Взыскание дебиторской задолженности: как регламентировать и организовать работу с долгами

Дебиторская задолженность — это сумма долгов перед компанией со стороны иных организаций, физических лиц и государственных органов. Она может появиться, если фирма передала товар покупателю, но он за него так и не заплатил, или юрлицо выдало займ, но заемщик его не вернул. Причин образования дебиторской задолженности много, но результат один: компания остается без своих денег и начинает их взыскивать.

Меры по минимизации проблемных долгов

Как правило, взыскание дебиторской задолженности — долгий и трудоемкий процесс, поэтому желательно минимизировать ее возникновение.

Для этого перед заключением договора следует:

• юридически проверять контрагентов;
• требовать от партнера документы, которые могут пригодиться для взыскания долга.

В договоре нужно:

• ограничивать сумму своих обязательств при внесении контрагентом платежа в несколько этапов;
• прописать срок оплаты товаров, работ или услуг, а также период ответа на претензию;
• обговорить подсудность, а во внешнеэкономических сделках — также применимое право.

Практика показывает, что пробелы в условиях договоров могут стоить компании времени и денег, поэтому к их составлению и согласованию надо отнестись очень внимательно.

Однако даже если дебиторская задолженность появится, соблюдая рекомендации, указанные выше, можно будет проще ее взыскать.

Как регламентировать работу по взысканию

Для этого нужно составить соответствующий регламент, предусмотрев в нем последовательность действий по взысканию задолженностей, а также назначить сотрудника, отвечающего за ведение конкретной работы. С документом под роспись следует ознакомить всех работников, взаимодействующих с контрагентами.

Организация взыскания дебиторской задолженности

Взыскать дебиторскую задолженность можно в судебном и досудебном порядке. Рассмотрим каждый из них.

Досудебное взыскание долга

Как правило, стороны указывают в договоре срок ответа на претензию от десяти до тридцати календарных дней. Важно точно обозначить такой период, чтобы по его окончании можно было идти в суд.

Если в договоре срок не прописан, то контрагент вправе перейти к судебному порядку урегулирования спора через тридцать календарных дней после неполучения ответа или если он отрицательный. При этом судье нужно представить доказательства того, что ответчик получил претензию.

Это правило работает в отношении гражданско-правовых споров о взыскании денежных средств из договоров и других сделок, а регулируется ч. 5 ст. 4 АПК РФ.

При направлении претензии важно учитывать вероятность прекращения партнерства с контрагентом. Конечно, так происходит не всегда. На практике бывают случаи, когда компании продолжают сотрудничать и после судебного спора.

В то же время, если фирма не предъявит претензию, то может не вернуть свои деньги. Поэтому желательно действовать компромиссно: направить претензию, когда срок просрочки составляет более одного месяца, а начать судиться через 3-6 месяцев после образования долга.

Взыскание дебиторской задолженности в суде

Когда ответа не последовало в срок или партнер отказался удовлетворять требования, то можно готовить документы для судебного процесса.

Если должник — юрлицо или ИП, то обращаться надо в арбитражный суд. В других случаях, например, когда предприниматель прекратил свою деятельность, спор будет рассматривать суд общей юрисдикции.

Если кратко, то взыскание долгов через арбитражный суд включает стадии:

• сбор пакета документов и подготовка иска;
• предъявление исковых требований ответчику и третьим лицам;
• предоставление иска в суд вместе с квитанциями, подтверждающими получение документов ответчиком;
• получение сведений о принятии иска и назначении даты первого заседания;
• защиту своих прав и законных интересов;
• получение исполнительного листа;
• его предъявление в ФССП.

Подавая иск, следует учитывать подсудность дела. Требования о взыскании долга рассматривает суд по месту регистрации ответчика, если обратное не прописано в договоре. Когда в нем сказано, что споры рассматривает третейский суд, то иск передают туда (за определенными исключениями).

В любом случае, для быстрого и справедливого разрешения дела нужна помощь грамотного юриста. В делах о взыскании задолженности также важно учитывать пени, неустойки и проценты за пользование чужими денежными средствами по ст. 395 ГК РФ. Существуют тонкости их расчета, о которых знает только специалист.