С Jira бесятся. Как я психанула и тайно перевела свой отдел в другой таск-трекер
Привет, меня зовут Екатерина, я работаю главредом в IT-компании. Полгода назад всех заставили перейти на Jira — кто-то из технического отдела смог убедить топов, что этот баг-трекер — лучшая система управления проектами.
Выбора нам не оставили. Платить за дополнительные сервисы руководство не собиралось — и так сильно потратились на Jira и корпоративный VPN, без которого она в России больше не работает.
Для моего отдела контента и других нетехнических команд Jira стала настоящим кошмаром. Я промучилась три месяца и решила: хватит. Устроила бунт и перевела свой отдел на YouGile — систему управления проектами, которую я отлично знала, потому что сама когда-то работала в его команде. Рассказываю, как это было, сравниваю системы с позиции редактора-маркетолога (понятно, что для разработки картина бы выглядела иначе) и как теперь работаю сразу в нескольких системах.
Кто мы и как работаем
Моя команда контент-отдела — это 3 автора, 3 редактора, 2 корректора, 2 дизайнера и SEO-специалист. Мне как главреду критически важна прозрачность рабочего процесса.
Что для меня означает «прозрачность»? Это не просто видимость задач. Мне важно в любой момент времени видеть, на каком этапе находится каждый из 50+ материалов. Я должна понимать, кто из авторов и редакторов перегружен, а у кого есть свободное время, чтобы гибко перераспределять задачи. Я должна иметь возможность отследить каждую правку от маркетологов и убедиться, что они не затерялись в личных чатах.
Задачи на нашей доске проходят такой путь: «Новая задача» → «Уточнения» → «В очереди» → «В работе» → «Редактура» → «Финальное ревью» → «Доработки» → «Согласование» → «Проверка SEO» → «Корректура» → «Дизайн» → «Верстка» → «В очереди на публикацию» → «Опубликовано».
Эта длинная цепочка требует удобного и наглядного инструмента, который позволяет не терять карточки и видеть всю картину целиком.
«Проблемы» вместо «задач». Основные проблемы Jira для контент-отдела
Компания приняла решение о переходе на Jira по настоянию разработки. Главным аргументом было то, что Jira позволяет реализовать любую задачу, а также имеет Confluence для хранения документации. Идея была в том, чтобы иметь одну универсальную систему для всей компании. Однако для всех остальных отделов переход стал настоящим испытанием и создал реальные проблемы, которые сильно замедляли работу.
Неудобная доска
Поиск по задачам работал некорректно, а карточки автоматически уходили в архив без возможности их вернуть.
Потеря данных
Когда я пыталась перетащить карточку из одной колонки в другую, доска могла автоматически прокрутиться в начало, и мне приходилось тратить время, чтобы вернуться — вручную найти нужное место и завершить действие. Это повторялось десятки раз за день.
При создании новой карточки и прикреплении к ней документа, например, ТЗ или исходника, если я случайно кликала не туда, карточка закрывалась без сохранения. И весь текст, который я успела написать, приходилось набирать заново.
Устаревший интерфейс
Интерфейс Jira показался сложным и неинтуитивным. Еще и неприятным внешне — как будто из 2010-х годов.
Сложности с сортировкой задач
Не было простой сортировки по дедлайнам или возможности выделить карточки цветом. Чтобы увидеть загрузку сотрудников, администраторы настроили нам десятки фильтров («Задачи редактора 1», «Задача дизайнера 2» и т.д.), но даже с ними это было неудобно.
Проблемы с отчетами
Мой самый простой запрос — видеть количество закрытых задач за месяц с разбивкой по ответственным — оказался слишком сложным. Отчет, который нам настроили, работал некорректно и показывал данные только за текущий месяц, и то не по всем сотрудникам. Приходилось считать задачи вручную, в прямом смысле тыкая пальцем в экран.
Запрет на кастомные метки
Возможность добавлять метки, чтобы фильтровать задачи по типу контента (статьи, кейсы, лендинги), была заблокирована, чтобы не «засорять» систему для других отделов. Мне сказали, что метки общие на всю компанию и, если я их создам, они будут видны всем. А мне это важно для отчетов — видеть, сколько единиц контента разного формата мы выпускаем. В итоге — снова ручной подсчет.
Много кликов
Простейшие действия, которые в других трекерах выполняются в один клик, здесь требуют 2-3 и более. Никакие действия с карточками нельзя выполнить сразу с доски, нужно обязательно открывать каждую. Например, чтобы поставить дедлайн, нужно открыть карточку в отдельном окне, перейти в режим редактирования и найти нужную строчку.
Разрозненная коммуникация
Коллеги саботировали Jira, и все обсуждения велись в Маттермосте, в личных сообщениях. Это создавало хаос, и я не могла видеть полную картину по задачам. Приходилось постоянно запрашивать информацию у редакторов и маркетологов в личке.
Проблемы вместо задач
Jira — изначально баг-трекер, и ее терминология («проблемы», а не «задачи») очень нас веселила поначалу, а потом начала сильно раздражать.
Технические трудности
Корпоративный VPN, необходимый для работы с Jira, постоянно конфликтовал с другими VPN, а сама Jira часто подвисала или не загружалась.
Из-за таких проблем и постоянного саботажа со стороны других отделов, технарь, который был главным «амбассадором» Jira, уволился через три месяца. В итоге мы остались один на один с системой, которая не решала наши задачи.
Мой «бунт» и поиск альтернативы
После трех месяцев мучений я поняла, что так работать дальше нельзя. Я обратилась к директору по маркетингу и получила разрешение на «тихий» переход, если найду бесплатную или очень дешевую альтернативу для команды контента.
Я уже знала, на какой трекер хочу перейти. Когда-то я работала в команде YouGile и хорошо знакома с этой системой изнутри. Я собрала техническое сравнение Jira и YouGile, расписала их возможности и ограничения (см.ниже), а главное — показала, как переезд скажется на результатах моей команды.
В цифрах это выглядело так: при смене системы мы могли увеличить скорость выпуска текстов минимум в полтора раза. Чаще всего тексты «застревают» на этапе согласований и доработок. И вот здесь как раз жизненно необходима удобная система. Чтобы все коммуникации были прозрачны.
Сравнение Jira и YouGile сравнение с позиции маркетолога
YouGile |
Jira |
|
Стоимость |
Бесплатная версия для команды до 10 человек с полным функционалом |
Дорогостоящая корпоративная лицензия и платный VPN |
Интерфейс |
Интуитивно понятный, современный. Настройка без привлечения технарей |
Сложный, устаревший. Требует помощи специалистов для настройки |
Подзадачи |
Полноценные подзадачи с исполнителями и дедлайнами. В YouGile я могу создать одну карточку для вебинара, а внутри нее — 10 отдельных подзадач для разных типов контента. Каждая подзадача — это мини-карточка, которую можно развернуть, назначить исполнителя и проставить дедлайн. Это позволяет структурировать работу, не загромождая доску. |
Сложная реализация. Jira не имеет подзадач, только todo-листы и эпики, с которыми мы так и не смогли разобраться. Коллеги посоветовали делать отдельные карточки для каждого этапа, что превращало доску в хаотичную свалку из 10+ карточек на один типовой проект. |
Отчеты и сводки |
Встроенные отчеты за 2 клика. Я могу зайти в раздел «Отчеты», выбрать период, фильтр по ответственному и получить наглядную диаграмму по закрытым задачам. Или вывести всю нужную информацию прямо на доске в отдельной колонке при помощи инструмента «Сводки» |
Требует сложной настройки. Чтобы получить такой отчет, технарь должен был написать JQL-запрос или настроить отдельный плагин. Даже после настройки отчет работал некорректно, и мне приходилось считать задачи вручную. |
Коммуникация |
Встроенный чат в каждой карточке. Вся история обсуждений, комментарии, правки и файлы хранятся внутри задачи. Когда я открываю карточку, я вижу всю переписку между редактором и автором, обратную связь от маркетолога и так далее. |
Разрозненная коммуникация. Все уведомления приходят на почту, превращая ее в свалку. Общение ведется в Маттермосте в личках. У меня нет доступа к информации, приходится задавать лишние вопросы. |
Кастомизация |
Как конструктор — легко самостоятельно настроить доску под свои нужды. Можно менять фоны, цвета карточек, добавлять теги и метки. Это позволяет сделать доску наглядной и приятной для работы без привлечения IT-специалистов. |
Сложное и централизованное событие. Любая настройка рабочего процесса или добавление меток требует прав администратора. Наши технари отказывались добавлять метки для контент-отдела, чтобы «не засорять» систему для других команд. |
Особенные фичи |
«Зеркальные столбики». Это уникальная функция YouGile. Я могу «отзеркалить» колонку с доски другого отдела (например, с доски маркетологов) на свою. Таким образом, я бы видела, какие задачи у них находятся в бэклоге, и мы могли бы заранее планировать работу. К сожалению, сейчас это не работает, т.к. наши маркетологи остались в Jira. |
Фокус на баг-трекинг. Функционал Jira заточен под задачи разработчиков и баг-трекинг, что делает ее малоэффективной для других отделов. |
Работа с подрядчиками |
Открытые доски и возможность делиться ссылками с гостями без регистрации |
Требует наличия учетной записи у всех пользователей, что создает проблемы с доступом |
С этими аргументами я вернулась к директору. Ему было важно не только сократить расходы, но и улучшить эффективность. После обсуждения он мне дал зеленый свет: переезжай, но по-тихому и только своей командой, и обязательно дублируй все задачи в Jira для отчетности.
YouGile: преимущества для маркетологов и контент-команд
1. Простой и интуитивно понятный интерфейс
Все процессы отображаются на визуальной канбан-доске: можно настроить цвета, фоны, фильтры самому. Есть полноценные подзадачи.
2. Гибкость и кастомизация
Настройка доски под свои процессы занимает полчаса: добавление или создание новых меток, сортировка задач, стикеры, расширения (их очень много разных под разные цели), теги. Чтобы не перегружать интерфейс, можно выбрать только нужные, например, «Согласования». Позволяет быстро и удобно для всех согласовывать работу.
3. Встроенный чат и коммуникация
В каждой задаче реализован полноценный чат: обсуждения, комментарии, переписка с автором, редактором и маркетологом — всё хранится в задаче и не теряется. В мобильном приложении есть голосовые с автоматической текстовой расшифровкой — голосовые удобно наговаривать, но не надо слушать.
4. Управление загрузкой и отчётность
Самое удобное для меня — это «Сводки». Можно собрать в отдельной колонке главреда все нужные карточки — с горящими дедлайнами, по исполнителям, по типу контента и так далее. И регулярно их мониторить. И делать при необходимости новые. Например, под такой мой запрос: «Хочу узнать, сколько у нас сейчас в работе кейсов, кто из авторов ими занимается и не горят ли сроки».
5. Доступ и интеграция
Работа без VPN, российская техподдержка, бесплатная версия до 10 человек. Можно подключать заказчиков, маркетологов, дизайнеров и даже внешних авторов без регистрации, с возможностью просмотра или редактирования задач. Функция «Открытые доски» — топ. Могу быстро пошарить любую доску подрядчику, например, но при этом настроить приватность так, чтобы он не увидел лишнего.
Пример из практики:
В отделе 10 человек одновременно работают над 50+ материалами — в YouGile прямо из доски видно, на каком этапе находится каждая карточка. Очень удобно, что дедлайны можно проставить быстро, не открывая отдельно каждую карточку. Легко найти нужную задачу через «Сводки» по любым параметрам.
В Jira же приходится делать дополнительные фильтры, искать материалы по названию, часто вручную подсчитывать завершенные задачи.
Как я теперь работаю в двух трекерах
Внимательные читатели помнят: директор по маркетингу разрешил мне переезд на YouGile с тем условием, что я буду дублировать карточки задач в Jira. На всякий случай, для отчетности, для связи с коллегами из других отделов…
Поэтому теперь я завожу настоящие задачи в YouGile, а потом делаю их дубли в Jira: название карточки, ТЗ, ссылка на результат. Не очень удобно, конечно. Но точно лучше, чем мучиться дальше и по-настоящему работать в Jira.
На самом деле это довольно частая практика, когда в компания некоторые отделы подпольно используют свой любимый инструмент.
Итоги и личные выводы
Jira — это мощный, но сложный и узкоспециализированный инструмент. Пытаться навязать его всей компании — это все равно, что заставлять маркетолога писать сайт на JavaScript или Python, когда ему нужна Tilda.
Мой совет руководителям: прислушивайтесь к своей команде. Если сотрудники саботируют систему, это не их капризы, а сигнал о том, что инструмент не подходит для их задач и процессов.