Как работать в нескольких системах? Упрощаем жизнь специалиста по кадрам
Подробнее об интеграционных возможностях профильных систем в современном HR-мире рассказывает Екатерина Сюрсина, руководитель поддержки внедрения Directum HR Pro.
Какие задачи у отдела кадров
Кадровая служба играет важную роль в любой организации, ведь она отвечает за управление человеческими ресурсами и обеспечивает эффективную работу персонала.
Основная задача кадровика — своевременно и правильно оформлять кадровые документы, при необходимости вносить в них изменения и проверять на соответствие актуальному законодательству. Кадровые специалисты готовят документы, связанные с сотрудниками, ведут личные дела, составляют отчеты и передают их в контролирующие органы, выдают справки, помогают с переоформлением документов, например, в случае смены фамилии, и т.д.
В последнее время компании всё чаще используют цифровые системы для управления персоналом. Поэтому кадровику полезно владеть навыками работы с офисными программами, базами данных и другими специализированными инструментами.
Какое ПО популярно в мире кадров
Системы управления персоналом помогают организации эффективно распределять человеческие ресурсы, повышать производительность труда, снижать издержки и создавать благоприятные условия для развития сотрудников и бизнеса в целом.
Для контроля за текущим персоналом работодатели чаще всего применяют программу 1С:ЗУП. В топе у бизнеса также системы БОСС-Кадровик, СБИС:Управление персоналом и MAS Project. Другие варианты ПО актуальны в компаниях в меньшей степени.
Итак, специалист по кадрам, предположим, работает в 1С, но остаются задачи, которые приходится выполнять вручную: печатать документы, ходить к руководителю за подписью, связываться с сотрудником, договариваться о времени и ждать работника для подписания.
С появлением кадрового электронного документооборота (КЭДО) решать такие задачи стало проще. Отправил сотруднику документ, он подписал его электронной подписью в любое время — и вуаля! Магия в действии: никого не ждем и ни о чём не договариваемся. Когда всё готово, кадровику автоматически приходит ответ в системе.
Поэтому компании всё чаще смотрят на рынок систем КЭДО и встраивают их в корпоративный ИТ-ландшафт.
Что необходимо для эффективной работы
Много систем, много данных, много сотрудников, которые к ним обращаются, — всё это затрудняет работу. Если же разные программы связаны между собой и способны обмениваться данными, становится проще навести порядок в бизнес-процессах. Для того, чтобы отдел кадров мог быстро и эффективно взаимодействовать с сотрудниками, отдельные программы должны быть синхронизированы.
Это дает возможность:
- Экономить время и усилия, ведь пользователям не придется вручную переносить информацию из одной системы в другую и беспокоиться о том, что данные могут быть устаревшими или несовместимыми.
- Повысить точность и избежать ошибок, которые возникают при ручных передаче или вводе данных.
- Снизить риск потери сведений за счет периодической автоматической синхронизации данных, которая происходит в фоновом режиме.
Как может быть выстроено взаимодействие разных решений? Рассмотрим на примере одной из систем для КЭДО с личным кабинетом сотрудника — Directum HR Pro.
Она интегрируется с учетными и системами управления персоналом, что помогает избавить сотрудников от необходимости вручную вводить информацию и ускоряет создание кадровых документов. При этом специалисты отдела кадров могут продолжать использовать привычные решения, в то время как Directum HR Pro берет на себя полную цифровизацию обмена кадровыми документами между работодателем и сотрудниками.
Для настройки синхронизации важно иметь две составляющие, которые «прикрепляются» к каждой системе и позволяют обмениваться данными, — «Коннектор к учетным системам» и «Расширение для 1С:ЗУП».
Коннектор устанавливается с системой КЭДО, а для связи с 1С:ЗУП требуется инсталлировать в учетную систему готовое интеграционное решение «HR Pro. Расширение для 1С:ЗУП». После этого в привычном интерфейсе «1С:Зарплата и управление персоналом» можно использовать преимущества Directum HR Pro для организации кадровых процессов:
- ознакамливаться с кадровыми документами и подписывать их в электронном виде;
- трудоустраивать новых сотрудников;
- управлять отпусками: составлять график отпусков и оформлять их по заявлению.
Как это работает
Directum HR Pro предполагает взаимодействие с типовыми системами «1С:Предприятие», конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» или «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП».
Перед началом работы с решением администратор системы устанавливает и настраивает его, назначает права и запускает первичную синхронизацию организационной структуры компании.
Для этого используется мастер синхронизации. Он сопоставляет справочники системы 1С:ЗУП с Directum HR Pro. Если на стороне Directum не найдены подходящие записи справочников, создаются новые. В дальнейшем сопоставленные данные синхронизируются автоматически.
В ходе работы решения могут возникать ошибки, связанные с синхронизацией. Для их мониторинга и отладки доступны справочники и регистры сведений.
Решение передает из 1С:ЗУП в Directum HR Pro и обратно данные об организационной структуре компании (записи регистров 1С:ЗУП Физические лица, Организации, Подразделения, Должности и Сотрудники), о кадровых документах, статусе их подписания и ознакомления с ними, а также об отпусках сотрудников:
- при первичной синхронизации данных об отпусках;
- при подготовке к годовому планированию;
- при согласовании в Directum HR Pro заявления на отпуск;
- при изменении продолжительности отпуска в 1С:ЗУП;
- при изменении остатков отпуска в 1С:ЗУП;
- в течение года по мере накопления сотрудником заработанных прав на отпуск, если накапливаемые отпуска не разрешено начислять авансом.
Есть возможность настроить:
- автоматическое проведение документов по отпускам;
- автоматическое проведение приема на работу;
- автоматическую отправку приказов;
- автоматическую отправку регламентных заданий.
Если в конфигурацию 1С вносились изменения, которые затрагивают типовую функциональность (например, появился новый реквизит, скорректированы табличная часть или регистр сведений), потребуется адаптация расширения.
В Directum HR Pro также можно работать с внешними печатными формами. При этом они должны быть реализованы с помощью механизмов «1С:Библиотека стандартных подсистем».
Если компания использует другую учетную систему, например, БОСС-Кадровик, то взаимодействие будет выстроено через коннектор. В этом случае программист, ответственный за доработку, самостоятельно реализует обмен данными с Directum HR Pro на основе программного интерфейса (API). Для этого используются HTTP-запросы с различными методами. Информация о сущностях системы (например, наших организациях, сотрудниках, документах) передается в структурированном виде, основанном на моделях данных.
* * *
Компании могут использовать сразу несколько систем для ведения бизнеса. Объединение их в экосистемы становится логичным шагом для дальнейшего роста и развития. Правильно настроенные интеграции облегчают выполнение бизнес-процессов и работу сотрудников.
Сегодня существует множество популярных систем для управления кадровыми процессами. Каждая из них имеет свои особенности и преимущества, а выбор оптимального решения зависит от конкретных потребностей и бюджета компании. При этом важный критерий, который необходимо учитывать, — возможность настроить или доработать механизмы синхронизации с другими системами, которые используются на конкретном предприятии.
Реклама ООО Директум