Оформление увольнения дистанционного сотрудника: нюансы ведения журналов, отправки документов курьером и ответственности работодателя
Источник: ИА Гарант
Организация имеет офис в г. Москве, сотрудники работают дистанционно из разных городов. При наличии бумажной трудовой книжки необходимо вносить данные в журнал учета трудовых книжек. При увольнении необходимо вернуть бумажную трудовую книжку под подпись в журнале, получить подпись на приказе на увольнение.
Возможно ли оформить все это без личного присутствия сотрудника в офисе г. Москвы? Доставку приказа и трудовой книжки можно организовать через курьерскую службу. Как быть с журналом? Возможно ли подписывать журнал в КЭДО и вести его электронно? Если курьерская служба потеряет трудовую книжку, кто будет нести ответственность?
1. Оформление журнала по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее при увольнении дистанционного работника.
Согласно п. 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок, приказ N 320н), на работодателя возложена обязанность организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним. При этом ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек осуществляет уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Пунктом 39 Порядка установлено, что с целью учета трудовых книжек работодателями ведется учет трудовых книжек и вкладышей к ним, для чего работодателю нужно иметь книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее (п. 40 Порядка). Из п. 40 Порядка следует, что работодатель самостоятельно разрабатывает журнал учета движения трудовых книжек, не запрещая при этом взять за основу формы, которые использовались ранее.
Как разъяснил на своем сайте Роструд, новое правило, по которому работодатель должен самостоятельно разрабатывать книги (журналы) учета движения трудовых книжек, касается случаев, когда возникает необходимость начать ведение новой книги по учету движения трудовых книжек. Действующие книги работодатель вправе вести до их окончания.
Постановлением Митруда РФ от 10.10.2003 N 69 (в настоящее время не действует) была утверждена форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Приложение N 3 к постановлению), в которой предусмотрена графа "Расписка работника в получении трудовой книжки". Это было обусловлено тем, что ранее действовавшими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, было установлено, что при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил).
В действующем в настоящее время Порядке правило о том, что работник должен расписаться в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при получении трудовой книжки при увольнении, отсутствует. Соответственно, даже если в форме журнала, который ведется в организации, и присутствует графа для подписи работника, заполнение этой графы подписью работника больше не является обязательным к исполнению требованием закона. А это значит, что отсутствие росписи работника (в том числе дистанционного работника) в журнале о получении трудовой книжки при увольнении не является нарушением действующего законодательства.
В письме от 05.10.2023 N 14-6/ООГ-6245 Минтруд РФ рассмотрел вопрос о ведении книги учета движения трудовых книжек и книги учета бланков трудовых книжек в электронном виде и сообщил, что положения ТК РФ об электронном документообороте применяются к документам, в отношении которых законодательством предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под подпись, за исключением документов, указанных в части третьей статьи 22.1 ТК РФ.
Книги (журналы) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, книги (журналы) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них не являются документами, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ним работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под подпись, то есть не попадают под действие требований, предусмотренных статьями 22.1-22.3 ТК РФ.
Также чиновники отметили, что книги (журналы) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).
Сказанное позволяет заключить, что такие документы надлежит вести только в бумажном виде.
Таким образом, при увольнении дистанционных работников работодатель вправе оформить записи в журнале по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них без участия самих работников, их отсутствие в месте нахождения организации при увольнении не является препятствием для оформления журнала.
2. Оформление и выдача приказа об увольнении дистанционного работника.
Законодательство предоставляет сторонам трудового договора о дистанционной работе возможность осуществлять любое необходимое взаимодействие удаленно. В частности, путем обмена электронными документами может быть осуществлено ознакомление работника с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами (часть пятая ст. 312.3 ТК РФ).
Если ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) об увольнении осуществляется в форме электронного документа, работодатель обязан в течение трех рабочих дней со дня издания указанного приказа (распоряжения) направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе (часть третья ст. 312.8 ТК РФ).
Таким образом, присутствие дистанционного работника для оформления приказа об увольнении в месте, где расположена организация, не требуется.
3. Выдача трудовой книжки при увольнении дистанционного работника.
Если в отношении работника в соответствии с законом ведется трудовая книжка, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать ее работнику (часть четвертая ст. 84.1 ТК РФ).
Если сделать это невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки, работодатель согласно части шестой ст. 84.1 ТК РФ обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Законодатель не уточнил, в случае отсутствия работника где именно выдача ему трудовой книжки считается невозможной и работодатель может ограничиться направлением уведомления. Как указывает Конституционный Суд РФ в определениях от 18.07.2017 N 1552-О и от 29.09.2016 N 1844-О, по буквальному смыслу этой нормы уведомление направляется работнику в случае его отсутствия на работе. Это значит, что отсутствие работника в день прекращения трудового договора в месте хранения трудовых книжек само по себе не дает работодателю права заменить выдачу трудовой книжки отправкой уведомления. Всем работникам, которые в день увольнения присутствуют на своих рабочих местах, в том числе территориально удаленных, работодатель обязан обеспечивать выдачу трудовых книжек на руки в месте исполнения трудовых обязанностей.
Подобное толкование части шестой ст. 84.1 ТК РФ встречается и в актах судов общей юрисдикции. Так, например, Ярославский областной суд в определении от 31.10.2014 N 33-6261/2014 указывает, что выполнение работником трудовых обязанностей не по месту нахождения работодателя не освобождает последнего от обязанности выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора. Предложение работнику, вышедшему на работу в день увольнения, дать согласие на отправку трудовой книжки по почте не свидетельствует о надлежащем исполнении работодателем требований закона. Аналогичным образом рассуждает Иркутский областной суд в определении от 22.12.2016 N 33-16737/2016. Частью шестой ст. 84.1 ТК РФ установлено лишь два основания, когда в день прекращения трудового договора трудовая книжка не может быть выдана работнику. Это отсутствие его на работе и отказ от ее получения. Работнику, который находился в день увольнения на рабочем месте, от получения трудовой книжки не отказывался, книжку нужно выдать на руки. Направление такому работнику уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой по другому адресу либо дать согласие на отправление ее по почте не является основанием для освобождения работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. На такой же логике основаны выводы судов в определениях Седьмого КСОЮ от 04.06.2020 N 8Г-7265/2020, от 14.05.2020 N 8Г-6811/2020, Новосибирского облсуда от 10.10.2019 N 33-10073/2019, Свердловского облсуда от 09.02.2021 N 33-2411/2021, от 12.01.2021 N 33-474/2021, от 15.12.2020 N 33-17575/2020, от 14.08.2018 N 33-14260/2018, Московского горсуда от 08.10.2020 N 33-31807/2020, Волгоградского облсуда от 02.02.2017 N 33-2052/2017. Таким образом, если в день увольнения дистанционный работник будет присутствовать на работе, работодатель обязан обеспечить выдачу трудовой книжки по месту его работы.
Однако представлен в судебной практике и совершенно иной подход. Если место хранения трудовой книжки и место работы, где находился сотрудник в день увольнения, не совпадают, констатируется невозможность выдачи документа. Если работодатель направил работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой по месту ее хранения либо дать согласие на отправление ее по почте, ответственности за задержку он не несет (определения Челябинского облсуда от 08.08.2017 N 11-10244/2017, Белгородского облсуда от 20.12.2016 N 33-5709/2016, Томского облсуда от 26.02.2016 N 33-696/2016). Работодатель, решивший использовать такой способ, должен самостоятельно оценить возможные риски. В любом случае направление трудовой книжки почтой или курьерской службой по указанному работником адресу допускается только с его согласия (п. 37 Порядка).
4. Как указано в ст. 84.1 ТК РФ, со дня направления указанных уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя.
Если работодатель направляет с согласия работника трудовую книжку по почте или организует ее доставку по месту работы работника курьерской службой, то утрата трудовой книжки, произошедшая не по вине работодателя, а в результате ненадлежащего оказания услуг связи или доставки, по нашему мнению, не должна повлечь за собой привлечение к какой-либо ответственности работодателя (смотрите ответ Роструда на вопрос 1)*(1).
В то же время, как мы уже упоминали выше, в отношении дистанционного работника, присутствующего в день увольнения на работе (в месте, где он выполняет дистанционную работу), именно работодатель обязан обеспечить выдачу трудовой книжки работнику по месту его работы. В связи с этим мы не можем исключить риск того, что на работодателя может быть возложена ответственность за задержку выдачи работнику трудовой книжки (абзац четвертый части первой ст. 234 ТК РФ), если работник не получит трудовую книжку из-за ее утраты, поскольку выдавать работнику трудовую книжку на руки имеет право только уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п. 42 Порядка).
Подчеркнем, что мы высказали свое экспертное мнение по вопросу. К сожалению, подходящие примеры из судебной практики или разъяснения компетентных органов, где были бы рассмотрены подобные обстоятельства утраты трудовых книжек дистанционных работников, нам обнаружить не удалось.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория
Ответ прошел контроль качества
27 мая 2025 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
*(1) Как показывает анализ судебной практики, на работодателя может быть возложена обязанность возместить бывшему работнику, чья трудовая книжка была утрачена при пересылке, моральный вред, если работник обратится к бывшему работодателю с заявлением о выдаче дубликата, а работодатель не оформит дубликат в срок, установленный п. 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 N 320н) (см., например, определение СК по гражданским делам Тюменского областного суда от 17.02.2025 по делу N 33-812/2025).