Написать и работать: готовим ПВТР правильно

Источник: Бухгалтерская консалтинговая компания «Простые решения»

Правила внутреннего трудового распорядка в коллективе играют важную роль в обеспечении эффективности работы и соблюдении дисциплины. Они определяют график работы, процедуры выполнения задач, устанавливают регламентированные перерывы, требуют использования средств индивидуальной защиты, соблюдения правил пожарной безопасности и процедур эвакуации, а также других необходимых мероприятий. Такой документ помогает предотвратить возможные аварии и несчастные случаи, обеспечивает единый подход к выполнению задач и создает четкий каркас для работы сотрудников, помогая осуществлять бизнес-процессы. Эксперты консалтинговой компании «Простые решения» рассказали, как написать Правила трудового распорядка так, чтобы они работали.

Надо или нет?

В современном российском законодательстве отсутствует единый обязательный шаблон Правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР) для всех работодателей. Поэтому такой документ требует утверждения со стороны руководителя компании. Однако, согласно Трудовому кодексу РФ, ПВТР является обязательным для всех работодателей, независимо от юридической формы или статуса индивидуального предпринимателя. Это означает, что количество персонала или организационно-правовая форма компании не имеют значения. Естественно, в некоторых случаях могут быть исключения. Но есть и исключения из правил:

1. Малые предприятия пользуются особыми преференциями и могут не разрабатывать ПВТР.

2. Некоммерческие организации, созданные и функционирующие в соответствии с пунктом 309.1 Трудового кодекса Российской Федерации, также не обязаны вводить правила внутреннего трудового распорядка.

Все сотрудники обязаны соблюдать пункты, установленные в ПВТР, поэтому каждый новый специалист, должен ознакомиться с документом и подписать его.

Если компания теряет статус малого предприятия или некоммерческой организации, необходимо провести адаптацию управленческой документации в соответствии с общим порядком. В таком случае, организации предоставляется 4 месяца на разработку и утверждение правил внутреннего трудового распорядка в соответствии с действующим законодательством.

С чего начать?

В связи с отсутствием стандартных и унифицированных правил, каждый работодатель имеет право самостоятельно определить содержание документа. Основная цель заключается в том, чтобы местные правила эффективно предотвращали возникновение трудовых споров и обеспечивали дисциплину среди сотрудников.

Обязательно указание общей информации в начале документа. Здесь отмечается, что ПВТР составляются в соответствии с Трудовым кодексом РФ, а локальные акты распространяются на всех работников организации.

Одной из важных целей Правил является защита прав и интересов сторон трудовых отношений, а также предотвращение и разрешение споров, которые регулируются законодательством Российской Федерации. Если в документе используются специфические термины, они должны быть определены в разделе с Общими положениями.

Правила также должны содержать указания относительно процедур подбора и найма персонала, а также об увольнении сотрудников в соответствии с разделами 11-13 Трудового Кодекса Российской Федерации. Это означает, что работодатель при разработке внутреннего трудового распорядка должен учитывать требования Кодекса.

В данной части необходимо учесть последние изменения в трудовом законодательстве, включая право работника на переход от бумажной к электронной версии трудовой книжки.

Кроме того, рекомендуется предоставить список документов, которые требуются для приема на работу в нашу компанию. Если вакансия требует профессиональных знаний и опыта, кандидат должен предоставить диплом, подтверждающий получение соответствующего образования.

Многие компании применяют испытательный срок при приеме на работу. При введении такого срока необходимо прописать механизм во внутренних трудовых правилах компании. Важно помнить, что внутренние правила не могут ухудшать положение работника по сравнению с Трудовым кодексом Российской Федерации.

Согласно законодательству, испытательный срок для линейного персонала не может превышать трех месяцев, а для руководителей предприятий –шести месяцев. Если испытательный срок длится дольше указанных сроков, это является нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации.

Важной составляющей является включение в Правила информации о процессе завершения трудового договора и выдаче уволенным сотрудникам необходимых документов. Особое внимание уделяется тому, что в случае, если работник отказывается от бумажной трудовой книжки в пользу электронной версии, информация о его трудовой деятельности предоставляется в формате СТД-Р, утвержденном приказом Минтруда от 10 ноября 2022 года.

Как зафиксировать права и обязанности сторон

При приеме на работу работник имеет право на выполнение работы в соответствии с Трудовым кодексом РФ, трудовыми и коллективными договорами, обеспечение безопасности на рабочем месте для сохранения жизни и здоровья, своевременную выплату заработной платы, защиту своих прав и интересов, получение всех социальных льгот, предусмотренных трудовым законодательством.

Каждый сотрудник обязан добросовестно выполнять свои рабочие обязанности, что включает соблюдение правил трудового распорядка, дисциплины, а также требования по безопасности и охране труда. Кроме того, персонал должен бережно относиться к имуществу работодателя и незамедлительно информировать о чрезвычайных ситуациях, которые могут представлять опасность для коллектива.

Свою очередь, работодатель имеет право требовать от сотрудников исполнения должностных обязанностей, бережного отношения к имуществу, стимулировать и поощрять выдающихся специалистов, а также привлекать к ответственности виновных должностных лиц.

И это лишь небольшая часть прав и обязанностей, связанных с трудовыми отношениями. Полный перечень прав и обязанностей можно найти в статьях 21 и 22 Трудового Кодекса Российской Федерации.

При разработке Правил трудового распорядка работодатель обязан избегать назначения сотрудникам обязанностей, которые не оговорены в трудовом договоре, а также ограничений их прав. Например, нельзя запрещать сотрудникам покидать рабочее место во время обеденного перерыва или увеличивать рабочее время.

Один из обязательных пунктов ПВТР, которые нужно зафиксировать – нюансы прохождения диспансеризации.

В разделе, посвященном режиму труда и отдыха, следует подробно описать следующие моменты:

- Время начала и окончания рабочего дня;

- Продолжительность рабочего дня в часах;

- Продолжительность рабочей недели;

- Количество и продолжительность перерывов в течение рабочего дня;

- Режим работы специалистов, у которых нет фиксированного графика.

Нюансы для удаленщиков

ПВТР для удаленного режима работы имеют свои особенности. В том числе компании нужно зафиксировать классификацию типов удаленной работы: это временный, постоянный или комбинированный формат с частичным присутствием в офисе. Важно установить расписание работы, определить регулярность и способы связи с коллегами и руководством (телефон, мессенджеры, видеоконференции, электронная почта). Кроме того, нужно описать процедуры и методы обмена документами, включая использование электронного формата с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Если предусмотреть эти моменты в ПВТР, это позволит компании эффективно организовать удаленную работу и обеспечить безопасность обмена информацией между сотрудниками компании.

О мотивации

Основная цель данного раздела – закрепление системы оплаты труда. Как правило, оплата производится на основе утвержденного графика и выполняется дважды в месяц, например, 5 и 20 числа.

Также отдельно указываются формы вознаграждения, используемые в компании. Это могут быть различные виды премий, компенсационных и мотивационных выплат, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации. Например, в Положении о внутреннем трудовом распорядке может быть оговорено, что компания финансирует дополнительное профессиональное обучение своих сотрудников.

При разработке раздела в ПВТР, связанного с отчетностью руководителей и других сотрудников организации, необходимо руководствоваться статьей 192 Трудового Кодекса Российской Федерации.

Важно! Внедрение системы штрафов и наказаний незаконно. Дисциплинарной ответственности за нарушения ПВТР можно привлечь только в соответствии с ТК РФ.

При принятии решения о применении санкций или дисциплинарных мер работодатель должен учитывать серьезность совершенного нарушения. Например, увольнение работника допустимо только в случае систематических и грубых нарушений трудового законодательства, таких как частые прогулы, явление на работу в нетрезвом состоянии и другие аналогичные нарушения.

Дополнительные условия

Кроме стандартных разделов, в структуру нормативного акта можно включить инструкции по обращению с офисной техникой, использованию корпоративного транспорта, обработке персональных данных и другие аспекты. Главное здесь – соблюдение трудового законодательства и действие в интересах как работодателя, так и работников.

Утверждение ПВТР

Для утверждения внутреннего трудового распорядка существуют два подхода. Можно поставить гриф утверждения на титульном листе документа. Или оформить приказ о Правилах внутреннего трудового распорядка.

Руководитель принимает решение о разработке и последующем утверждении локального акта. Без его участия Правила не могут быть введены в действие. Однако, если Устав компании предусматривает возможность подписания организационно-распорядительных документов коллегиальным управляющим органом, ПВТР следует передать председателю для согласования и подписания.

Перед передачей ПВТР на утверждение необходимо получить согласование со стороны профсоюза, который представляет интересы коллектива организации.

Правила внутреннего трудового распорядка и новые документы вступают в силу после подписания, утверждения или издания соответствующего приказа. ПВТР должны надлежащим образом храниться в организации.