Внедрение Битрикс24 в концертную деятельность зала «Зарядье»
Один из крупнейших концертных залов Москвы — современная площадка-трансформер с выдающейся акустикой и двумя сценами: Большим залом на 1600 мест и Малым залом на 400. Концертный зал «Зарядье» не имеет аналогов по архитектурным, техническим и акустическим характеристикам среди российских площадок. Здесь регулярно проходят мероприятия самого разного формата — от концертов академической музыки и оперы до сложных мультижанровых шоу.
Причина обращения
На сцене «Зарядья» выступают как начинающие исполнители, так и мировые звезды. Помимо концертов, здесь проходят культурные события, официальные встречи и специальные мероприятия. Организация каждого из них требует масштабной подготовки: сотрудники координируют множество задач, перемещают оборудование, оформляют гримерки, исполняют технические райдеры, распределяют время на репетиции, обеспечивают допуск и безопасность и многое другое. Вся эта работа занимала значительное количество времени и требовала оформления более 60 документов на каждое мероприятие.
В условиях плотного графика подготовка шла по устаревшей схеме: планы концертов размещались на доске объявлений, задачи передавались устно, движение оборудования фиксировалось в разрозненных файлах, использовались бумажные списки и активная переписка в мессенджерах. Такая система перегружала персонал, особенно в случаях сбоев или форс-мажоров.
Для оптимизации работы и наведения порядка в процессах организации концертов требовалась цифровая система. Она должна была помогать в планировании занятости артистов и залов, распределении задач между подразделениями, оперативном уведомлении об изменениях, координации действий всех участников, хранении истории мероприятий и аналитике. Главная цель — сокращение издержек и повышение эффективности работы всей команды и площадки.
Управление концертной деятельностью до внедрения Битрикс24
До перехода на Битрикс24 коллектив концертного зала работал с системой «Темза» — отечественным универсальным решением для театров и концертных организаций. Это приложение, выпущенное российскими разработчиками в 2022 году, быстро завоевало популярность в профессиональной среде: на сегодняшний день им пользуются более 100 учреждений культуры. «Темза» позволяла автоматизировать часть внутренних процессов, но с ростом требований и объема задач возникла необходимость в более гибкой и интегрируемой системе управления.
Имеющийся функционал
До внедрения новой системы в концертном зале уже использовались цифровые инструменты для организации процессов. Среди ключевых возможностей:
Месячное планирование репертуара
Проверка пересечений по артистам и площадкам
Постановка задач для внутренних подразделений
Составление дневного расписания и репетиционного графика
Персональные календари артистов и сотрудников
Сбор статистики по спектаклям и занятости исполнителей
Эти функции обеспечивали базовую поддержку управленческих задач и контроль текущей деятельности.
Ограничения текущей системы
Несмотря на имеющийся инструментарий, в процессе эксплуатации проявились существенные недостатки, мешающие дальнейшему развитию. Не хватало следующих возможностей:
Управление предпроектной подготовкой
Гибкое согласование документов по нестандартным маршрутам
Расширенная аналитика как по основным, так и по смежным процессам
Применение маркетинговых инструментов (воронка продаж) для спецпроектов
Интеграция с внутренними системами зала (коммуникации, расписания, учёт)
Постановка задач внешним подрядчикам
Автоматизация формирования закрывающих документов и сопутствующей отчетности
Наш заказчик стремился к созданию единой цифровой среды, объединяющей руководство, сотрудников и артистов на одной платформе. Важной задачей было обеспечить возможность в любой момент получить как сводную, так и детализированную картину концертной деятельности — от общего плана до конкретных показателей эффективности.
Задачи проекта
Для обеспечения устойчивой работы портала в долгосрочной перспективе, была выбрана архитектура, предусматривающая возможность дальнейшей модернизации. Решение построено на модульной основе с использованием стандартизированных технических подходов. Каждый модуль независим, что позволяет внедрять новые функции без риска нарушить работу уже действующих компонентов. Это делает систему гибкой, масштабируемой и устойчивой к изменениям задач.
01. Развертывание и базовая настройка корпоративного портала
На первом этапе были выполнены стандартные работы по запуску портала на сервере заказчика, включая:
настройку серверного окружения;
установку платформы 1С-Битрикс и коробочной версии Битрикс24;
настройку веб- и почтового клиента, Push & Pull сервера.
Дополнительно были проведены работы по адаптации интерфейса: удаление лишних пунктов меню, установка фирменного логотипа и фонового изображения, интеграция с Active Directory для единой авторизации.
02. Разработка модуля автоматизации концертной деятельности
Наиболее масштабный и значимый блок проекта — автоматизация процессов, связанных с подготовкой и проведением мероприятий. В рамках этого этапа:
разработаны специализированные сущности: Мероприятия, Спецпроекты, Райдеры, Договоры, Закрывающие документы;
реализовано взаимодействие между сущностями и автоматические сценарии в соответствии с реальными бизнес-процессами;
внедрён механизм гибкого согласования документов для разных сценариев использования;
проведено обучение сотрудников и подготовлена техническая документация для пользователей.
03. Разработка системы пропускного контроля для службы коменданта
Для обеспечения безопасного и организованного доступа внешних исполнителей и подрядчиков на территорию концертного зала была разработана специализированная система пропускного режима. Она автоматизирует процесс подачи заявок на оформление пропусков, проверку данных и соблюдение всех регламентов, утверждённых службой коменданта.
Решение позволяет:
централизованно управлять заявками на пропуска;
отслеживать статус и сроки оформления;
исключить ручной документооборот и ошибки при проверке;
повысить прозрачность и контролируемость допуска посторонних лиц на объект.
Система была разработана как независимый модуль, встроенный в архитектуру портала, что позволило бесшовно интегрировать её в уже действующую цифровую инфраструктуру без нарушения других бизнес-процессов.
Результаты базового внедрения
Портал запущен в работу. Вот так выглядят его основные разделы.
Интеграция Битрикс24 с системой «Smart-PassportBox»
Контроль допуска на территорию концертного зала — процесс не только ответственный, но и трудозатратный, особенно при массовом въезде, например, оркестра. Ранее паспортные данные сверялись вручную с бумажными списками, что нередко приводило к задержкам, ошибкам и конфликтным ситуациям: человек утверждает, что пропуск должен быть, но в списках его нет, или документ оформлен на другую дату.
Для решения этих проблем была реализована интеграция корпоративного портала с системой паспортного контроля Smart-PassportBox. Цель — обеспечить автоматическое считывание паспортных данных, сверку с цифровым реестром допущенных и регистрацию факта прохода.
Сценарий работы системы:
Сотрудник службы охраны или комендант запускает смарт-процесс «Проверка пропусков» в Битрикс24.
Паспорт прикладывается к сканеру, данные считываются автоматически.
Система направляет запрос на расшифровку документа, получает и отображает результат.
Распознанные данные сверяются с параметрами смарт-процесса. При совпадении — отображается подтверждение допуска. При отсутствии — выводится уведомление о несоответствии.
В журнале автоматически фиксируется факт посещения.
Особенности реализации:
Несмотря на ежедневную практику интеграции с внешними системами, с Smart-PassportBox мы работали впервые. Основные сложности были связаны не с техническими аспектами (REST-запросы и JSON-ответы оказались стандартными), а с организационными:
отсутствием прямого доступа к компьютеру охраны и самому сканеру,
необходимостью разработки и тестирования на отдельном сервере, тогда как SPB был развёрнут на стороне заказчика.
Тем не менее, все задачи были успешно решены, и система работает в штатном режиме, обеспечивая более высокий уровень безопасности и прозрачности допуска.
Мы предлагаем провести демонстрацию корпоративного портала в режиме реального времени. Покажем базовый функционал, расскажем о типовых и уникальных доработках, реализованных для других наших заказчиков, и подробно ответим на все ваши вопросы. Просто заполните форму.