Владимир Балов: Архив — это живая ткань истории, которая пишется каждый день

SakhalinMedia, 5 декабря. Владимир Балов возглавил Государственный исторический архив Сахалинской области в апреле 2024 года, вернувшись в те же стены, где начинал свою карьеру почти двадцать лет назад, но уже в качестве директора. За несколько месяцев руководства он продолжил внедрять систему оптимизации бережливых технологий, которая позволила учреждению дважды получить статус самой эффективной организации среди учреждений культуры, а также в этом году достигнуть высокого звания образцового учреждения федерального уровня. В своем интервью он рассказал о том, как архив переживает цифровую трансформацию, почему место в хранилище заканчивается, как сотрудники изучают рукописные документы с помощью нейросетей "Яндекса" и какие вызовы ждут архивистов в будущем.

На пути к архиву: предначертание судьбы

— Владимир Васильевич, вы стали директором архива в апреле этого года. Это было возвращение — вы начинали карьеру именно в этом учреждении. Расскажите о пути, который вас привел сюда?

— Я закончил Южно-Сахалинский промышленно-экономический техникум по специальности документационное обеспечение управления и архивоведение. Смешно звучит, но когда сдавал экзамены по архивному делу, я говорил, что в архиве работать не буду. Однако в следующем году исполнится уже 20 лет, как я работаю в архивной отрасли.

После техникума я поступил в Дальневосточный государственный университет на совершенно другую специальность — экономист-менеджер. Мне нужна была другая профессия. Но в тот момент, когда я только начинал учиться, мне предложили поработать в архиве. Я подумал: давайте попробую, немного поработаю и все. Так и сказал себе.

И вот 6 апреля 2006 года я устроился на должность архивиста первой категории. Через год меня повысили до ведущего архивиста, а еще через год поставили начальником отдела по работе с населением. Получилось так, что эта должность сыграла ключевую роль в моей судьбе. В 2008 году, еще до получения диплома, меня уже назначили, и я остался. Дальше началось все по нарастающей.

— В начале работы в архиве вы сталкивались с серьёзными трудностями?

— С трудностями я привык сталкиваться с самого начала. На должности начальника отдела, когда я только приступил к работе, здание архива находилось на реконструкции. Документы были разбросаны за пределами города в разных местах. Наша работа была связана с социально-правовыми запросами — это срочные обращения граждан, которые по закону требуют определённый срок исполнения.

У нас была всего одна машина "Волга", на которой приходилось возить документы. Сколько транспорт мог привезти документов, с таким объемом в авральном режиме и работали, практически до ночи. Это было очень сложно — нужно было удерживать сроки выполнения, но возможности были ограничены просто техническими причинами.

Потом в 2010 году произошла реорганизация. Один большой архив разделился на два: Государственный архив документов по личному составу Сахалинской области и Государственный исторический архив Сахалинской области. Я продолжил работу в архиве по личному составу.

— И вот в апреле 2024 года произошёл поворот в вашей карьере. Расскажите, как вы вернулись в те же стены?

— В апреле 2024 года я был назначен директором Государственного исторического архива и вернулся в те же стены, откуда начинал, но уже в совершенно другом качестве. Конечно, были определённые страхи. Это была другая специфика, неизведанная для меня область управления. Но я подумал: раз оказали такое доверие, значит, в меня верят. Оказали доверие — надо стараться.

Я пообщался с коллективом, многих я знал ещё по различным мероприятиям. Вместе мы определили приоритетные задачи. На начальном этапе нужно было усилить меры по сохранности документов, и мы этим занялись. Нелегко это было, но мы справились. Продолжили работать над нашими фестивалями и проектами популяризации архива.

Кинодокументы: сокровище, спрятанное на пленке

— Насколько я знаю, в архиве хранится одно из крупнейших собраний кинодокументов на Дальнем Востоке. Расскажите об этом собрании?

— На хранении находятся более 8 тысяч единиц кинодокументов на пленке 16 и 32 миллиметра. Долгое время они просто не использовались — не было оборудования для просмотра и обработки. Документы покрывались пылью, а информация оставалась недоступной для исследователей и общественности.

В 2019 году Юлия Николаевна Козлюк, начальник отдела комплектования Архивного фонда, решила попробовать их оцифровать. Она подавала документы на гранты, и удалось выиграть финансирование. Юлия собрала команду, и они начали кропотливую работу по переводу кинодокументов в цифровой формат. На сегодняшний момент оцифровано около 2 тысяч единиц.

По датировке материалы охватывают период с 1960-х по 1990-е годы. Это очень ценный временной срез. Из-за нашего островного расположения и особой истории Сахалина у нас сформировалась самая крупная коллекция видеоматериалов на Дальнем Востоке. Многие другие архивы передали свои кинодокументы в Москву, а мы потихонечку их цифруем.

— Расскажите о вашем опыте взаимодействия с Яндексом. Как современные технологии и нейросети изменили работу с генеалогическими запросами и повлияли на доступность архива для пользователей?

— Яндекс вышел на нас с предложением помощи. У них есть проект "Поиск по архивам", в котором они собирают и индексируют документы из разных архивов. У нас были оцифрованы метрические книги середины 19 — начала 20 века. Они преследуют свой интерес — пополняют свой проект ценной информацией. А мы преследуем интерес распознать текст, чтобы самим работать с документами более эффективно.

Генеалогические запросы приходят довольно часто. Люди ищут информацию о своих предках, о своих корнях. Раньше приходилось вручную пролистывать документы, но это опасно — документы старые, и каждое лишнее прикосновение может их повредить. С помощью нейросети Яндекса удалось распознать текст. Не всё прошло гладко с первого раза, потом они доработали систему, но в целом получилось более-менее неплохо.

Теперь люди, занимающиеся генеалогией и восстанавливающие своё семейное древо, могут не обращаться в архив лично. Они просто открывают поиск по архивам на Яндексе, выбирают наш архив и ищут информацию по фамилии. Если им потребуется заверенная копия для официального использования, они могут обратиться, и мы оказываем такую услугу. Это сокращает время в разы. Поэтому я считаю: для нас цифровизация — это очень необходимая и нужная вещь.

Бережливые технологии: система, которая работает

— Расскажите о том, как вы внедрили бережливые технологии и за что получили высокие статусы?

— Мы внедряем бережливые технологии не как разовую акцию или пиар, а системно. Это означает, что мы оптимизируем различные рабочие процессы, смотрим, где происходят потери времени и ресурсов, и минимизируем их. Это касается всего — от управления документами до организации рабочего процесса.

Приведу конкретные примеры. Когда человек запрашивал документы в читальный зал, мы раньше делали это по определённому, довольно длинному порядку. Потом мы посмотрели и подумали: а можно ли это ускорить? Оказалось, что можно. Мы упростили процедуру, изменили алгоритм действий, и теперь человек ждёт не три дня, чтобы получить документы в читальный зал, а один день. Это значительная разница для исследователя.

То же самое касается реставрации документов. Раньше мы использовали обычную бельевую сушилку. Разложили, положили максимум 7 листов — и всё. Иногда, если очень удачно размещали, то 15 листов. Но больше было невозможно. Причина в том, что используемый клей должен просыхать естественным образом, и это требует времени и пространства.

Мы посмотрели, как сушат детские рисунки в детских учреждениях, и нашли недорогой специальный шкаф для сушки. Теперь вместо 7 листов мы можем сушить 70 листов одновременно. Это десятикратное увеличение производительности!

— Это впечатляющий результат. Какие ещё решения вы внедрили для оптимизации процессов?

— При реставрации документов нужно использовать специальные микро-ленты и клей. Мы нашли специальную пленку без клеевой основы, которая прикрепляется без использования клея. Теперь мелкую реставрацию можно делать гораздо быстрее — не нужно ждать, пока всё просохнет. Это экономит огромное количество времени.

Кроме того, мы изменили процесс обработки документов. Когда дело нужно реставрировать, его в любом случае расшивают. Вот мы начали сразу давать такое расшитое дело на сканирование. Получаем электронную копию, потом дело реставрируют и шьют обратно. Таким образом, реставрация проходит, а у нас уже есть цифровая копия. Это очень эффективно.

Ещё один пример — экономия на материалах. Одна из наших коллег предложила проект по улучшению. При обработке документов мы используем бумвинил для создания спинок дел, и остаются обрезки. Девчата поработали и научились из этих обрезков делать целые корочки. Экономия получается 7 тысяч рублей в год. На первый взгляд, немного, но это же безотходное производство! Экономия есть экономия, и в таких мелочах, складываясь, затраты временные и материальные значительно сокращаются.

За системное внедрение этих подходов мы уже 2 года подряд становились самой эффективной организацией среди учреждений культуры в области. В этом году мы выиграли премию "Сахалинский маяк" как самая эффективная организация в области. А 22 октября у нас была партнерская проверка, и нам присвоили статус образцового учреждения федерального уровня. Это говорит о том, что работа ведётся правильно и результаты видны.

Оборудование и оснащение архива

— Я вижу, что вы активно внедряете инновации. А что сказать об общем техническом оснащении архива? Какое оборудование у вас есть?

— Если говорить об оборудовании, то у нас один из лучших по оснащению архивов на Дальнем Востоке. Когда коллеги приезжают из других архивов, они смотрят на наше оборудование и говорят: "У вас оснащение хорошее". Это приятно слышать.

У нас есть два сканера. Один из них — отечественный сканер от компании ЭЛАР. Это полностью российский продукт, позволяющий сканировать документы большого формата — А2. Бесконтактное сканирование и LED-освещение без вредного ИК и УФ излучения обеспечивают бережное сканирование даже старых архивных документов. После сканирования программное обеспечение обрабатывает полученное изображение, улучшает качество и сохраняет без потери информации.

Это очень удобный инструмент для работы с документами, которые нужно беречь. Для специалистов по архивоведению и для исторических учреждений такое оборудование — находка.

— Со всем этим оборудованием вы работаете с огромным объёмом документов. Расскажите о размере фонда архива и самых ценных материалах?

— На сегодняшний день в нашем фонде более 670 тысяч единиц различных документов. Это громадный объём информации. Конечно, у нас есть документы, которые ограничены в доступе. Есть и документы, которые имеют особо высокую ценность.

Самые ценные документы — это революционные документы из периода, когда формировалась советская власть. Также у нас хранятся документы, написанные на японском языке. Это крайне редкие материалы, которые отражают период, когда на Сахалине была японская администрация. 

Не все фонды пополняются новыми документами. У нас есть источники комплектования — это органы исполнительной власти, которые передают нам документы. По закону они хранятся определённое время, а потом, обычно спустя 10 лет, передаются на постоянное хранение в архив. Но есть и закрытые фонды, которые больше не пополняются.

— Как часто к вам приносят старые документы, которые были потеряны или забыты?

— Такие истории случаются, но не особенно часто. Это происходит в основном в архиве по личному составу, потому что там специфика работы связана со взаимодействием с населением. Когда организации ликвидируют, люди часто не знают, что делать с архивными документами, и они теряются. Потом работники приходят и просят подтвердить их стаж работы или зарплату. А как это подтвердить, если документов нет?

Я помню случай, когда ко мне пришёл мужчина и попросил подтвердить, что он работал в определённой конторе. Я сказал: "Нам документы эта организация не сдавала". Он ответил: "Как не сдавали?" А я говорю: "Ну просто не сдавали, таков факт". Он оказался директором той конторы. Я спросил: "А куда же Вы документы дели?" Он не знал. Вот такие истории бывают. Иногда что-то находится, но в целом это редкость.

Фестиваль Сахалинской истории: живая связь с прошлым

— Расскажите о SakhАрхивFest, который стал, наверное, самым заметным проектом архива?

— Да, этот фестиваль стал одним из самых медийно известных наших проектов. Четвёртый фестиваль мы только что закончили в сентябре. Проект зародился из идеи популяризации архива, которую выдвинула Юлия Николаевна в 2019 году, когда начиналась масштабная оцифровка кинодокументов.

Идея была в том, чтобы показать людям, как можно посмотреть историю Сахалина и увидеть, как всё менялось. Если смотреть Яндекс Карты, они обновляют карту города раз в пять лет, и видна эта динамика. Но здесь можно заглянуть на 50 лет назад, увидеть, как развивалась экономика острова, как менялась инфраструктура.

На фестивале мы показываем документальное архивное кино по разным тематикам. Это материалы о лесной промышленности, пищевой промышленности, о социальной жизни. Мы показываем фильмы о ЗАГСах и размышляем, какие были семейные ценности в 1960-х годах и какие они остаются сейчас. И знаете, они у нас практически такие же остаются в нашей стране.

— Какие ещё истории происходят на фестивале? Вы же говорили, что люди находят на этих кадрах самих себя?

— Да. Это очень трогательные моменты. У нас был проект под названием "Мои личные истории". Одна из зрителей Мария Викторовна Александрова смотрела архивное кино и вдруг узнала своего отца на кадрах. Она поделилась своими эмоциями о том, что почувствовала в этот момент — это была мощная семейная история, обнаруженная через архив.

Мы также проводили викторины. После того как люди смотрели архивное кино, мы среди зрителей проводили викторину о том, что они видели. Интересно, что дважды участвовал гражданин из Минска, и он даже стал победителем! Мы отправляли ему призы — наши издания архива.

— А какие из предложенных тем привлекали наибольшее количество зрителей и вызывали самый живой отклик?

— Самый большой интерес вызвали показы, посвящённые природным катаклизмам. У нас был довольно масштабный фильм о тайфуне "Филлис" —событии, которое произошло на Сахалине и очень сильно повлияло на жизнь людей. На такой показ мы приглашали представителей научного сообщества, которые рассказывали контекст и исторические подробности.

Отклик был огромный, потому что люди постарше все помнят эти события, они пережили это. Это живая история для них, а не просто архивный материал. Такие проекты показывают, что архив — это не просто склад документов, а живая ткань истории, которая может рассказать о жизни людей.

— Планируете ли вы масштабировать фестиваль на другие регионы?

— Взаимодействие с другими регионами пока не налажено таким образом. К нам никто не выходил с предложениями совместного проведения. Но если такие предложения поступят, мы, конечно, готовы помочь и поучаствовать. Пока мы проводим фестиваль только здесь, у нас.

Что интересно, в 2024 году мы работали в стеклянном павильоне парка. Там мы проводили показы, и люди, которые просто гуляли по парку, заходили и смотрели. Был очень положительный отзыв. Оказалось, что формат мобильной выставки архивного кино работает хорошо.

— А какие ещё культурные активности проводит архив, помимо фестиваля?

— У нас в основном просветительская деятельность. Это наши издания, лекции, выездные мероприятия, показы документальных материалов. Мы также оказываем услуги населению. Люди ищут информацию о своем стаже, заработной плате, где они работали. Не в таких больших объёмах, как в архиве по личному составу, но тем не менее — такие документы у нас есть.

Используем фотоматериалы из архива в различных выставках. Например, в парке, если идти по аллее, мы примерно раз в квартал готовим различные выставки из исходников архива. Это интерактивное взаимодействие с историей.

Архив — учреждение специфичное. Поэтому то, что мы называем пиаром, — это попытка показать, что мы есть, что мы умеем делать, по мере своих сил и возможностей. Это не привычные культурные мероприятия, но это наша форма работы с общественностью.

Ночь музеев: первый опыт

— В этом году вы впервые участвовали в акции "Ночь музеев". Оправдались ли ожидания от участия?

— Да, это был наш первый опыт. Мы решили попробовать и посмотреть, как это работает. Совместно с музеем книги Чехова мы организовали ночную экскурсию с тематической лекцией. Тема была про героев и исторических личностей.

Мы показали видеофильм о героях, чьи бюсты расположены на площади Славы в городе. Это был интересный формат — живая лекция с видеоматериалами и исторической справкой.

— Насколько хорошо прошла первая попытка? Какой был отклик?

— Охват аудитории был небольшой, но это были первые шаги, и нам есть на чем работать. Нужно понимать, что архив — это объект режимный, и мы не можем пускать в него большое количество людей одновременно по различным причинам безопасности и сохранности документов. Поэтому массовые акции требуют особого подхода.

Мы рассматриваем возможность участия в будущем. Нужно ещё подумать, какой формат будет оптимальным для архива. Время ещё есть. Не исключено, что мы будем участвовать снова.

Проблема с местом хранения: вызов настоящего и будущего

— Один из главных вызовов, о которых вы говорили, — это проблема с местом хранения. Расскажите о масштабе проблемы?

— Это действительно острая проблема, и она будет становиться всё более острой. Помещение архива сейчас загружено на 92 процента. Это означает, что очень скоро у нас просто не останется места для хранения новых документов.

При этом нужно понимать, что была проведена реконструкция в 2010 году. Тогда установили финские раздвижные стеллажи, которые позволили оптимизировать использование пространства. Но даже с этими улучшениями проблема возникает.

Когда произошла реорганизация архивов, сюда привезли документы партийного архива — центра документации новейшей истории. Место было сэкономлено, но не настолько, чтобы комплектоваться документами ещё на 50 лет. То есть, если честно, места просто нет.

— Были ли попытки решить эту проблему?

— В планах было строительство нового здания. Территория позволяет сделать пристройку к учреждению. Мы подавали документы на конкурс для проектно-сметной документации. Набрали хороший балл и были реальные шансы на победу.

Но началась пандемия, и все эти планы были заморожены. Вот так, из-за внешних обстоятельств, проект остался в статусе идеи. 

— Насколько эта проблема системная? Это особенность только Сахалина?

— Проблема архивной полки — это системная проблема. Она есть практически в 99 процентах архивов по стране. Это не специфика только Сахалина. Многие учреждения приспосабливают под себя арендованные здания, но нужно что-то новое.

Когда нужно купить здание, которое хорошо подойдёт для архива, таких мест практически нет. Нужно либо покупать и серьёзно приспосабливать под себя, либо строить новое. Это серьёзная финансовая нагрузка для любого учреждения.

Но я должен сказать, что наш архив, несмотря на эту проблему, остаётся одним из самых оснащённых на Дальнем Востоке. Когда коллеги из других архивов приезжают в Южно-Сахалинск, они смотрят на нашу материально-техническую базу и говорят, что мы в топе. Это не утешает относительно проблемы с местом, но показывает, что работаем мы правильно.

Связь с коллегами и партнёрами

— Насколько тесна коммуникация между архивами на Дальнем Востоке?

— На Дальнем Востоке ежегодно проходят научно-методические советы. Туда собираются руководители архивных служб и руководители архивных учреждений. Мы там общаемся, обсуждаем актуальные вопросы, проблемы, делимся опытом.

У нас есть архивы, с которыми у нас хорошие, можно сказать приятельские отношения. Если намечаются какие-то проекты или возникают просьбы о помощи, просто звонишь, договариваешься, и помогают. Никогда не отказывают. Такая коммуникация построена на взаимной помощи и понимании общих проблем.

— Расскажите о публикациях архива и сотрудничестве с организациями?

— Мы очень много публикуемся. То, что у нас находится в фондах, не представлено в интернете. Поэтому каждое наше издание — это уникальный исторический материал.

К 80-летию Победы мы издали сборник документов, в котором по дням расписано, как проходила жизнь на Сахалине в военное время. Это очень ценное издание. Было напечатано 200 экземпляров, и почти все они уже розданы — часть на презентации, остальное передали в библиотеки и школы.

Мы сотрудничаем с Сахалинской энергией. Они оказывают нам грантовую поддержку. Благодаря этой поддержке мы можем цифровать кинодокументы, отправляем их на оцифровку в Москву и по мере возможностей привлекаем собственные средства. Затем мы транслируем эти материалы людям через фестивали, выставки, проекты.

Также мы помогали Сахалинской энергии в подготовке двухтомного издания "Земля открытий", посвященного 30-летию проекта-первопроходца "Сахалин-2".

Требования к специалистам архива

— Какие качества должны быть у человека, который работает в архиве?

— Ответственность, конечно, первое и главное. Человек должен быть внимательным и скрупулезным. Те, кто занимается научной деятельностью в архиве, они изучают, изучают, изучают документы. У таких людей горят глаза, и они работают с интересом.

Я очень люблю инициативных сотрудников, которые не боятся прийти ко мне и сказать: "У меня есть идея, давайте попробуем сделать вот это". Мы собираемся, обсуждаем предложение, и если это что-то стоящее, мы это внедряем. Инициативные люди хорошо держатся в архиве. Они двигают работу вперёд.

— А есть ли кадровый дефицит в архивном деле на Дальнем Востоке?

— Я бы не сказал, что проблема именно в архивном деле. Сейчас мы находимся в переходном периоде. Тысячу лет бумага была основным источником информации. Сейчас мы вступили в цифровую эпоху, и перед нами встаёт необходимость принимать документы, которые никогда не были созданы на бумаге. Это совершенно новая реальность.

Это потребует новых компетенций и новых специалистов. Потребуются не просто архивисты, а люди, которые разбираются в программировании и информационной безопасности, но при этом понимают архивное дело. Специфическое такое направление будет развиваться.

Сейчас вообще у всех бюджетных учреждений проблема с привлечением и удержанием специалистов в области IT-безопасности. Такие специалисты хотят хорошую зарплату, и не все учреждения могут конкурировать с частными фирмами. Они приходят, поработают немного, а потом уходят в коммерческие компании, где платят значительно больше.

— Видите ли вы фундаментальную трансформацию архивного дела?

— Это неизбежно, и трансформация эта уже идёт. Все дальше будет в цифре, в цифре, в цифре. Время покажет, насколько надёжны и долговечны электронные носители в долгосрочной перспективе. Бумага проверена временем — 1000 лет это подтверждают. Электроника — это что-то новое, и как она себя покажет, пока ещё непонятно.

Но в целом весь мир идёт к цифровой трансформации. Как ни крути, это тенденция неизбежная. Потому что архив может стать огромным аналитическим центром. Когда ты по щелчку можешь получить информацию по всем сферам экономики острова в историческом разрезе — это совершенно другой подход к анализу и планированию развития.

Это похоже на то, что происходит в журналистике. Долгое время людей учили писать газеты, они работали в газетах, газеты были основным источником информации. Но сейчас всё больше мультимедийная журналистика. Люди читают новости в телефонах, открывают телеграм-каналы, смотрят ленты новостей. Если кто-то захочет углубиться в тему, он переходит по ссылке на официальный сайт, где всё расписано подробнее. Это просто более удобно, и информация доступна под рукой.

Архивное дело переживает похожую трансформацию.

Актуальные вызовы и планы на будущее

— Какие основные вызовы стоят перед архивом сейчас?

— Самая основная проблема, которая встаёт перед нами прямо сейчас, — это приём цифровых документов на постоянное хранение. У нас есть рабочая группа с Центром региональной цифровой трансформации, которая работает с системой электронного документооборота Правительства Сахалинской области.

СЭД функционирует уже почти 10 лет, за этот период в нем накопился значительный объем документов. По архивным правилам уже подходит срок приема этих документов на хранение. На текущий момент в рамках деятельности рабочей группы прорабатываются технические аспекты реализации этого процесса. Среди рассматриваемых вопросов — необходимость в большом цифровом хранилище, т.е. системе хранения данных, стандарты, решения по безопасности информации.

Это самый острый вызов, так как архивы эту задачу решают впервые.

— А какие планы на ближайшие годы? Как вы видите развитие архива?

— На следующий год у нас выходит издание, приуроченное к юбилею области. 2 января 2027 года — это юбилей Сахалинской области. Поэтому весь 2026 год мы будем готовить это юбилейное издание. Это большой проект.

Потом мы будем плавно готовиться к нашему собственному 90-летию в 2028 году. Хотя конкретные планы торжеств ещё не наметили, но примерно в конце 2026 года мы представим, что будет в следующем году.

В 2029 году на Сахалине будет проходить научно-методический совет архивных учреждений Дальнего Востока. Это ещё четыре года, и времени не так много. Нужно хорошо подготовиться, чтобы показать, что мы можем организовать качественное мероприятие такого уровня.

Поэтому в целом на ближайшие 3-4 года у нас ясная дорожная карта развития.