Как правильно ставить задачи сотрудникам?
Автор: Елена Тимофеева
Источник: Работа.ру
От того, насколько четко и понятно вы сформулируете требования, какие нюансы учтете или проигнорируете, зависит успешность выполнения задачи, а в перспективе — общие результаты подразделения.
Мы спросили опытных руководителей, как они ставят задачи, каких правил придерживаются и какие инструменты используют. Все рекомендации и лайфхаки собрали в этой статье.
Формулируйте задачу четко
Используйте ясные и конкретные формулировки, без двусмысленности. Будьте кратким — подробности можно дать и позже, отвечая на вопросы сотрудника.
Почему это важно? Четкая формулировка помогает избежать путаницы и лишнего стресса, плюс экономит время. Когда сотрудник точно понимает, что от него нужно, он работает эффективнее и ему не приходится постоянно уточнять детали.
| ❌ | ✅ |
| «Составь отчет о проделанной работе» | «Подготовь отчет по проекту x с данными за январь, используя сведения из таблицы y» |
| «Подготовь мне отчет по проекту. Страниц может быть от 10 до 15. Данные возьми у Ивана Иванова, хотя можешь и у Сергея Сергеева попросить. Графики там нужны красивые, как мне кажется, — но решай сам. Закончи в ближайшие дни: мне этот отчет перед руководством через неделю защищать» | «Сделай отчет по проекту за квартал. 15 страниц, включая таблицы и графики, до 10 февраля» |
| «Пусть отчет будет кратким, но с полным анализом всех данных» | «Подготовь отчет по результатам анализа за месяц. Не более пяти страниц, с ключевыми выводами» |
| «Ты уж постарайся, надо сделать хорошо» | «Необходимо завершить проект по внедрению новой CRM-системы к 1 марта, с учетом тестирования и обучения. Нужно не менее трех отзывов от сотрудников с обратной связью, если будет положительная — отлично» |
Полезные методики и инструменты:
SMART-подход — помогает задать конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные во времени цели.
Фреймворк 5W2H — задает структуру для формулировок. Должно быть понятно «что» (what), «почему» (why), «когда» (when), «где» (where), «кто» (who), «как» (how) и «сколько» (how much).
Метод пяти «что»: 1. Что именно нужно сделать? 2. Что нужно для выполнения задачи? 3. Что будет результатом? 4. Что может помешать? 5. Что случится, если задача не будет выполнена?
Визуализация — диаграммы, схемы или таблицы для наглядного представления задачи.
Сообщите сотруднику контекст и объясните цель
Сформулируйте задачу как решение конкретной проблемы или удовлетворение определенной потребности. Объясните, почему-то, что вы поручаете, является важным и как это связано с целью компании. Контекст и цель помогают человеку увидеть смысл в своих действиях, повышают мотивацию.
Примеры контекста:
общее положение дел;
связь обсуждаемой задачи с другими задачами;
история или опыт (как вариант, случай из прошлого), которые помогут лучше понять задачу.
Почему это важно? Без контекста сотрудник может приступить к задаче механически, не понимая ее значимости, — это снижает качество выполнения и вовлеченность.
| ❌ | ✅ |
| «Подготовь отчет по клиентам» | «Подготовь отчет по клиентам, чтобы мы могли улучшить свое предложение на основе их обратной связи и увеличить продажи в следующем квартале» |
Полезные методики и инструменты:
Метод пяти «почему» — заранее задайте себе вопрос «Почему?» несколько раз, чтобы осознать или выявить истинную цель необходимых от сотрудника действий.
Визуализация — майнд-карты и схемы, которые наглядно покажут место задачи в стратегических целях или взаимосвязи с другими задачами.
Фреймворк OKR (Objectives and Key Results) — помогает определить стратегические цели и необходимые для их достижения ключевые результаты, а также «привязать» конкретную задачу.
Назовите ресурсы и ограничения
Важно указать сотруднику, какие ресурсы ему доступны и что нужно учитывать, чтобы справиться с задачей. К ресурсам относятся: время, люди (коллеги, подрядчики, эксперты), деньги, место, технологии, информация.
Почему это важно? Не случится недоразумений, и сэкономится время. Доступность ресурсов — пусть они будут и ограничены — внушает уверенность в том, что задача выполнима. Четкие дедлайны помогают встроить задачу в список приоритетов и в график работ.
| ❌ | ✅ |
| «Подготовь отчет» | «Подготовь отчет. Он должен быть подробным и исчерпывающим, но не больше 10 страниц» |
| «Нужно внедрить CRM-систему как можно скорее» | «Нужно внедрить CRM-систему до 1 марта, выделенный бюджет — 1 млн рублей» |
| «Сделай презентацию для акционеров» | «Сделай презентацию для акционеров. Материалы возьми у отдела маркетинга и финансового отдела» |
Полезные методики и инструменты:
Диаграмма Ганта — чтобы визуализировать временные ограничения и последовательность выполнения задач.
Методика RACI (responsible — ‘исполнитель', accountable — ‘ответственный', consulted — ‘консультирующий', informed — ‘информируемый') — для четкого распределения ролей.
Системы управления проектами, такие как Asana, «ПланФикс», WEEEK, «Аспро.Cloud» и др., — для сбора информации по проекту в одном месте.
Делегируйте полномочия и уточните степень свободы действий
Разграничьте, что сотрудник вправе сделать самостоятельно, а где требуется согласование. Кроме того, назовите коллег, которых он может привлечь к задаче, став их временным руководителем или координатором.
Почему это важно? Исполнителю не нужно будет постоянно с вами всё согласовывать — это сэкономит время обоим. Самые амбициозные сотрудники будут вдвойне мотивированы доказать, что заслуживают доверия.
| ❌ | ✅ |
| «Заключи сделку с клиентом» | «Заключи сделку с клиентом. Если сумма превышает полмиллиона рублей — согласуй со мной» |
| «Организуй встречу с партнером» | «Организуй встречу с партнером. Для подготовки к ней можешь выбрать кого-то из отдела, чтобы вместе собрать данные в презентацию» |
Обозначьте критерии успешности и контрольные точки
Если сотрудник четко понимает, что именно от него ожидают, — ему проще сфокусироваться на достижении результатов в нужные сроки. Контрольными точками можно выбрать следующие:
промежуточные отчеты или встречи по завершении промежуточных этапов,
обновления статуса задачи в системе управления проектами,
встречи-чекапы для корректировки направления и для решения возникающих проблем.
Почему это важно? Без критериев успешности возникает недопонимание, а без контрольных точек — задержки, вызванные прокрастинацией или неверной расстановкой приоритетов. Вы можете получить результат в том виде, в каком он устраивает сотрудника, но не вас.
| ❌ | ✅ |
| «Сделай всё, что нужно, и мы проверим позже» | «Заверши отчет по проекту к пятнице, проверь его на наличие ошибок и предоставь мне к 10:00» |
| «Сообщи, как будет готово» | «Задача считается выполненной, когда все данные проверены и внесены в итоговый отчет» |
| «Я буду следить за ходом выполнения задачи» | «Сообщай мне о ходе работы каждый вторник, чтобы мы могли обсудить прогресс» |
Полезные методики и инструменты:
KPI — позволяют оценить достижение целей.
Диаграмма Ганта, схемы, макеты — наглядно представят ожидаемый результат.
График промежуточных встреч — задаст временные ограничения и определит темп выполнения задачи.
Шаблон отчета для еженедельных чекапов — сэкономит время и подчеркнет ключевые аспекты задачи.
Задайте уточняющие вопросы и попросите обратную связь
Чтобы сотрудник понял задачу и почувствовал ответственность за результат, задайте ему несколько вопросов или предложите обсудить аспекты, которые он считает важными. Как вариант — предложите описать задачу своими словами.
Почему это важно? Исполнитель «пропустит задачу через себя» и быстрее определится с ближайшими шагами. Кроме того, он осозна́ет, что вы цените и уважаете его мнение, — и его мотивация вырастет, появится желание отлично справиться именно с этой задачей.
Приведем список вопросов, которые помогут убедиться, что сотрудник правильно понял задачу. Задавать все не обязательно: выбирайте те, ответы на которые, по вашему мнению, прямо повлияют на результат.
«Что от тебя требуется?»
«Какие ключевые шаги необходимы для выполнения этой задачи?»
«Какие части задачи являются наиболее важными?»
«Какие ресурсы или инструменты тебе понадобятся?»
«Какой у задачи дедлайн?»
«Как будешь действовать?»
«Есть ли у тебя какие-то альтернативные варианты решения этой задачи?»
«Какие ограничения и нюансы тебе следует учитывать?»
«Что может помешать тебе отлично выполнить эту задачу?»
«Как ты поймешь, что отлично справился?»
«Какие моменты тебе непонятны?»
«Какая поддержка тебе от меня потребуется?»
Лайфхаки от экспертов
Учитывайте уровень компетентности сотрудника
Я выделяю четыре уровня владения навыками: новичок, разобравшийся, опытный и эксперт. Если сотрудник новичок, ему требуется больше наставничества. От меня (или его наставника) потребуется сопровождать новичка на всех этапах выполнения задачи и подробно объяснять каждое действие. Эксперт же способен самостоятельно декомпозировать проект на задачи и предлагать решения.
Ярослав Егоров, руководитель отдела продаж и партнерского направления «Аспро»
Не ставьте задачу слишком конкретно
Частая ошибка руководителей — задать четкий план выполнения задачи, которому нужно строго следовать. Так вы предлагаете решение задачи только одним способом, который зависит от вашего личного опыта, взглядов, ценностей, принципов, убеждений, навыков и знаний, — а исполнять поручения будут люди с другими качествами и опытом. Задавайте вопросы! Это поможет вашим подчиненным самим заметить возможности и слабые места в способах выполнить задачу.
Татьяна Федорова, владелец компании по сертификации «Арина», сертифицированный фасилитатор Access Consciousness
Адаптируйте постановку задачи под разные типы сотрудников
Есть сотрудники, которые лучше воспринимают задачи на слух, — а есть те, кому лучше всё расписать. Одним достаточно общего описания задачи, а как ее выполнить, они решают сами. Таким сотрудникам важно проявлять творчество в работе, чтобы задача им была интересна. Другим же нужно дать алгоритм, на который они будут ориентироваться. Как ставить задачи сотруднику — можно определить с помощью тестов еще на этапах найма.
Нина Конюшева, генеральный директор MiXBS
Не путайте задачи и проекты
«Запуск рекламной акции» — это проект, а не задача. Проект состоит из множества тасков, у которых разные сроки, ответственные и трудозатраты.
Чтобы избежать путаницы, важно декомпозировать проект на отдельные задачи: например, «разработать концепцию и составить план достижения целей», «продумать концепцию», «собрать запросы для рекламы» — и т. д.Ярослав Егоров
Заранее предупреждайте о возможных корректировках
Когда приходится многократно переделывать задачу, это демотивирует, поэтому я всегда предупреждаю команду, что могут быть корректировки в процессе работы, и объясняю причины этих изменений. Это помогает сотрудникам воспринимать пересмотры как часть работы, а не как неудачу/
Михаил Хорошев, ex-group-treasurer ГК «Самолет»
Используйте повелительное наклонение (или ищите обходные пути)
Я не привыкла использовать повелительное наклонение, и сотрудники воспринимали задачи как нечто, что можно выполнить спустя рукава или не сделать вовсе. Теперь ставлю задачи в CRM с указанием сроков. По степени и количеству выполненных задач сотрудник получает зарплату, так что «повелевать» и не приходится.
Анна Смольянова, руководитель клиники Stellar Beauty Clinic
Используйте волшебное слово — «точно»
Спросите, что сотрудник точно знает о задаче и что точно будет в итоге. Слово «точно» возлагает формулирование задачи на исполнителя, который, отвечая на эти вопросы, берет ответственность на себя. Если начальник просто указывает подчиненному, что тот должен делать, — ответственность за выполнение задачи остается на самом руководителе.
Татьяна Федорова
Боритесь со страхом сотрудника ошибиться
Когда я ставлю задачи, я всегда подчеркиваю: если вы видите, что не укладываетесь в сроки или сталкиваетесь с трудностями в процессе, — скажите об этом сразу. Самое плохое, что можно сделать, — дотянуть до дедлайна и в последний момент предоставить некачественный результат. Но, если сообщить о проблеме заранее, появляется время для корректировки: можно добавить ресурсы, изменить подход или переформулировать задачу.
Михаил Хорошев