Une nouvelle contrainte… bénéfique ? D’ici un an, toutes les entreprises françaises, même les plus petites, devront avoir adopté un nouveau format standardisé pour toutes leurs factures et choisir une plateforme agréée pour les réceptionner. C’est le principe de la facturation électronique, qui deviendra la norme dans l’Hexagone. Un changement porteur de progrès.
Les PME et TPE n’auront plus besoin, comme souvent aujourd’hui, de se rendre sur le portail des très grosses entreprises pour remplir manuellement les formulaires indispensables pour déposer leurs factures et se faire payer. Ou de les éditer sur papier. Si le chef d’entreprise – ou un de ses collaborateurs - consacrait du temps à cette tâche ingrate, il pourra l’employer à suivre l’état des paiements, gérer les relances, piloter sa trésorerie ou son activité.
Passer la publicitéUn outil plus efficace
Les clients qui prétextaient n’avoir pas reçu le précieux document, sans doute égaré, n’auront plus cette excuse pour retarder le règlement. Et plus personne n’apportera à l’expert-comptable des liasses de factures papier dans une boîte à chaussure, comme cela se voit encore. Il aura accès électroniquement à toutes les écritures, ce qui le débarrassera d’une tâche fastidieuse, source d’erreurs. Enfin, l’administration adressera beaucoup plus rarement des demandes de justificatifs, par exemple pour le versement d’un crédit de TVA, puisqu’elle aura déjà été informée.
C’est une révolution pour les très nombreuses TPE ou PME qui sont encore peu digitalisées. Contraintes, réforme oblige, de faire le premier pas dans cette direction, elles peuvent saisir l’occasion de se doter d’outils plus larges que la simple facturation électronique, pour mieux gérer clients, contrats, factures, comptabilité... « Par exemple, il sera obligatoire d’indiquer le statut, réglé ou non, de la facture. Mais il n’est pas prévu un statut « relance » pour les factures impayées dans la facturation électronique. Ce sont donc des logiciels comme les nôtres qui les ajoutent » explique Pierre-Emeric Chabanne, directeur Général de Zeendoc, une solution de gestion électronique des documents.
Un audit interne à mener avant de décider
Les PME déjà équipées, elles, vont probablement devoir faire évoluer leurs outils informatiques pour s’adapter aux nouveaux besoins nés de la facturation électronique. Mais cela suppose d’avoir au préalable cerné les enjeux de la réforme pour leur activité, les cas particuliers auquel elles seront confrontées.
Les questions à se poser ? «Comment l’entreprise reçoit-elle ses factures aujourd’hui, a-t-elle des fournisseurs à l’étranger, des notes de frais à traiter, encaisse-t-elle sans émettre de factures, ce qui impliquera de faire un reporting spécifique à l’administration fiscale, comment doit-il s’organiser s’il a un site internet et vend en direct, etc. » énumère Arthur Waller, CEO et cofondateur de la plateforme de gestion financière et comptabilité Pennylane.
Le circuit de facturation passé au crible
C’est aussi le moment de décortiquer le fonctionnement interne de l’entreprise. « Si l’on veut trouver l’outil adapté à ses besoins, il est essentiel de comprendre les circuits internes : qui valide quoi, selon quels critères. Et il faut vérifier que ce processus reste pertinent ou le repenser avant de l’automatiser», rappelle Stéphanie Auchabie, directrice générale France Benelux de Quadient, un fournisseur de logiciels, d’automatisation des factures notamment.
Passer la publicitéS’il entend aussi émettre des factures électroniques dans un an, le chef d’entreprise doit en outre passer au crible son fichier clients pour corriger d’éventuelles erreurs, qui ne seront plus admises. « Si les numéros Siren et Siret des destinataires sont erronés, par exemple, la facture électronique ne pourra pas leur être transmise. Attention aussi, quand l’entreprise cliente dispose de plusieurs établissements (par exemple en France et à l’étranger). Il faut s’assurer que la facture est envoyée au bon endroit, car cela modifie les règles de déclaration de TVA et donc de transmission des données à l’administration fiscale», conseille Arthur Waller.
Près de 40 cas particuliers ont en effet été répertoriés pour la mise en place de la facturation électronique. Il serait dommage, pour un chef d’entreprise, de découvrir les difficultés au dernier moment.