Правовые службы в компаниях часто работают с возросшими нагрузками из-за усиления требований к коммерческой безопасности: количество задач увеличивается, а штат и ресурсы остаются прежними. Традиционные подходы к управлению договорами исчерпали себя, они провоцируют финансовые потери, операционные разрывы, правовые риски, все меньше времени у юристов остается на полноценную экспертизу.
Новые вызовы — новые требования
Недавнее исследование "Яндекс 360" и центра НАФИ показывает, что офисные сотрудники тратят до 25% на поиск нужной информации и рутину, это в полной мере относится к юристам. Самые распространенные барьеры на пути к эффективности, согласно результатам исследования: постоянное переключение между разными сервисами, долгий поиск документов, сложность в организации коллективной работы и отсутствие централизованного хранилища файлов. Казалось бы, несущественные действия, но они ведут к проблемам в договорной функции:
- высокие операционные риски: ошибки в реквизитах, пропуск критических сроков и рисковых формулировок, согласование устаревших версий;
- невозможность управлять нагрузкой: руководитель не видит реальной загрузки команды и «узких мест»;
- снижение экспертного вклада: юристы погребены под рутиной, у них нет времени на анализ рисков и стратегическое консультирование.
Мы собрали 5 ключевых критериев для выбора ИТ-системы, основанных на мнениях инхаус-юристов и экспертов в области LegalTech. Для сравнения оцените, что может предложить цифровая платформа для управления компанией Directum RX, как решает основные задачи договорного и юридического отдела, за счет чего повышает ценность юристов для бизнеса.
Критерий 1. Сквозная автоматизация вместо точечных улучшений
Если ИТ-система для автоматизации управления договорами устарела, её дорого или невозможно доработать, это становится проблемой. Ручная обработка документов, хаотичное хранение версий документов, ведение списков дел в Excel, согласование через электронную почту или мессенджер с рискованными последствиями, несоблюдение регламентов — осложняют жизнь не только юристов, но и всей компании.
Что проверять при выборе новой системы:
- Автоматизация всего цикла работы с договорами, счетами и актами, включая ЭДО с контрагентами устраняет задержки и ручные операции.
- Удобная маршрутизация и мониторинг сроков на каждом этапе сокращают время на заключение договоров на 50–70%, исключают задержки из-за человеческого фактора.
- Контрольные точки для отслеживания этапов исполнения обязательств, выполнение условий, сроков и бюджетов.
- Единая база договоров (а также претензий, исков, судебных дел) обеспечивает контекстный доступ к полной истории обязательств и пакету документов, удобный поиск по параметрам и тексту.
Ценность Directum RX: платформа нацелена на сквозные процессы и предлагает не набор функций, а единое цифровое пространство для всего жизненного цикла договора — от инициации и проверки контрагента до подписания, исполнения и архивирования. Работа с договорами идет в рамках электронного хранилища корпоративного контента.
Критерий 2. Экономия времени и интеллектуальное устранение рутины
Сотрудники договорных отделов считают проблемой большую трудоемкость непрофильных операций: ручное и дублирующее заполнение документов, указание повторяющихся формулировок, таких как условия оплаты, банковские реквизиты, сведения о штрафах, ответственности и форс-мажоре. Ценность информационной системы должна измеряться тем, сколько рабочих часов она высвободит для людей.
Что проверять в системе:
- Автозаполнение реквизитов из единых справочников корпоративной системы и картотеки контрагентов.
- Шаблоны документов с подстановкой значений атрибутов.
- ИИ-сервисы: автоматическое извлечение данных из сканированных экземпляров, проверка обязательных условий договора, классификация входящих документов и их маршрутизация.
- Интеллектуальное сравнение версий с подсветкой изменений (сокращает анализ правок с 14 минут до 4).
Ценность Directum RX: ИИ-ассистенты уже встроены в приложение и доступны сразу после установки без интеграций и настроек. Система помогает резюмировать, генерировать документы, сравнивать версии. ИИ-сервисы обеспечивают нормоконтроль — проверку на соответствие шаблонам и корпоративным требованиям, предложение корректных вариантов замены для формулировки. Сервисы автоматически дообучаются на данных компании. Программа берет на себя до 80% рутинных операций, высвобождая время для анализа сложных правовых вопросов и риск-менеджмента.
Интеллектуальный поиск в Directum RX значительно ускоряет работу юриста: пользователь может найти информацию не только по атрибутам, но и по полному тексту документов, включая данные из сканов и любых PDF, которые ИИ распознаёт и индексирует. Система подбирает комплекты документов по смыслу, а генеративный ИИ позволяет не просто искать, а задавать вопросы на естественном языке и вести уточняющий диалог. Это ускоряет ориентирование в лучших практиках и подготовку документов, например, формирование ответов на претензии по аналогии с предыдущими делами.
Кейсы В результате применения ИИ юристами подготовка документов ускоряется в 4–6 раз, согласование — в 2 раза, а поиск в — 8–10 раз. (опыт IDS Borjomi Russia & Belarus). Применение ИИ и автоматизация процессов в Directum RX исключила потерю версий и ускорила работу юридического отдела, прямая экономия составила 2 FTE (опыт «Систэм Электрик»). На 95% сократилось время на согласование и сверку документов от контрагентов за счет сравнения версий с помощью ИИ (опыт «Газпром трансгаз Саратов»). |
Критерий 3. Снижение юридических и репутационных рисков
Система должна быть не просто удобным инструментом, а вашим союзником в управлении рисками. Одна ошибка в реквизитах или пропущенный срок может стоить компании миллионов. Нарушение сроков исполнения обязательств и отсутствие прозрачности в процессах ведут к штрафам, убыткам и осложняют взаимодействие с партнёрами и надзорными органами. Все эти проблемы приводят к прямым финансовым потерям, разбирательствам, снижению инвестиционной привлекательности и репутационным рискам.
Что проверять в системе:
- Контроль полномочий: интеграция с реестром доверенностей и отслеживание прав подписанта.
- Проверка контрагентов по ИНН/ОГРН, детальность справочника организаций и досье, удобство ретроспективной проверки и мониторинга актуальности данных.
- Напоминания о критических сроках (окончание договора, исковая давность, подача претензии).
- Единство базы и версионность: система исключает возможность согласовать и подписать устаревшую версию документа.
Ценность Directum RX: предотвращает ошибки и минимизирует юридические и финансовые риски. Пользователь получает напоминания о контрольных точках, истечении срока договора или подачи претензии. Проверка контрагентов встраивается в процесс контрактования и настраивается под правила, принятые в компании. Позволяет работать только с надёжными партнёрами, соблюдать корпоративные стандарты и требования контролирующих органов (ФНС, ЦБ и др.). Снижает риск прямых финансовых потерь на 90%.
Встроенный контроль доверенностей гарантирует, что документы от имени организации-клиента подписывают только уполномоченные лица с действующими правами. Это защищает компанию от правовых рисков при проверках и спорах.
Все юридически значимые документы — договоры, доверенности, претензии, иски, переписка — хранятся в системе с поиском по содержанию, дате, связям, контрагенту. Юристу или помощнику не требуется искать информацию в почте, сетевых папках, всё собрано в одном цифровом пространстве. Централизованное хранение судебных дел облегчает подготовку к суду и анализ судебной активности.
Кейс Проблема: отсутствовала проверка контрагентов, были ошибки в проверке полномочий и согласовании. Решение: Построена цифровая экосистема: интеграции Directum RX с Контур.Фокус и ФНС, единый учет доверенностей, настроены регламенты согласования. Юридическая уверенность и контроль рисков выросли (опыт IEK Group). |
Критерий 4. Прозрачность и управляемость работы департамента для руководителя
Руководитель правовой службы в компании должен видеть полную картину: кто чем занят, где «бутылочное горлышко», какие риски актуальны. Без дашбордов и отчетов менеджмент превращается в авральное латание дыр. «Ручные» процессы тормозят выполнение задач, специалисты тратят время на согласование, поиск документов, уточнение статусов.
Что проверять в системе:
- Дашборды в реальном времени: загрузка сотрудников, просрочки по согласованию.
- Аналитика и KPI: количество контрактов по типам, контрагентам, причинам приостановки согласования.
- Прозрачность и дрилл-даун анализ: статусы договоров в работе, оперативный анализ от реестра до каждого документа и переписки, удаленный доступ с мобильных устройств.
Ценность Directum RX: руководитель департамента получает панель управления в реальном времени. Интерактивные реестры, встроенные отчеты и аналитика показывают загрузку сотрудников, стадии всех договоров, причины задержек согласования, статистику по контрагентам. Удобно приоритизировать задачи по дате суда, дате подписания документа, срокам подачи претензий и т.д.
Единая настройка бизнес-процессов под регламенты гарантирует соблюдение единых подходов к работе с договорами во всех подразделениях компании и снижает риски. Позволяет юридическому отделу поддерживать методическое единство, быстрее реагировать на изменения законодательства и внедрять инновации в менеджменте.
Кейсы: Сотрудники тратили часы на поиск версий, документы дублировались, процессы были неудобны. Решение: Интеллектуальный поиск, видимость версий и автоматизация принесли значительную экономию времени и снижение ручных операций. В системе обрабатывается более 32 тыс. договоров и 78 тыс. счетов, среднее время согласования договоров сократилось на 20 %, счетов на 12 % (опыт Девелопмент‑Юг). |
Критерий 5. Разграничение прав доступа и защита конфиденциальной информации
Информационная система должна не только встраиваться в управление договорами, но и быть достаточно защищенной, не увеличивать риски разглашения конфиденциальной информации. Для полной уверенности меры безопасности должны включать организационные методы, гарантию работы специалистов высокой цифровой грамотности и корпоративной ответственности.
Что проверять в системе:
- Разграничение прав доступа с гибкой настройкой. Ролевая модель доступа на основе должности, отдела, проекта или даже конкретного договора. Возможность скрыть отдельные атрибуты (например, суммы или текст).
- Работа с конфиденциальными документами (например, договорами о неразглашении) с шифрованием и строгим доступом. Ограничение действий с файлом (экспорт, отправка электронной почтой и на печать).
- Подписание различными видами электронной подписи, возможность использования облачных сервисов (например, Госключ) и мобильной КЭП, поддержка юридической значимости ЭП на длительных сроках.
- История действий: полный аудит по каждому документу — кто, когда и что правил или комментировал.
Ценность Directum RX: в системе права могут быть как личными, так и наследоваться через роль или группу. Конфиденциальные документы увидят только те сотрудники, кто прямо указан в правах, включая защиту от администраторов. Это позволяет безопасно работать с чувствительной информацией, выделяя для её согласования специальных ответственных лиц и минимизируя риски утечек.
* * *
Выбор системы управления договорами — это стратегическое решение, которое определяет эффективность юридического департамента на годы вперед. Сфокусируйтесь не на количестве «крутых» функций, а на том, как система решает ваши конкретные бизнес-задачи: экономит время, снижает риски и дает руководителю инструменты для управления.
Выбирайте решение, которое поможет вам выстроить по-настоящему эффективные и прозрачные процессы, а не просто заменит бумажный хаос на цифровой.
Реклама ООО "Директум"