов уменьшится: как минимум их не потеряет курьер или служба доставки, и они попадут к партнёру мгновенно.

«СберБизнес» помогает бизнесу оптимизировать и сам процесс выпуска КЭП. Подать заявку можно онлайн. Новые клиенты банка получат электронную подпись и токен в подарок за один визит в офис — сразу при оформлении счёта.

Реклама, ПАО «Сбербанк», генеральная лицензия на осуществление банковских операций № 1481. Общий срок проведения акции: с 17 июня 2024 года по 31 марта 2025 года, 18+. Ссылка на полные условия акции — https://go.vc.ru/7gje.